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ESTRUCTURA BASICA DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Los documentos administrativos tienen una estructura clara que facilita la transmisión y gestión de información formal dentro de una organización. Se componen de varias secciones, comenzando con un encabezado que proporciona detalles esenciales como el origen del documento, su tipo, y ocasionalmente información de contacto.

ESTRUCTURA BASICA DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

ESTRUCTURA BASICA DE UN DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Los documentos administrativos comunican información formalmente en organizaciones, con una estructura que facilita la comprensión y gestión adecuada de datos.

sus partes
Anexos

Si el documento incluye información adicional o documentos relacionados, se debe indicar la existencia de anexos al final del texto.

Lista de anexos

Se enumeran los documentos adjuntos, si es necesario.

Ejemplo de referencia a anexos

"Adjunto a este documento encontrará los informes solicitados."

Firma

La firma es una parte esencial del documento administrativo, ya que indica quién autoriza, valida o responde por el contenido del mismo.

Nombre y cargo

Se coloca debajo de la firma para identificar al responsable del documento.

Firma del remitente

Generalmente ubicada en la parte inferior del documento.

Despedida o fórmula de cortesía final

La despedida también debe ser formal y adecuada al tono del documento.

"Quedo a su disposición para cualquier consulta"

"Saludos cordiales"

"Atentamente"

Cuerpo del documento

El cuerpo es la parte central del documento y contiene el mensaje o la información principal.

Conclusión (si aplica)

Un cierre que resuma el propósito o indique las acciones que deben seguirse.

Desarrollo

En los siguientes párrafos, se expone la información principal. Debe ser conciso y directo.

Introducción

Un párrafo inicial que explique el motivo del documento.

Saludo o fórmula de cortesía

El saludo es una forma de establecer un tono formal y respetuoso en la comunicación. Dependiendo del contexto, puede variar.

Ejemplos de saludo

"Muy Sr. mío" o "Muy Sra. mía"

Usado en algunos documentos más formales.

"A quien corresponda"

En documentos cuando no se tiene un destinatario específico.

"Estimado/a [nombre]"

Para casos formales

DESTINATARIO

El destinatario es la persona o entidad a la que va dirigido el documento.

Nombre de la organización (si aplica)

Si el destinatario forma parte de una organización, su nombre también debe incluirse.

Cargo o título (si aplica)

Si se conoce, se debe incluir el cargo o la posición de la persona a quien va dirigido el documento.

Nombre completo del destinatario

Puede ser una persona, un departamento o una entidad.

ENCABEZADO

El encabezado inicial del documento incluye información sobre su origen, tipo y, a veces, datos de contacto.

Referencia o asunto (opcional)

En algunos documentos se puede incluir una referencia o un número de expediente, y el asunto al que se refiere el documento (por ejemplo, "Solicitud de permiso de ausencia").

Fecha

La fecha en que se redacta el documento, generalmente colocada en la parte superior derecha o izquierda.

Dirección y datos de contacto (opcional)

En algunos documentos puede ser necesario incluir la dirección física y los teléfonos o correos electrónicos.

Nombre o logotipo de la institución u organización

Si corresponde, es el nombre completo o el logotipo institucional.