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Guía de garantías en Procesos de Contratación

prórrogas y pagos parciales

La Entidad Estatal debe verificar en el texto de la garantía que se admiten las prórrogas y la forma en que dichas prórrogas operan. Si la garantía o carta de crédito stand by no indica que se puede prorrogar, la garantía termina a su vencimiento, a menos que el emisor acepte expresamente la prórroga.

Qué es el certificado de garantía?

1. La suficiencia de la garantía. 2. Los estados financieros del patrimonio autónomo. 3. El procedimiento en caso de hacerse exigible la garantía. 4. Los riesgos garantizados. 5. La prelación de la Entidad Estatal para el pago. 6. Los mecanismos con los cuales la sociedad fiduciaria puede hacer efectiva la garantía sin afectar su suficiencia.

Aspectos que debe incluir el contrato fiduciario de garantía

1. El fideicomitente debe ser el oferente o contratista o un tercero que esté dispuesto a garantizar las obligaciones del oferente o contratista y tenga la facultad para hacerlo. 2. La Entidad Estatal que contrata debe ser el acreedor garantizado beneficiario del patrimonio autónomo. 3. La obligación de la sociedad fiduciaria de realizar los actos necesarios para la conservación de los bienes fideicomitidos, o la adopción de las medidas necesarias para que quien los tenga garantice dicha conservación.

4. El deber de la sociedad fiduciaria de hacer periódicamente u ordenar las valoraciones y avalúos sobre los bienes que constituyen el patrimonio autónomo para velar por la suficiencia e idoneidad de la garantía. 5. La sociedad fiduciaria debe avisar a la Entidad Estatal y al fideicomitente dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en la que tiene noticia de la insuficiencia del patrimonio autónomo para el pago de las obligaciones garantizadas.

Qué es el contrato de fiducia mercantil en garantía

Es un contrato que celebra el oferente, contratista o un tercero como fideicomitente con una sociedad fiduciaria para transferir la propiedad de uno o más bienes o derechos con los cuales se integra un patrimonio autónomo, a fin de garantizar con ellos o con su producido las obligaciones del oferente o contratista con la Entidad Estatal beneficiaria. En el patrimonio autónomo los bienes o derechos se mantienen separados de los de la sociedad fiduciaria y de otros negocios fiduciarios para que sirvan de garantía.

-El fideicomitente, quien suscribe el contrato de fiducia con una sociedad fiduciaria y en virtud de dicho contrato transfiere o entrega el bien o el derecho para que se constituya el patrimonio autónomo que sirve como garantía para el acreedor, es decir la Entidad Estatal. -La fiduciaria es la sociedad de servicios financieros autorizada por la Superintendencia Financiera y sujeta a su inspección y vigilancia, quien actúa como vocera del patrimonio autónomo.

Condiciones generales del contrato de seguro

-La razón o denominación social del asegurador. -El nombre del tomador: es la persona que celebra el contrato de seguro con la aseguradora. -Los nombres del asegurado y del beneficiario o la forma de identificarlos, si fueren distintos del tomador. -La identificación precisa de la cosa o de la persona con respecto a las cuales se contrata el seguro. -La vigencia del contrato, con indicación de las fechas y horas de inicio y vencimiento, o el modo de determinarlas. -La suma asegurada o el modo de precisarla. -La prima o el modo de calcularla y la forma de pago. -Los Riesgos que el asegurador toma a su cargo.

Partes y beneficiario

Tomador/Garantizado: es el oferente y/o contratista cuyas obligaciones se garantizan concesión de la presentación de la oferta y/o celebración de un contrato con una Entidad Estatal.

Aseguradora: es la entidad aseguradora vigilada por la Superintendencia Financiera a quien el oferente y/o contratista traslada el Riesgo. Cuando varias aseguradoras asumen conjuntamente un mismo Riesgo a favor de un mismo asegurado, todas las entidades asumen la posición contractual de aseguradora.

Contrato de seguro

El contrato de seguro contenido en una póliza solo puede ser suscrito por compañías aseguradoras vigiladas por la Superintendencia Financiera. En consecuencia no son contratos de seguro las fianzas u otros instrumentos expedidos por compañías de fianzas generales y demás entidades no sujetas a dicha inspección y vigilancia.

Cómo se hacen efectivas las garantías

De acuerdo con el Decreto 1082 de 2015 las garantías que respaldan el cumplimiento de un contrato pueden hacerse efectivas cuando se presenta un incumplimiento atribuible al contratista en las obligaciones pactadas que dan lugar a la declaratoria de incumplimiento, la caducidad del contrato, la imposición de multas y la efectividad de la cláusula penal.

Cuáles Riesgos se deben cubrir mediante garantías en los Procesos de Contratación

Obligaciones posteriores a la ejecución

En esta fase se cubren los Riesgos que se presenten con posterioridad a la terminación del contrato y sus amparos son

-Estabilidad y calidad de la obra. -Calidad del servicio. -Calidad y correcto funcionamiento de los bienes.

Contratación y ejecución

En esta fase la garantía debe cubrir los Riesgos derivados del incumplimiento del contrato. Esta garantía puede cubrir todos o algunos de los siguientes amparos según las condiciones del objeto del contrato.

-Buen manejo y correcta inversión del anticipo. -Devolución del pago anticipado. -Cumplimiento del contrato.

Selección

El oferente debe otorgar garantía de seriedad de la oferta amparando los siguientes eventos: -No ampliación de la vigencia de la garantía cuando el plazo para la adjudicación o suscripción del contrato sea prorrogado, siempre que esa prórroga no exceda de tres (3) meses. -Retiro de la oferta después de vencido el plazo para su presentación. -No suscripción del contrato sin justa causa por parte del adjudicatario.

Todos los contratos estatales deben estar cubiertos por una garantía

Ciertos Riesgos identificados por las Entidades Estatales pueden cubrirse a través de cualquiera de los instrumentos de garantía antes descritos. En las modalidades de selección de contratación directa y mínima cuantía así como en la contratación de seguros, la Entidad Estatal debe justificar la necesidad de exigir o no la constitución de garantías. En las demás modalidades de selección son obligatorias las garantías de seriedad de la oferta y cumplimiento. La garantía de responsabilidad civil extracontractual es obligatoria en los contratos de obra y en aquellos en que por su objeto o naturaleza la Entidad Estatal lo considere necesario, con ocasión de los Riesgos del contrato.

Tipos de garantías y cobertura

Los proponentes o contratistas para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones frente a Entidades Estatales en Procesos de Contratación pueden otorgar, a su elección, cualquiera de las siguientes garantías: (i) contratos de seguro, (ii) fiducia mercantil de garantía o (iii) garantías bancarias o cartas de crédito stand by. La suficiencia y la vigencia de las garantías deben ser las establecidas en los artículos 2.2.1.2.3.1.9 a 2.2.1.2.3.1.16 del Decreto 1082 de 2015

Cómo se debe cobrar una garantía bancaria o carta de crédito stand by.

La Entidad Estatal debe cobrar la garantía mediante una comunicación dirigida al emisor en la que manifiesta que el oferente o contratista incumplió y que solicita el pago correspondiente, acompañada del acto administrativo ejecutoriado que declara el incumplimiento. Para el cobro no es necesario aportar el documento original en que consta la garantía.