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TITULOS VALORES
Son documentos comerciales regidos por el codigo de comercio y el codigo civil colombiano, documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autonomo. Pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participacion y de tradicion o representativos de mercancias
TIPOS DE TITULOS VALORES
*A LA ORDEN: Se tranfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra *AL PORTADOR: El reconocimiento es a quien ostente el titulo, ejemplo: cheques al portador *NOMINATIVOS: Titulos expedidos a favor de una persona determinada
Titulos mas utilizados
BONOS: Representan inversiones en emisiones realizadas por el estado para financiarse, son inversiones de caracter publico
3. Las condiciones financieras y las garantias, deben sujetarse a lo dispuestos en las resoluciones externas
2. copia de justificacion, tecica economica y social de la emision, su plan de financiacion por fuentes de recursos y cronograma anual
1. copia de resolucion y otros actos administrativos, el ministerio de hacienda y credito publico autorizan respectiva emision
CHEQUE: Titulo valor de caracter crediticio que respalda unidades monetarias mediante el uso de una entidad financiera
PAGARE A LA ORDEN: Es una promesa de pago que respalda unidad economica en una fecha determinada con interes adicional
LETRA DE CAMBIO: Documeno de caracter crediticio con representacion de figuras como: girador y librador que pactan un valor para ser entregaddo en una fecha determinada
DOCUMENTOS CONTABLES
Soportan una transaccion comercial
DEFINICION, CLASIFICACION, CARACTERISTICAS Y DILIGENCIAMIENTO
COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Representa la base en la elaboracion de estados financieros como resultados, tiene consecutivo para vincular las operaciones comerciales de forma cronologica; ejemplos de comprobantes de contabilidad:
*Comprobante de apertura *Comprobante de ingreso *Comprobante de egreso *Comprobante de nomina *Comprobante debito y credito
NOTAS DEBITO Y CREDITO
NOTA CREDITO
Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuento no incluidos en las facturas de devoluciones de mercancia
*Documento para reconocer cambios en la factura *Devoluciones de clientes por inconformidades *Sorporte cuando se anulan facturas *Valor
NOTA DEBITO
Documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes
*Debe contener wl nombre e identificacion *Consecutivo, concepto, valor *Firmas del personal responsable
CONSIGNACIONES BANCARIAS
Cuando se consigna efectivo en una entidad bancaria, esto genera un comprobante de consignacion, el documento contiene:
*Ciudad y fecha *Numero de la cuenta bancaria *Valor a consignar en numeros y letras *Nombre a quien consigna y numero de telefono
EXTRACTOS BANCARIOS
Documento donde la entidad financiera registra los movimientos efectuados durante el mes, companentes de los extractos bancarios:
*Sueldos iniciales *Intereses *Avances *Saldo inicial *Cargos y abonos
COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO
Medio de pago convencional, se utiliza datafono para recibir los pagos, el banco o la entidad financiera cobra comision por usar este medio
El recibo debe definir; ciudad, nombre del establecimiento comercial, fechas y plazos de pago
COMPROBANTE DE INGRESO O COMPROBANTE DE CAJA
Representan los valores recibidos en la empresa para despues ser consignados en un banco
*Nombre de la emrpesa *Numero de consecutivo *Direccion y datos generales de la empresa *Concepto por el cual se recibe el efectivo *Valor en numeros y letras *Engtregado con firma y sello *Regisgtro contable *Firmas de quien elaboro, aprobo y contabilizo
COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO
Tambien conocido como orden de pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo realizados mediante cheques
*Debe registrase de forma ordenada y clara *Numero de comprobante, ciudad, fecha *El valor en numeros y letras *El registro contable y el numero del cheque *Datos del beneficiario como: identificacion, firma y fecha en que se recibe *Las firmas de elaboracion, aprobado por, contabilizado por.
