GESTIÓN DE PROCESOS
MATRIZ SIPOC
Es una herramienta que representa de forma ordenada los procesos con sus respectivas actividades.
SUPPLIER= PROVEEDOR
INPUT= ENTRADA
PROCESS= PROCESO
OUTPUT=SALIDA
CUSTOMER=CLIENTE
CICLO DE MEJORA CONTINUA
ACTUAR
Tomar acciones para la mejora.
VERIFICAR
Medir el desempeño de acuerdo a los objetivos perseguidos.
HACER
Implementar procesos para alcanzar los objetivos.
PLANEAR
Establecer objetivos y procesos para obtener los resultados esperados.
CICLO DE LOS PROCESOS
CUARTA FASE MEJORAR: Permite la mejora continua, acogiendo los cambios en las fases anteriores.
Caracterización
Medición de Indicadores
Importancia/Desempeño
TERCERA FASE MEDIR: A través de indicadores sobre el funcionamiento del proceso.
TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de Implementación
Indicadores de Mantener
Indicadores de Disminución
Matriz de cambio
Proyecto de mejora
SEGUNDA FASE IMPLEMENTAR: Evidencia el cumplimiento de lo descrito en el Manual de Proceso.
Actas de compromiso
Capacitación
Matrices
Estandarización
PRIMERA FASE DOCUMENTACIÓN: Se detallan los documentos que permiten organizar la Gestión de Calidad.
CADENA DE VALOR
Es la representación gráfica que agrega valor a la institución está conformada por los procesos sustitutivos.
TIPOS DE PROCESOS
ADJETIVOS: Facilitan el desarrollo de las actividades que integran los procesos sustantivos.
ASCESORIA
Ejemplo en una Escuela
Desempeño Organizacional
SIS
Jurídico
APOYO
Ejemplo en una Escuela
Personal, Logística, Financiero, TICS, SIS, Compras Públicas.
SUSTANTIVOS: Destinados para llevar a cabo las actividades con las que se van a ejecutar las misiones y objetivos institucionales.
Ejemplo en una Escuela
Planificación, Administración y Evaluación Académica
GOBERNANTES: Proporcionan los planes, políticas, directrices para el funcionamiento institucional.
Ejemplo en una Escuela
Director
Subdirector
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCESOS
El manual de procesos debe ser elaborado uno por cada proceso y debe contener:
*Ficha de procesos
*Lineamientos del proceso
*Glosario de terminos y abreviaturas
*Mapa de interrelación del rpoceso
*Descripción de los subprocesos (en caso de existir subprocesos)
*Indicadores
ELEMENTOS DE UN PROCESO
CONTROLES: Constante revisión y control en la elaboración de un prodcuto.
RECURSOS: Todo lo que se necesita para realizar el proceso.
SALIDA: Es el producto ya terminado.
ENTRADA: Necesidades existentes de las dependencias de una unidad.
JERARQUIA DE LOS PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS
ACTIVIDADES
Manual de Procesos
SUBPROCESOS
Unidades de los Departamentos
PROCESOS
Departamentos
MACROPROCESOS
Direcciones
Comando
CONCEPTOS
EFICACIA: Alcanzar un objetivo.
EFICIENCIA: Alcanzar un objetivo optimizando recursos.
PRODUCTO: Representa algo tangible.
SUBPROCESO: Es parte de un proceso más grande.
PROCESOS: Conjunto de actividades relacionadas, para transformar elementos de entrada en elementos de salida.
EVOLUCIÓN
La SNAP implementó el diseño y diagramación de procesos con lo que se obtuvo la versión 2.0 vigente en año 2014.
En el año 2017 versión 2.1
El 13 de marzo de 2018 versión 2.2 vigente hasta la actualidad. (para los institutos es la versión 1.1)
En el año 2002 se implementan en el Ejercito los procesos con ayuda de la ESPE, obteniendo su primer manual versión v.0 vigente desde el 2008 al 2011.
