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Ofimática documental Raúl Vásquez Carlos Pallares

Documentos para la organización

La perspectiva de la gestión del conocimiento necesita un soporte tecnológico orientado al trabajador como individuo y a la organización como sistema.

Se propone una transición desde los Sistemas de Información a los Sistemas de Información Documentales; mientras no se consiga otro sistema, es en los documentos donde se encuentra mejor soportado el conocimiento humano.

El documento como depósito de conocimientos es una solución, pero no hay que olvidar que es una pobre simulación de la riqueza del pensamiento humano. El único documento totalmente válido sería el ser humano mismo.

Paradigma de la aplicación

Cada tipo de documento se manipula por una aplicación concreta.

Paradigma del archivo

Cada documento es un fichero del sistema operativo, que el usuario debe guardar con un nombre, en un directorio de la unidad de almacenamiento.

Paradigma documental

Los datos corporativos son tratados con mimo. Se planifica su tratamiento, se gestiona con software de alto rendimiento, por analistas informáticos, y se caracteriza por configurar grandes sistemas informáticos con alto nivel de seguridad.

La evolución reciente de estas aplicaciones ha tendido hacia la integración, lo que significa poder compartir datos entre aplicaciones y acceso simultáneo y homogéneo a las funcionalidad de cada programa. Esta integración es la que se ha llamado Paquetes integrados, Suites y recientemente Office.

Esta integración ha sido facilitada por los entornos gráficos, Windows y Mac, y promete mejorar el entorno de trabajo, haciéndolo más cómodo.

Ofimática

Ofimática es la perspectiva que estudia el uso de tecnologías de la información en el trabajo de las oficinas.

Ejemplos

Apoyo Integrado al Rendimiento

Lotus NOTES

KEYFILE

OFFICE

La máquina documental

La máquina documental es un sistema informático donde todas las funciones que se realizan con documentos están enmarcadas en un diseño previo que garantiza su archivo y recuperabilidad.

Todo sistema documental debe estar cercano a la estructura mental de su usuario, de tal manera que sea en primera instancia un sistema documental personal, subjetivo, particular, pero al mismo tiempo integrado con el sistema documental de la organización.

Función digitalización

Existe un gran volumen de información no digital, que, para que el sistema documental sea completo debe ser incluida en él. Por eso la gestión del proceso de digitalización, sobre todo de papel, es un factor importante, siendo el único camino porque es difícil digitalizar al humano.

Función cooperación

Los sistemas de trabajo cooperativo dependen de la estructura del trabajo de la organización, y al mismo tiempo la condicionan por las posibilidades que ofrecen.

Función comunicación

El correo electrónico, las conversaciones en tiempo real, las videoconferencias, hacen circular gran cantidad de información.

Ofimática cooperativa

El concepto de ofimática se ha venido asociando al entorno del PC, al ordenador aislado, que ha sido la herramienta asistente del trabajador del conocimiento.

Las aplicaciones de trabajo en grupo se venden como el santo grial para afrontar la crisis de información de las organizaciones. La mayoría de ellas pretenden integrar el correo electrónico y las posibilidades de comunicación dentro de un sistema de información corporativo, a través de foros, grupos de discusión, boletines, etc.

En este tipo de aplicaciones se engloban los programas de Gestión Electrónica de Documentos, que ofrecen un entorno de trabajo orientado al documento, en todo su ciclo vital: creación, circulación, archivo, eliminación, difusión, recuperación, etc.

Documentación personal

Cada individuo desarrolla su propio archivo personal, en archivos ofimáticos y papel, sui generis, de poco tamaño y complejidad, y generalmente poseen el don inapreciable de una memoria excelente para acceder a su documentación pese a las limitaciones de las herramientas ofimáticas.

Se caracteriza por ser una ayuda directa en el trabajo, exigir un tratamiento sencillo y desviado del tratamiento documental estándar, subjetividad, y sobre todo por no suponer un estorbo al trabajo.

El trabajador del conocimiento

Las funciones de los trabajadores del conocimiento suelen implicar un uso intensivo de documentación, tanto la consulta y explotación de fuentes documentales como la creación de múltiples informes, proyectos, evaluaciones, etc.