Decreto 2609 de 2012

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Artículo 9°. Procesos de la gestión

La gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos.

H) Valoración

G) Preservación a largo plazo

F) Disposición de documentos

E) Transferencia

D) Organización

C) Gestión y trámite

B) Producción

Artículo 8°: Instrumentos archivísticos

La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos.

I) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

H) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad

G) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

F) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

E) El Inventario Documental

D) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR)

C) El Programa de Gestión Documental (PGD)

B) La Tabla de Retención Documental (TRD)

A) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)

Artículo 7°: Etapas de la gestión

Para asegurar una adecuada gestión documental en las entidades del Estado, se deben tener en cuenta las siguientes etapas.

D) Administración

C) Difusión

B) Mantenimiento

A) Creación

Artículo 6°: Componentes de la política

Las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes.

E) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información

D) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad

C) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación

B) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte

A) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.

Artículo 5°. Principios del proceso

La gestión de documentos en toda la administración pública se regirá por los siguientes principios.

R) Protección de la información y los datos

Q) Neutralidad tecnológica

P) Orientación al ciudadano

O) Interoperabilidad

N) Modernización

M) Cultura archivística

l) Coordinación y acceso

k) Autoevaluación

J) Protección del medio ambiente.

I) Vínculo archivístico

H) Agrupación

G) Disponibilidad

F) Transparencia

E) Oportunidad

D) Control y seguimiento

C) Economía

B) Eficiencia

A) Planeación

Artículo 4°: Coordinación

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos

Deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.

Está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado

Por lo tanto, es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas

Artículo 3°: Responsabilidad

Las normas del presente decreto se aplicarán a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas

se conserva en

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Artículo 2°: Tipos de información

la Administración Pública en sus diferentes niveles

Municipal

Departamental

Distrital

Nacional

Artículo 1°: Ámbito de aplicación

Comprende

Decreto 2609 de 2012

Decreta (Capitulo I)

GESTIÓN DE DOCUMENTOS