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Tips para Liquidaciones

Generación de Liquidaciones

Guardar todas las evidencias que afectaron el cálculo y pago de la liquidación del contrato, para poder emitir respuetas a consultas futuras del ex empleado,

Realizar en análisis de la simulación generada por HCM y los cálculos realizados en el Excel, para determinar si proceden o no ajustes y garantizar el correcto pago de la liquidación.

Analizar puntualmente todas las generalidades de la vinculación y retiro del trabajador, para de esta forma incluir en la liquidación todo a lo que se tenga derecho.

Tener todos los soportes físicos o lógicos al momento de realizar la liquidación, para evitar omitir el reporte de novedades que afectan la liquidación

Determinar si la liquidación procede como Nómina Regular o Nómina de Corrección, verificando en cual periodo de nómina se debe generar la liquidación

Actualización de Bases de Liquidación

La información con la que se alimenta la base es igual para todas las sociedades (excepto para Kopps), por tanto una misma descarga sirva para todas las actualizaciones de las macros de todas las sociedades.

Se recomienda mantener un archivo independiente para cada uno de los periodos quincenales, para facilitar búsqueda y consulta de casos particulares cuando se requiera.

La información descargada se debe validar en cuanto a su contenido (bases y fechas) para cargar en la macro únicamente la información correcta. Algunas bases traen información de periodos anteriores o de otras cc-nómina diferentes a las que se requieren

Se debe tener especial atención el momento de la descarga de la información, contemplando el periodo que corresponde a cada descarga, y el acumulados o cc-nómina que corresponda.

Una vez se realice la contabilización de la nómina quincenal, se deben realizar las descargas de las bases que alimentan la macro de liquidaciones

1. Organización de las tareas

7. Conforme los reportes de paz y salvos recibidos, se incluyen dentro de la liquidación, quedando la liquidación lista para mandar liquidar.

6. Ya con los Exceles listos y la medida repasada en HCM, se simula la liquidación y se confirmar valores de salarios prestaciones y vacaciones.

5. Mientras se reciben las respuestas de los paz y salvos y corre la interface de Sharp a HCM, montar todos los Exceles de las liquidaciones que se van a procesar.

4. Reportar medidas de retiro en Sharp y posterior a la interface, repasar la medida en HCM

3. Descargar el último comprobante de nómina y remitir las solicitudes de paz y salvos según las instancias que correspondan.

2. Una vez descargados los RITM actualizar la base de control de liquidaciones pendientes.

1. Fijar un horario del día en el cual se realice la descarga de RITM que sean reportado. De esta manera, se realizará una sola descarga de todos los reportes en un mismo momento del día, evitando múltiples accesos que finalmente quitan tiempo.

Teniendo en cuenta que el proceso de Liquidación por retiro presentan varias etapas, se recomienda realizar un flujo que permita optimizar los tiempo. Por Ejemplo: