Clasificación documental

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Clasificación como archivistica

La clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático documentos semejantes

organización de archivos

clasificacion

descripcion

organización

tipos de fondos

fondo abierto

documentos vigente s

instituto Colombia del desarrollo rural (incoder)

fondo cerrado

documentos de entidades desaparecidas

instituto nacional adecuación de tierras (inat)

fondos acumulados

es la documentación reunida por una entidad sin ningún criterio archivistico de organización y conservación

identificación de fondos documentales

tiene una limitación cronológica que depende de la vida cada fondo exige una organización independiente

suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad

pasos para recopilar información sobre el origen y evolución

- fecha de creación - fecha de suprecion , si es del caso - dispociones que se han modificado la estructura de la entidad - organismos que sean procedido en el desempeño de las funciones análogas -organismos que heredad la competencia

funciones

determina que series corresponden a cada agrupación documentos

función comunes

son funciones administrativas genericas sirve de apoyo xuakquier indentidad

lo personal, contabilidad, sistema y almacén etc

función especificas

el desarrollo de la misión de la entidad LA RAZON SOCIAL

pasos meteorológicos para la clasificación

identificación de productores

el resultado de la identificación de agrupaciones documentales

administrativos secciones y subsecciones documentos

tantos institucionales (fondos documentales)

identificar los creadores del documento

LA CLASIFICACIÓN se reconstruye como es el funcionamiento de la entidad qye haproducido los documentos

VINCULO ORIGINARIO DEL DOCUMENTO EL MOMENTO DE SU CREACIÓN

Principio y orden natural

organizar los documentos al interior de una unidad documental en el mismo orden que se fueron generando

Aplicación del principio de orden original

para aplicar este principio se debe respetar el estatus de cada documento de aacuero con el lugar que ocupe cada tramite

que se respete el estatus de cada documento de acuerdo al lugar que ocupe el tramite determinado

Principio de procedencia

Subtopic

Ventajas de la aplicación de procedencia

Se aplica a todas las tareas del archivo

Permite ubicar correctamente los documentos en el fondo correspondiente

Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales

Principio de procedencia es proceso de clasificación permite identificar los creadores de documentos Instituciones Administrativo

La aplicación del principio de procedencia

Precisar funciones y actividades

Reconstruir la organización jerárquica de la entidad

Identificar nombre de la entidad o persona autora del documento

tipos de documentación

Elementos de clasificación

schellenberg establece que en la clasificación se puede partir tres elementos

La clasificación se fundamenta

Asuntos

TRAMITA CADA DIVISON ADMINISTRATIVA

La identificación

funciones ASIGNADAS ALA DEPENDENCIA

Aplicación de los principios de procedencia

orden original

odentificar categoria

estructura jerárquica fondo

Fundamento de la clasificación

Identificar categorías (secciones series subseries unidades tipo documenta)

Acciones: Funciones Actividades y tramites

Estructura orgánica documentos que producen en la diferente dependencia de cada entidad

Asuntos: Hacen referencia al contenido del documento

Son las expresión de actividades tanto administrativas como personales l

agrupaciones documentales

fondo documental

entidad

secciones documentales

dependencia de mayor jerarquía

subccesiones

grupo de trabajo

Como clasificar

fondos

Suseccion y subseccion

series

Consiste en el establecer categorías o grupos que reflejan su estructura jerárquicas

la definición de clasificación

labor inteletual la cual se clasifican

para establecer agrupaciones documentales

tambien implica la procedencia del documento la estrutura organica

funcional de la entidad

estructura organico

Agrupaciones documentales

Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa

fondo

Es la totalidad de la documentación producidas y recibida

~~fondo documental Jose Usebio caro~~

fondo documenta universidad del cauca

sección

La subdivisión de fondo es la producción de documental de una unidad que la produce el fondo

rectoria

subseccion

Tiene como a cargo funciones y actividades específicas dentro de la sección

actas

serie

Es el testimonio documental actividades repetitivas

actas de comite,planeacion y coordinacion universitaria

Subserie

unidad documental

es el resultado fisicode una acitividad

compleja

cuando esta integrada por tipos documentales por diversas indoles

simple

cuando es constituida poe wl mismo tipo documental

Conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes

Tipos de clasificación

el proceso

la clasificación es el primer proceso para controlar

recuperar y conservar información