UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS CONTADURÍA PUBLICA
INFORMACIÓN Y DATOS
PRESENTADO POR: MICHELLE ALEJANDRA ESPINDOLA
La información es considerada como un recurso más para la organización, tiene valor porque afecta la manera de operar y porque su ausencia puede provocar la comisión de errores, la pérdida de oportunidades y la aparición de graves problemas de rendimiento.
INFORMACIÓN Y DATOS
EL PODER DE LA INFORMACIÓN
La Tierra, el Trabajo y el Capital han sido los tres recursos económicos fundamentales según la teoría económica tradicional, sin embargo, cada vez con mayor reconocimiento la información ha ido ocupando el cuarto lugar como recurso estratégico crítico, dada su gran importancia económica.
Es esta progresiva importancia de la información la que ha justificado el que muchos directivos dediquen una elevada parte de su tiempo a relacionarse, a mantener y obtener nuevos "contactos" con personas de interés.
¿POR QUÉ LOS ADMINISTRADORES NECESITAN INFORMACIÓN?
RECONOCIMIENTO DE LA INFORMACIÓN COMO UN RECURSO
MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
La correcta utilización de los sistemas de información permite aumentar la productividad de una organización.
INTERDEPENDENCIA DE LAS UNIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
Las organizaciones son un todo y no simplemente la suma de trabajadores o estaciones de trabajo. En estas condiciones, los individuos que forman parte de ella interactúan entre sí y eso hace que los éxitos y fracasos que se producen en un extremo afecten las actividades desarrolladas en otras partes. Así, la información sirve como nexo que mantiene unidos a los componentes del sistema organizacional.
CRECIENTE COMPLEJIDAD DE LA ADMINISTRACION
La actuación de los gerentes cada vez es más compleja, han aparecido nuevas cuestiones que deben ser atendidas, como ser la seguridad de los trabajadores, la calidad de los productos y servicios ofrecidos, el avance en la tecnología y la competencia; los administradores deben encontrar las oportunidades que hay dentro de los problemas y asegurar que esas oportunidades pasen a ser fortalezas para la organización.
RÁPIDO RITMO DEL CAMBIO
El mundo se ha visto envuelto en constantes flujos de información. De toda esa gran cantidad de información habrá que separar la que sea relevante para las tareas de la organización y para las decisiones que a partir de esa información se toman.
Explosión de la información
En este ambiente ágil y dinámico, las organizaciones deberán procurar mantenerse siempre actualizadas, ya que mientras los cambios van sucediendo hay que continuar tomando definiciones sobre el curso a seguir para lograr los objetivos organizacionales en forma eficaz.
Atributos de la información
UNIFORMIDAD
Los datos deben ser tratados con criterios uniformes en las etapas iniciales de registro, captura y ordenamiento de datos como en las etapas posteriores de elaboración y análisis, de no ser así, la información puede no ser correcta y puede dar origen a diversas interpretaciones.
SELECTIVIDAD
Si se recibe una cantidad excesiva de información, la misma no resulta manejable y si por el contrario, es insuficiente, no se contará con los elementos necesarios para la toma de decisiones. Un aumento en la cantidad de la información no necesariamente implica disponer de mayor riqueza informativa.
CLARIDAD
La información debe estar disponible de manera tal que no origine ningún tipo de confusión, muchas veces el lenguaje, la terminología, el formato o los símbolos que se usan en los informes pueden resultar de difícil comprensión para quienes lo reciben.
OPORTUNIDAD
Una forma de lograr la oportunidad de la información es a través del acceso directo a la misma por parte de los usuarios Existen distintas herramientas que permiten lograr esa oportunidad de la información como ser los programas informáticos, donde los usuarios acceden a los datos desde distintas fuentes.
Las causas que determinan que la información resulte inoportuna puede originarse por la dispersión geográfica, por los métodos de trabajo de las organizaciones y por las exigencias internas de las autoridades de las instituciones.
La persona encargada del cumplimiento de un plan o proyecto deberá contar con la información necesaria en el momento oportuno, de forma que no sea demasiado tarde para emprender correcciones. La información es oportuna cuando llega a quien la va a utilizar o cuando éste puede acceder a ella justo en el momento que la necesita. En definitiva se puede afirmar que retrasos significativos en la obtención de la información pueden hacer que la misma pierda toda utilidad.
ACCESIBILIDAD
Quienes necesitan información deben tener fácil acceso a las fuentes donde pueden obtenerlas para poder utilizarla. La tecnología de la información brinda actualmente muchas posibilidades de acceder de forma directa, con gran rapidez y facilidad a la información, otro recurso al que se puede recurrir para obtener información son las bases de datos; es una fuente central de almacenamiento de datos que diferentes usuarios pueden consultar con el fin de conseguir la información que necesitan.
CALIDAD
Cuanto más se asemejen esos hechos a la realidad, mejor será la calidad de la información y eso permitirá que los gerentes recurran a ella con un grado de confianza mucho mayor.
CONFIABILIDAD
La información que los administradores utilizan para cuando realizan el seguimiento de actividades que ya están en ejecución o cuando controlan resultados, debe tener un alto grado de confiabilidad.
La confiabilidad de un Sistema de Información está referido no sólo a la calidad de la información que produce sino también a la eficiencia con la que ese sistema funciona.
RELEVANCIA
Un conjunto de información que fue importante en cierta ocasión puede no serlo en la actualidad si realmente ya no se necesita y no será utilizada por su receptor.
Definición de información
Mientras los datos son cifras crudas y sin analizar, la información es el resultado de haberlos organizado con un propósito.
Conjunto de datos que se presentan de forma que es intangible al receptor.
Definición de datos
Describen una parte de lo que pasa en la realidad, al no proporcionar interpretaciones no son orientativos para la acción. Sin embargo, sin ellos no existiría la información.
Dentro del concepto empresarial.
Existen dos razones por las cuales debe tenerse en cuenta, que almacenar muchos datos tampoco tiene sentido.
Hacen mas complicado identificar aquellos que son mas relevantes.
Los datos no tienen significados en si mismos.
Actualmente las organizaciones almacenan datos mediante el uso de tecnología.
Es definido como un registro de transacciones.
Un dato es un conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real.
