作者：Vanessa Alexandra Garzón Castillo 1 年以前
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Vigencias y derogatorias.
Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
Apoyo de los organismos de control.
La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
Estímulos.
Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.
Reproducción de documentos.
"En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio".
Conservación de documentos en nuevos soportes.
El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Calidad de los soportes.
Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
Conservación de documentos.
Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Adquisición y/o expropiación.
Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Donaciones.
El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
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Protocolos notariales.
Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo.
Obligatoriedad de la cláusula contractual.
Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula.
Prohibiciones.
Se prohíbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural.
Régimen de estímulos.
El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Declaración de interés cultural de documentos privados.
La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico.
Registro de archivos.
Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación.
Asistencia a los archivos privados.
El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural.
Archivo privado.
Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Prevención y sanción.
El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias
Normalización.
En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
Órgano competente.
El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Visitas de inspección.
Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Documentos históricos.
a) Motivos legales. b) Procesos técnicos. c) Exposiciones culturales.
Documentos administrativos.
Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Restricciones por razones de conservación.
Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
Modificación de la Ley 57 de 1985.
"La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".
Acceso y consulta de los documentos.
Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Inventario documental.
Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases
De los documentos contables, notariales y otros.
El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales.
Obligatoriedad de las tablas de retención.
Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Formación de archivos.
a) Archivo de gestión. b) Archivo central. c) Archivo histórico.
Procesos archivísticos.
La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Programas de gestión documental.
Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Supresión, fusión o privatización de entidades públicas.
Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Soporte documental.
Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático.
Capacitación para los funcionarios de archivo.
Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
Responsabilidad general de los funcionarios de archivo.
Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas.
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo
Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos.
Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.
La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.
Instalaciones para los archivos.
La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos.
Responsabilidad.
La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos.
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Obligatoriedad de la creación de archivos.
La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.
Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva. b) Archivos de la Rama Legislativa. c) Archivos de la Rama Judicial. d) Archivos de los Órganos de Control. e) Archivos de los Organismos Autónomos.
Archivos territoriales.
a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley. h) Archivos de los territorios indígenas.
Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia.
a) Archivo General de la Nación. b) Archivo General del Departamento. c) Archivo General del Municipio. d) Archivo General del Distrito.
De los planes y programas.
Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación.
El Sistema Nacional de Archivos.
Buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos.
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Principios generales.
A)Fines de los archivos. b) Importancia de los archivos. c) Institucionalidad e instrumentalidad. d) Responsabilidad. e) Dirección y coordinación de la función archivística. f) Administración y acceso. g) Racionalidad. h) Modernización. i) Función de los archivos. j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. k) Interpretación.
Definiciones.
1.Archivo. 2.Archivo público. 3.Archivo total. 4.Documento de archivo. 5.Función archivística. 6.Gestión documental. 7.Patrimonio documental. 8.Tabla de retención documental.
Ámbito de aplicación.
La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Objeto.
La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
