EL DOCUMENTO
6. TIPOLOGIA DOCUMENTAL
La Tipología Documental es la unidad documental simple originada de una actividad administrativa, en cumplimiento de las funciones o actividades de la empresa. Unos ejemplos de tipo documental son: resoluciones, memorandos, informes, etc.
La tipología documental expresa de manera clara la actuación y toma de decisiones por parte de la administración, decisiones que se ven reflejadas en un determinado soporte.
5. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, lo que les concede una estructura jerárquica y lógica.
5.5 Según su Funcionalidad
Los documentos se crean con el ánimo de apoyar una gestión
Facilítativos o Comunes: aparte de apoyar la gestión empresarial, también se hacen presentes con contenidos diferentes, pero cumpliendo las mismas funciones, ej. las nóminas, los libros contables, hojas de vida y control de expedientes del personal.
Sustantivos o específicos: soportan las funciones y objetivos de la empresa en sus diferentes áreas, ej. la programación de horarios de atención, rotación de turnos, agenda de vuelos, ruteros y demás.
5.4 Según su Difusión en el Tiempo
no todos los documentos tienen una vigencia indefinida, sino que han sido diseñados exclusivamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el tiempo ej:
Tabla de Retención documental, en la que se encuentra establecido el tiempo de permanencia de los documentos en cada fase del archivo, y su disposición final, ya se de conservación o eliminación.
5.3 Según su Finalidad
Cuando los documentos tienen una función con un objetivo que deben cumplir, pero que considera la circunstancia que hace que se genere la información que esté soportando.
Documentos testimoniales: sirven como prueba o testimonio, ej. los documentos contables, contratos, etc.
Documentos informativos: conforman la generalidad de los documentos dentro de la función administrativa de una empresa ej. cartas, memorando, circulares, presupuestos.
Documentos dispositivos: imparten normas de obligatorio cumplimiento: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.
5.2 Según el Productor o Autor Se refiere a la empresa o persona que elabora el documento y la función a la cual se destina.
Documento Privado: son aquellos documentos producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales.
Documento Público: es aquel instrumento que se tramita ante un funcionario público, que cumple una función que atañe directamente al Estado y tiene carácter representativo.
5.1 Según el Soporte Se clasifican por sus características físicas y condiciones de conservación, así:
Otros Soportes: entre ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.
Cinta: son aquellos medios audiovisuales que buscan, de una manera dinámica, motivar, plasmar y captar la atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético, microfilm, cintas magnéticas, etc
Textuales-: esta clase de documentos son los que más se utilizan en las empresas, algunos ejemplos de ellos son los manuscritos como; memorandos, circulares, cartas, informes.
Gráficos: permiten visualizar de manera rápida la información, y el modelo empleado depende de la actividad o requerimiento específico. Los más utilizados son los mapas, dibujos y planos.
Imagen: reflejan y/o evidencian la información plasmada en textos o gráficos, por lo general, se realiza a través de cuadros, fotografías y diapositivas, entre otros
4.IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS
• Soportan procesos legales personales e institucionales.
.
• Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones.
• Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que lo requieran.
• Constituyen un medio de comunicación e interacción humana.
• Transmiten información y sirven como evidencia de las gestiones desarrolladas a través de sus diferentes formas de soporte, en ejercicio de las funciones administrativas.
1.EL DOCUMENTO: SU DEFINICIÓN
Material conservado en un soporte físico, teniendo en cuenta que la noción de documento en si se refiere a la concepción de un “escrito” que almacena información con el objetivo de facilitar la recuperación de consulta y toma de decisiones.
2.CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y conocimiento y se divide en:
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
3.2 Elementos de un Documento de Archivo
Se definen como aquellas características que hacen posible la clasificación de un documento para que éste pueda ser archivado según sus especificaciones
Contenido: se puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que desea expresar y transmitir la institución o persona.
Estructura: constituye los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen diferente de los otros ej. fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida, contenidos, anexos y firmas
Técnica: se refiere a los medios normalmente utilizados para la transmisión del contenido documental.
Soporte: considera el material a través del cual se realiza la transmisión de conocimiento, pudiendo ser por medios electrónicos, magnéticos o evidencias físicas
3.1. Caracteres de los Documentos de Archivo
Son aquellos principios que deben conservarse en los documentos como parte de la legalidad, importancia y veracidad que los identifica.
Interrelación: de ninguna manera un documento con carácter archivístico cumple una función aislado de actividades registradas en otros documentos; todo lo contrario, actúa como una pieza de un conjunto, e interactúa con los demás.
Integridad: el documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni externa, por esta razón es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras, para proteger de que sea modificada
Carácter de Objetividad: como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el “objeto” o con la actividad institucional o personal para la cual fue diseñado, no debiendo dar paso a apreciaciones subjetivas en su contenido.
Carácter de Unicidad: este indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares idénticos.
Carácter Seriado: se conoce por este término a la generación del documento uno a uno, y como producto de acciones repetitivas; por ejemplo: las actas, los acuerdos y resoluciones, los cuales están encaminados a funciones específicas.
A. Características Internas: aquellas que hacen parte de la esencia del documento y que están implícitas en él. Las más comunes son:
Contenido sustantivo o substancial: se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada.
B. Características Externas: son aquellas características que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera estas son:
Cantidad: hace referencia al número de ejemplares del documento.
Formato: refleja la presentación en físico del documento dependiendo su clase, ej: Los textuales se organizan por legajos, cajas, libros, etc. los no textuales, como son las imágenes y los sonoros, se organizan en cintas, CDS, etc.
Forma: señala específicamente su contenido en original y copia
Tipo: se refiere al motivo que genera la creación del documento ej: cartas, memorandos, circulares, informes y destinación y se requiere aplicación de las normas técnicas.
No Textuales: en algunas ocasiones pueden contener escritos, pero la diferencia radica es que pueden ser visuales, auditivos e incluso manualmente ej. los documentos fotográficos, gráficos, sonoros, mapas y planos.
Textual: sus contenidos están escritos en el papel.
Clase: se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento
Fecha y Lugar de Producción: señala con precisión el origen del documento en tiempo y espacio ej: día, mes y año
Orígenes Funcionales: se refiere a su función, cargo o trámite que motiva la elaboración y producción del documento
Entidad Productora: hace referencia a la persona —autor— o empresa que expide el documento
