Ley 80 del 22 de diciembre de 1989
TRASFERENCIA DOCUMENTAL
ÓRGANOS ARCHIVISTICOS: Grupo asesor de alta dirección,responsable de definir las políticas,los programas de trabajo y la toma de decisiones en el pre sesos administrativos y técnicos de los archivos.COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS:Organo asesor de archivo.ARCHIVO DISTRITAL,ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN:
Relación entre documentos y registros:Los documentos están vivos, estos se pueden actualizarse.Los registros están actualizarse los datos consignados en ellos son inalterables.
Gestión y control de los documentos: Orientación a los usuarios cuando se usan documentos electrónicos y la inpresicion de estos esta permitido, es común definir las copias impresas como documentos no controlados .
Confirmar, revisar,aprobar,distribuir,modificar,retirar,archiva y destruir.
Modificaciones revisadas y dar a conocer.
Distribuir,mantener,actualizar
Documentación externos
CONTROL DE DOCUMENTOS:Identificacion de documentos,obsoletos, controlados,versión,fecha,emitido por código único,pagina texto modificado.Proceso administrativo para el control de documentos internos,externos,software y otros: listas de documentos distribuidos a quien los necesite. Rebicion por la misma función que genera la vercion.
norma ISO 9001- 2000
sistema de software para documentacion
CONSEJOS PARA LA GESTION DE LOS DOCUMENTOS:La gestion de documentos es un proceso mas del S.G.C Y debe tratarse como tal.No existe la "mejor manera" para gestionar los documentos,ya que esto de pende de muchos cambinaciones,dueños de procesos,practicas y metodos.
ACCESO A LOS DOCUMENTOS: La documentación debe estar disponible para quien la necesite.Dar acceso a información no necesaria para alguien puede crear desorden e incrementarla probabilidad de confuncion.
CONTENIDO DE LA NORMA ISO 9001:2000.(Requerimientos sistema de gestión de la calidad)"SGC"Requerimientos generales.Requerimientos generales.Requerimientos de los documentación.Generalidades,Manual de calidad,Control de documentación. Control de registro.
Control de registros del SGC: Legibles,Identificables,Recuperables,Almacenamiento,Proteccion,Tiempo de retencion de los registros de calidad.
Procedimientos para:Aprobar la adecuación de los documentos,revisar y actualizar identificar cambios y estado de revisión,dispocision en sitios aprobados ultimas versiones asegurarse de la preserbacion e identificación de los documentos identificación de documentos externos .Evitar uso de documentos absolutos,conservación de documentos absolutos.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN: Todos los documentos que forman porte del SGC tienen que controlarse de acuerdo con los números 4.2.3"control de documento y 4.2.4 control de registro".
serie documentos
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO:Etapa del documento desde su producción o recepción des en la oficina y su conservación temporal,hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
Valor Primario: Es el que tiene los documentos mientras sirven.Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de la información ¿ Quienes participan en la valoración? productiva,Archivista,Administración,Jurídica,Contable,histórica.
Valoración documental:Proceso por el cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN UNIDAD ARCHIVISTíCA:Es la forma como se encuentran ubicados las unidades archivisticas(carpetas) en el archivo ficticio numérico,alfabético,cronológico.
Trasferencia documental:La transferencia documental es el traslado de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad de la tabla de retención documental. Transferencia primaria: Remisiones de documentos de archivo de gestión, al archivo central.Transferencia segundaría:Es el traslado de documentación del archivo central al archivo histórico.
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es una herramienta archivista que permite agrupar la documentación de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fese de formación del archivo
TERMINACIÓN DE LA VIGENCIA DE UN DOCUMENTO.Vence el plazo establecido en el documento en la ley. Reproduce un documento que anula el anterior. Desaparece el objeto físico que razón de ser al documento.
EL QUE TIENE LA INFORMACIÓN TIENE EL CONTROL:Las organizaciones dinámicas saben que la competencia de finales de siglo esta basada en la información por que hoy día,es tan importante conocer detalles las características y necesidades de los de los clientes de productos y servicios que se le pueden ofrecer.
