Los documentos empresariales se clasifican principalmente en contables, comerciales, títulos valores y no contables. Los documentos contables incluyen estados financieros, libros mayores y diarios, los cuales registran operaciones económicas y son verificables y sistemáticos, necesarios para auditorías.
Ejemplos de Documentos No Contables o Extracontables
Memorandos internos, cartas de intención, comunicaciones no oficiales.
Ejemplos de Documentos Contables
Libros diarios, libros mayores, estados financieros.
Ejemplos de Títulos Valores
Cheques, letras de cambio, pagarés.
Ejemplos de Documentos Comerciales
Facturas, órdenes de compra, contratos de venta.
Libros Contables Requeridos en las Organizaciones
Libro de Ventas y Compras
Detalla todas las ventas y compras realizadas.
Requisitos Legales: Debe contener fecha, descripción de la transacción, montos y contrapartes.
Libro de Actas
Registra decisiones importantes de las juntas directivas y asambleas.
Requisitos Legales: Debe incluir fecha, participantes, y decisiones tomadas, firmado por los asistentes.
Libro de Inventarios y Balances
Registra inventarios y balances generales.
Requisitos Legales: Debe actualizarse periódicamente y reflejar fielmente el estado de los inventarios y balances.
Libro Mayor
Contiene las cuentas de mayor de la empresa.
Requisitos Legales: Debe incluir todas las cuentas y sus movimientos detallados.
Libro Diario
Registra todas las transacciones cronológicamente.
Requisitos Legales: Debe ser autorizado por la entidad competente, registro diario de todas las operaciones.
Soportes según las Operaciones del Ente Económico
Adquisición de Pasivos
Soporte: Contrato de préstamo, documento de deuda.
Compra de Activos
Soporte: Factura de compra, contrato de adquisición.
Gastos
Soporte: Recibos, facturas, comprobantes de gasto.
Devolución de Mercancías Vendidas
Soporte: Nota de crédito, recibo de devolución.
Venta
Soporte: Factura de venta, contrato de venta.
Devolución de Mercancías Compradas
Soporte: Nota de crédito, documento de devolución.
Compra de Mercancía
Soporte: Factura de compra, orden de compra.
Ejemplos y sus Requisitos Legales
Ejemplo: Memorando interno.
Requisitos: Fecha, destinatario, contenido específico, firma del remitente.
Ejemplo: Libro diario.
Requisitos: Registro cronológico de transacciones, debidamente autorizado por la entidad competente.
Ejemplo: Cheque.
Requisitos: Nombre del beneficiario, monto, firma del emisor, fecha de emisión.
Ejemplo: Factura.
Requisitos: Datos del vendedor y comprador, descripción de productos, precios, impuestos, fechas.
Concepto, Diferencias, Características
Concepto: Documentación que no impacta directamente en la contabilidad.
Características: Informativos, internos, no obligatorios para la contabilidad.
Concepto: Registros de las operaciones económicas de una empresa.
Características: Verificables, sistemáticos, necesarios para auditorías.
Diferencias: Varían según la naturaleza de la operación registrada (ingresos, egresos, activos, pasivos).
Concepto: Instrumentos negociables que representan un valor.
Características: Transferibles, garantizan pago, tienen fecha de vencimiento.
Diferencias: Cada tipo tiene su propia forma y requisitos (cheque, letra de cambio, pagaré).
Concepto: Registros de transacciones comerciales.
Características: Legales, obligatorios, detallan transacciones
Diferencias: Varían según el tipo de transacción (venta, compra, contrato).
