ARCHIVOS DE LA DOCUMENTACION

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GTC 45

av sebastian castro

ARCHIVOS DE DOCUMENTOS

VENTAJAS

*Es de fácil consulta. *Presenta dificultad para modificar el contenido. *Su reproducción es sencilla. *Su conservación es centenaria.

*Su manipulación es fácil. *La búsqueda de la información es dinamizada. *Facilita la recuperación y actualización de la información. *Se ahora espacio ya que no necesita agrupación física. *Se reproduce de manera sencilla. *Posee gran capacidad de almacenamiento.

MECANISMOS DEL ARCHIVO

1.software 2.Pc 3.plataformas 4.programas de archivo 5.web 6.intranet 7.internet 8.editores 9.sevidores

CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO

FISICO

Guardar, conservar y custodiar la información. Facilitar rápida y cómodamente la documentación. Constituir un Centro activo de información. Cumplir con las disposiciones legales.

*documentación *contratos *facturas *folders *carpetas *ficheros

es capaz de almacenar información tanto en forma de texto, imágenes diagramas etc

se opera desde un ordenador o pc *no tiene limite de caracteres. *es virtual *optimiza ls recursos de recuperacion de la informacion en cuanto formato y tiempo

puede abrirse cuantas veces sean necesarias para: -modificar - imprimir - eliminar

NORMAS DE LA DOCUMENTACION

en el numeral 6 del artículo 127 y en el artículo 139 la viabilidad del uso de los sistemas electrónicos y del intercambio electrónico. Posteriormente en el año 1995, el Congreso de la República promulgó la Ley 222 por medio de la cual se reformó el Código de Comercio.

El Decreto 238 del 2 de julio de 1998 creó y definió el registro electrónico de importación como el registro de importación creado y enviado como documento electrónico

Es así, como debido a estas nuevas exigencias nace la ley 527 de 1999 que ilustra las demandas que el cambio tecnológico planteaba en términos de la actualización de la legislación nacional para acomodarla a las nuevas realidades de comunicación

la ley permite que se aplique a todo tipo de información en forma de mensaje de datos, definido en el artículo 2 de la ley 527 de 1999, en el literal 9.

atravez del tiempo se han manifestado gran variedad de cambios para el archivo de documentos y ahora si son electrónicos.

artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, los documentos son “escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”

artículo 32, literal b, de la ley 527 de 1999 se refiere a éstos como documentos en soporte de mensaje de datos e impone a las entidades de certificación el deber de implementar los sistemas de seguridad

VIDEO DE ARCHIVOS

DESVENTAJAS

*Se agrupan en expedientes por lo que necesitan mucho espacio. *Es difícil recuperar y tratar la información con rapidez. *Su durabilidad va decreciendo con el tiempo.

*Su consulta es mediante una máquina específica (hablamos en este caso de la computadora). *Se puede perder alguna información en el momento de migrar de una tecnología a otra.

BIBLIOGRAFIA

1.1.www.monografias.com 1.2. rincon del vago.com 1.3 www.ixp.net.co 1.4. resguardo de imformacion y documentos.com

VIDEO

DOCUMENTOS

ELECTRONICO

el desarrollo de las redes informáticas y el correo electrónico alteraron esa situación, surgiendo dispositivos destinatarios que leían el documento en un soporte diferente del papel.

DOCUMENTACION ELECTRONICA

Las tendencias actuales nos llevan a desarrollar esta gestión a través de medios digitales1, es decir, usando las tecnologías de información.

Los avances tecnológicos permiten a las empresas y las organizaciones crear un espacio virtual propio, similar a la realidad física, no menos singular, individual o útil.

CONCEPTO

Subtema

Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida posible cuando sea necesario.