Producción de documentas.Recepción de documentos. Distribución de documentos.Tramites de documentos.Consulta de documentos. Conservación de documento. Disposición final de documentos.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad de información contenida en los documentos.Se clasifica en simple y compuesto.Simple: formado por un solo tipo de documento cuyo contenido mantiene una unidad de información. Oficiosos,cartas,memorandos,libros recibo etc. COMPUESTO:formado por dos o mas tipos de documentos que se sustentan entre si cuyo contenido de información mantienen un contenido de información comprobante de pago tramites para licencias etc.
DOCUMENTO: es el registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones,adquiridas valor de tiempo administrativo,fiscal legal,científico,económico,histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.TABLA DE RETENCIÓN:Listado de series y sus correspondientes tipos documentales(producidos o recibidos estos por una unidad administrativa en cumplimiento de funciones)
Fondo: conjunto de documentos que se forman durante el proceso de la actividad de una organización o persona.SERIE DOCUMENTAL:Conjunto de documento de estructura y contenido homogeneices,emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas .SUBSERIE DOCUMENTAL:Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento.
SECCIÓN DOCUMENTAL:Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por los deferentes unidades orgánicas o dependencias. Ejm: Alcaldía,Gerencia,Secretaria,General,Tesorería,Personería,Finanzas.
FONDO DOCUMENTAL:Es el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por una institucion publica o pribada en el ejercicio de sus actividades.Ejm: Ministerio de transporte,Comunicaciones,Gobierno,Nacion InstitutoNacional de Cultura
SERIE DOCUMENTAL: Es el conjunto de documentos que tienen características comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por con siguiente, es archivado,usado,tresferido oeliminadocomo unidad ejm:Resuluciones,Superviciones,Legados de personas etc.
Proceso de un PGD
¿QUE ES UN PGD? Programa de Gestión documental:"Conjunto de instrucciones en las que se detallan los operaciones para el desatollo de los procesos de la Gestión documental al interior de cada entidad, teles como Producción Recepción,Distribución,Tramite,Organización,Consulta,Conservación y Disposición final de los documentos.
Instalaciones del Archivo de Nacional
¿QUE ES GESTIÓN DOCUMENTAL? La ley 594 de 2000 Ley general de archivo emitida por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN -AGN define gestión documental como: "Conjunto de actividades administrativas y técnicas a la planificación, manejo organización de la documentación producida y recidiva por las entidades des de su origen hasta su destino final con el adjetivo de facilitar su utilización y conservación.
Procesos archivisticos,Producción documental,Clasificación documental,Ordenación documental,Disposición final.(Conservación total,microfilmación,eliminación de documentos y selección documental.
ARCHIVO
CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupa documentos trasferidos,trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su tramite,que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas los particulares en general.
HISTÓRICO: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo de gestión, que por decisión correspondiente comité de Archivo, debe conservarse que adquiere para la investigación , la ciencia y la cultura.
DE GESTIÓN:El de las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne los documentos en tramite busca de soluciones a los asuntos iniciados, sometidos a los asuntos iniciados,sometidos a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.
Por la cual se crea el archivo General de la Nación y se dicta otras disposiciones
Acuerdo 042 OCTUBRE 31 DE 2000 Por la cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las Entidades publicas y privadas.
Ley 594 de julio 14 de 2000 Por lo cual se crea la LEY GENERAL DE ARCHIVOS en Colombia y se dictan otras disposiciones.
Topic flotante
¿Que el el SNA (Sistema Nacional de Archivo)? Conjunto de instituciones Archivisticas articuladas entre sí.Posibilitan la homogeneizan y normalizan de los procesos archivísticos. Promueven el desarrollo de los archivos,conservación y acceso a los documentos.
¿Que es el Archivo General de la Nación? Ente rector de la política archivista Colombiana. Órgano de dirección del sistema nacional del Archivo.Conservador,organizador y difusor documental de la nación.
Subtema
FLUJO DE DOCUMENTOS:El historial de un documento el flujo de un documento se actualiza a nivel de documento así como para posiciones individuales.Todos los documentos precedentes subsiguientes siempre aparecen listados. Con independencia del documento que de haya seleccionado.
Conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentación de todo tipo de organización.
Gestión Documental Ley 534 de 2000(Ley General de Archivo)