DOCUMENTO EQUIVALENTE
Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero debe tenerse como soporte. Algunos ejemplos son las empresas inscritas al regimen simple que no tienen obligacion a facturar
a. Comerciantes minoristas b. Personas naturales con vinculos laborales c. Las empresas de servicio publico de transporte urbano de pasajeros d. Tiquetes de transporte de pasajeros de forma aerea
Requisitos documento equivalente
Son los inmersos en la resolucion de la Direccion de impuestos y Aduanas nacionales
*Estar denominado expresamente como sistema P.O.S *Debe presentar NIT *Debe llevar numero consecutivo *Especificaciones de la transaccion
FACTURA EQUIVALENTE O DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA SON:
1. Boletas de maquinas registradoras 2. Boletas de ingreso a espectaculos publicos 3. Boletas de transporte, tiquetes 4. Recibo de pago de matriculas y pensiones emitidas por establecimientos de educacion reconocidos por el gobierno
FACTURA ELECTRONICA
Se debe tener en cuenta el estatuto tributario (secretaria del senado 2020 art 617) y el decreto 2242 (sistema unico de informacion normativa 2020)
Este documento soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que se hacen atraves de sistemas computacionales y/o informativos.
FACTURA CAMBIARIA DE COMPRA Y VENTA
Segun determina el estatuto tributario, los requerimientos exigidos para una factura son:
a. Estar denominada expresamente como facturua de venta b. Apellidos , nombre o razon social y NIT del vendedor o quien presta el servicio c. Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracion consecutiva de facturas de venta d. Fecha de su expedision e. Descripcion especifica o generica de los articulos vendidos o servicios prestados f. Indicar la calidad de retenedor del impuesto de ventas g. Declarado inexequible cote constitucional
Al momento de expedir la factura en medios litograficos, tipograficos o tecnicas industriales, el sistema debe numerarlas de forma consecutiva
NOMINA
Soporte contable que respalda el pago de empleados (sueldo) a los colaboradores de la empresa
*Presenta columnas con nombres, apellidos y documentos de identidad *En las columnas se encuentran el devengado y los descuentos de ley *Columna de horas extras y comisiones *Presenta nombre de la empresa, NIT, direccion y periodo de pago
PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES
Soporte donde la empresa registra las novedades de los empleados frente a salud, pensiones, riesgos laborales etc
Registra las novedades transitorias de los empleados en los sueldos como: comisiones, sueldos, incapacidades, etc.
DECLARACION DE IMPUESTOS
Es un medio de confrontacion de los pagos efectuados al gobierno nacional, distritral o municipal por concepto de tributos
*IVA *Retencion en la fuente *Impuestos de renta y complementario *Impuestos de industria y comercio
DOCUMENTOS NO CONTABLES
Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son unicamente informativos
3. Remisión
Documento que soporta la entrega del pedido conforme a lo solicitado
2. Pedido
Se elabora cuando el cliente ha revisado la cotizacion y toma la desicion de adquirir el producto
1. Cotización
Relaciona las caracteristicas de la negociacion del producto o servicio, su objetivo es brindar informacion al clientes
Contenido de la cotizacion
*Membrete: logo y nombre de la empresa *Precio y descripcion del producto o servicio *Referencias del producto *Fecha de entrega *Forma de pago *Nombre de la persona que solicita la cotizacion *Nombre del asesor
Los procesos de gestion documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a cabo dentro de la empresa, todo en pro de la transparencia, la organizacion y el uso optimo de la informacion
Una de las leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivisticos es la ley general de Archivos 594 del 2000
CONSECUTIVO, CRONOLOGICO POR ASUNTOS
La forma para ordenar los documentos es un sentido estricto, es ordenar la documentacion eligiendo que documentos van primero y cuales despues. Asi se organiza la gestion documental y la gestion administrativa.
Otra forma de organizacion es por temas:
*Estadisticas *Informes *Informes de gestion *Ordenes de pago
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Son listados con tipos de documentos donde se establece cuanto deben permanecer guardados en las diferentes etapas del ciclo vital de un documento, reconocidos desde tres tipos de archivos
Archivo historico
Archivo central
Las ventajas de aplicar laas tablas de retencion documental son:
*Facilita el manejo de informacion *Contribuye a la racionalizacion de la produccion documental *Garantiza la conservacion de los documentos en sus fases de archivo
Las tablas de retencion documental en formatos aplicados a las empresas:
*Presentan codigo, clasificacion que presentan la informacion *Presentan una columna de series documentales *Se clasifican comunmente en archivos de gestion y archivo central *Procedimiento de microfilmacion, indica tiempos de custodia de los procedimientos
En las empresas se utilizan codigos de con ejemplosen numeros para establecer orden jerarquico
Gestion documental
Almacen
Contabilidad
SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS
Con el progreso de las tecnologias, estas se aplican al control documental. Debe haber voluntad de la administracion para destinar recursos en la implementacion de las nuevas tecnologias.
