Эффективное деловое общение играет важную роль в успешной работе любой компании. Одним из ключевых аспектов является внимание к невербальным сигналам, таким как мимика, жесты и позы, которые передают значительную часть информации.
Это принципы и нормы поведения, которыми сотрудники компании руководствуются, когда решают задачи и общаются с коллегами.
Правила эффективного делового общения
Уделять внимание невербальным сигналам
Значительную часть информации участники коммуникации сообщают не только словами, но и мимикой, жестами, позами.
Расширять границы постепенно
Слушать и читать внимательно
Невнимательность к словам коллег и клиентов, чтение рабочих сообщений и писем мимоходом могут привести к неприятным ситуациям. Можно неверно понять суть задачи или упустить важную информацию, например, о сроках. Такие ошибки в коммуникации могут подвести команду или негативно повлиять на всю компанию.
Учитывать формальные ограничения
К ним относятся субординация, деловой этикет и должностные роли. Обычный сотрудник не может отдавать распоряжения своему коллеге, а от SEO-оптимизатора ожидают решений по повышению позиций сайта в выдаче, а не креативов для рекламной кампании.
Учитывать ожидания участников коммуникации
Например, на совещании по итогам только что завершённого проекта руководитель сообщает команде, что у компании новый проект, и предлагает сразу же устроить мозговой штурм. Но участники встречи к этому не готовы: они ещё не изучили бриф и не провели исследование. Лучше было бы просто сообщить о новом проекте и назначить новую встречу, к которой команда успела бы подготовиться.
Выражаться ясно и конкретно
Сообщения в чате, письмах, речи, приказах или инструкциях не должны быть абстрактными. Начать сообщение нужно с главной мысли и, если понадобится, объяснить свои решения.
Сформулировать цель коммуникации
Она должна быть понятна всем участникам в устной и письменной форме, сообщении или теме письма.
Виды и формы коммуникации в деловой среде
В онлайне и офлайне
Личная и публичная
Устная и письменная
Вербальная и невербальная
Функции делового общения
Контролирующая
Через деловую коммуникацию руководители контролируют, закрыли ли сотрудники рабочие задачи: отправили отчёты, внесли правки, подготовили макеты.
Представительская
В процессе деловой коммуникации участники проявляют себя с разных сторон. В зависимости от рабочей ситуации один и тот же сотрудник может, например, стать для собеседника экспертом по теме рабочей задачи, который поделится своим опытом, или эмпатичным коллегой, который поддержит в трудную минуту.
Интегративная
Благодаря общению сотрудники компании ощущают себя частью команды. Знают, что не брошены один на один со своими задачами и всегда могут поговорить о них с коллегами: узнать мнение, спросить совета, попросить о помощи или просто обсудить, насколько сложно их выполнить.
Инструментальная
Через деловое общение руководители доносят до команды важную информацию: рассказывают о целях, планах и достижениях компании, объясняют вклад каждого сотрудника в общее дело и передают задачи.
Особенности деловой коммуникации
Хотя бы один участник стремится к тому, чтобы профессиональная коммуникация получилась эффективной, то есть её цель была достигнута. Например, коллега понял и принял задачу, дал обратную связь или предложил решение проблемы.
Деловая коммуникация в организации подразумевает хотя бы минимальную подготовку: нужно собраться с мыслями, чтобы выразить их ясно, или собрать презентацию, чтобы донести свои идеи.
У деловой коммуникации всегда есть цель, в то время как в личной беседе или переписке человек может просто болтать или коротать время.
В профессиональных деловых коммуникациях у каждого участника есть конкретная роль, связанная с профессиональными компетенциями. Например, менеджер проекта может начать общение, чтобы поставить коллеге задачу, собрать команду на планёрку, выступить в качестве модератора мозгового штурма.
Обязательность профессиональной коммуникации для её участников вне зависимости от того, какие чувства они друг к другу испытывают. Например, специалист может восхищаться своим непосредственным руководителем или недолюбливать его, при этом вынужден слушать его устные распоряжения и отвечать на письма.
Определение деловых коммуникаций
Это обмен информацией между людьми или коллективами для решения задач, достижения целей или оптимизации процессов в компании.
