El Acta de Reuniones

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El Acta de Reuniones

Distribución de Espacios

Se utiliza el interlineado doble para que cada punto de la numeración esté separado, y se utiliza el interlineado simple entre cada párrafo.

Al enumerar se debe aplicar la sangría francesa.

Se aplican tres espacios verticales y se comienzan a enumerar los puntos tratados.

Se bajan dos espacios verticales y se expresa el nombre del documento con la palabra "Orden del Día", se escribe en mayúscula.

Se bajan tres espacios verticales y se coloca el tipo de sesión con su correspondiente número.

Después del membrete, se dejan seis líneas para colocar la fecha.

Partes del Acta

Párrafo de cierre

Se redacta de manera sencilla, se debe indicar la hora en la que finalizó la sesión.

Cuerpo del acta

Desarrollo del documento, se recopilan todo lo sucedido en la reunión.

Nombre de quien preside y del secretario (a) de actas

Se debe indicar el completo de la persona que dirige la reunión; es decir, quién funge como secretario (a) de actas.

Orden del día

Lista o cronograma de asuntos que serán tratados en la reunión.

Firma de los responsables

Debe ser firmada por el presidente y secretario

Registro de miembros presentes y ausentes

Se debe registrar el nombre completo de todas las personas que se encuentran en la reunión, ya sean parte del cuerpo colegiado, o invitados.

Encabezado

Párrafo inicial del acta, se registran todos los datos relevantes (fecha, hora, lugar, etc).

Título del Documento

Se coloca la palabra "ACTA", el número de sesión y el año.

Membrete

Identifica a la empresa, entidad o institución que realiza la reunión.

Formato

Alineación: Justificada, sin división de palabras al final del renglón.

Márgenes: Todos los márgenes 3cm, al margen izquierdo se le agrega el espacio de la encuadernación, que equivale a 1,3cm

Espaciado: Interlineado doble

Tipografía: Times New Roman 12, Arial 10, Courier New 12, Calibri 10

Tamaño de Papel: Tamaño carta (21,5cm x 28cm)

Tipos de Acta

Acta de Reunión de Socios

Acta de Reunión del Comité de Empresa

Acta de Reunión de Trabajo

Tipo de redacción

Se elabora utilizando el presente indicativo, aunque el acta haya sido redactada después de la reunión.

La intervención del secretario de actas también se coloca en tercera persona, aunque soea quién redacta, es conveniente utilizar la tercera persona para mencionar sus intervenciones.

Redactar en tercera persona del singular para lograr indentificar los diferentes sujetos que intervienen en la reunión (el presidente / la presidenta).

Se debe hacer un resumen de todos los temas tratados y colocar todas las desiciones tomadas.

Aspectos Estéticos Generales

Son elaboradas por un secretario(a) de actas, y deben ser firmadas por todos los miembros presentes en la reunión.

El acta es de caracter legal y probatorio, esta herramienta proporciona mucho más transparencia.

Es necesario que contenga todos los elementos que se requieren para su autenticación.

La mayoría de actas son el resultado de una deliberación y posterior toma de desiciones.

La información se debe presentar de manera clara y ordenada.

Concepto

Es un tipo documental que registra y deja constancia de lo ocurrido en una reunión de un órgano colegiado.