Recursos humanos
Gerencia
Archivo de gestion
*Dejar espacios que faciliten las modificaciones de texto *Alterar el orden o la fecha de las operaaciones a los que se refieren *Hacer interlineaciones, correcciones o raspaduras *Borrar o tachar en parte o todo
Habra sancion en los libros de contabilidad en los siguientes casos
*No llevar libros de contabilidad si hay obligacion de hacerlo *No tener registrados los libros principales de contabilidad *Llevar doble contabilidad *No exhibir los libros de contabilidad cuando son requeridos
CONCEPTOS, CLASIFICACION, FORMATOS Y COMPROBANTES
Los libros de contabilidad deben respetar los principios basicos de la contabilidad, ser diligenciados y presentados cuando las autoridades de inspeccion lo soliciten
Los libros contables oficiales deben presentar sus respectivos soportes con los documentos que cumplan los requisitos legales que resguarden las cifras presentadas
Dentro delos libros que se deben presentar y diligenciar estan:
7. LIBROS AUXILIARES
Son libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los debitos o creditos o varias cuentas y subcuentas
En los libros auxiliares se encuentran:
*Libro auxiliar de bancos *Caja *Iva *Inventarios *Ingresos ordinarios, etc
*Nombre del libro auxiliar *Fecha de la transaccion *Detalles de la transaccion *Debitos *Credito *Saldos
SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EMITIDO POR EL ENTE REGULADOR
El estado Colombiano busca mediante la resolucion 8934 de febrero de 2014, implementar el sistema de gestion documental, con el fin de organizar los archivos en el sector privado, enfocada basicamente en la organizacion de:
Reglamento interno de archivo
Tablas de valoracion documental
Cuadros de clasificacion documental
Programs de gestion documental
Tablas de rertencion documental
6. LIBRO DE REGISTRO SOCIAL
5. LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DE VIGILANCIA O COMITE DE CONTROL SOCIAL
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripcion de libros
*Fecha de solicitud *Nombre de la sociedad y numero de matricula *Nombre de libro de registro social o junta de vigilancia *Registro de todas las hojas de los libros a registrar
4. LIBRO DE ACTAS CONSEJO DE ADMINISTRACION O JUNTA DIRECTIVA
Se registra la informacion basica de la empres, se incluyen todas las decisiones en las actas las cuales se deben indicar si es ordinaria o extraordinaria
3. LIBRO DE ACTAS Y ASAMBLEAS
Las decisiones de la junta de socios o de la asamble, se haran constatar en actas aprobadas por la misma, deben ser firmadas por el presidente y su secretario
*Registrar fecha de la solicitud *Resgistrar razon social y NIT *Indicar tipo de inscripcion *Direccion de pagina web *Nombre y firma del representante legal de la empresa *Nombre y firma del revisor fiscal, anexando numero de tarjeta profesional
2. LIBRO MAYOR Y DE BALANCE
Se hace cada fin de mes para identificar el comportamiento financierfo y asi tomar decisiones
*Posibilita la elaboracion de estados de resultados integrales *Permite la elaboracion de estado de situacion financiera
Diligenciamiento
*Registra numero de folio mayor acorde al consecutivo *Codifica nombre de la cuenta contable utilizada *Registra saldo del mes anterior acorde al principio de partida doble, cuentas debito y credito *Movimientos del periodo en las columnas debe y haber *Restar y sumar al caso y naturaleza de las cuentas
1. LIBRO DIARIO
Registra el dia a dia de las operaciones comerciales, registro de devengos contables
Caracteristicas
*Fecha de elaboracion *Codigos contables *Una columna de la cuenta auxiliar *Columna para los debitos *Columna para los creditos *Sumas iguales
Presenta registros contables clasificados en asientos
*Normales, registra operaciones diarias *De ajustes, registra operaciones y amortizaciones *Cierre, al finalizar el año sed deben hacer cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales por un nuevo periodo contable
