La preservación a largo plazo de documentos electrónicos implica una serie de estrategias y procedimientos técnicos. Es crucial identificar los documentos electrónicos que se están generando, actualizando y gestionando, incluyendo aquellos que son híbridos, es decir, producidos tanto en formato físico como electrónico.
Principios y las alternativas técnicas y procedimentales con que la Consultoría propone hacer frente a las demandas impuestas por los documentos electrónicos de archivo que deben preservarse por largos periodos de tiempo.
10. ARCHIVAR Y MANTENER EL ACCESO A LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO.
Los documentos electrónicos de archivo se deben almacenar y mantener accesibles a través de políticas de seguridad. El Diagnóstico deja ver una debilidad en la aplicación de esta estrategia.
9. FIRMAR ELECTRONICAMENTE (AVANZADA O SIMPLE) CON VIGENCIA UNICAMENTE ÁEA EL TRÁMITE.
Proceso de asignación de la firma al documento; el proceso de transmisión; el proceso de des encriptación; el proceso de recalcular el valor hash y de chequeo del mismo; el certificado digital que asegura que la clave pertenece a este emisor.
8. CONVERTIR LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO A FORMATOS LONGEVOS.
Se Cierra el expediente, la Agencia deberá realizar una conversión de formato de todos los tipos documentales integrantes, hacia una especificación de facto para preservación longeva de documentos electrónicos de archivo.
7. UTILIZAR METADATOS DE PRESERVACIÓN.
Función de proporcionar la identificación y descripción de los documentos, con lo que es posible disponer de la información necesaria para el tratamiento de los mismos.
6. NORMALIZAR LA PRODUCCIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS.
La Agencia tenga control, como los generados al interior de la Entidad, deberá regular y normalizar la creación y especificar las características y atributos de generación, orientadas en el uso de estándares para la preservación a largo plazo.
5. RESPETAR EL FORMATO ORIGINAL DEL FICHERO ELECTRONICO RECIBIDO.
Se pretende respetar el formato primigenio para garantizar y asegurar los atributos de los documentos electronicos de arhivo. como un correo electronico que nacio digital, una radicacion del documento en el formato origial de llegada y realizara el circuito de vida en ese formato. como documentos en Word o PDF, que se almacenara en el expediente electronico con extesion DOC, DOCX, PDF.
4. INTEGRAR DOCUMENTOS MEDIANTE COPIAS.
Preservacion digitallongeva debe ser autonoma en la administracion de los documentos electronicos de archivo. es cuando se integran documentos electronicos de archivo generados por una aplicacion externa, deberian ser fisicamente copiados y referenciados desde o hacia un software de aplicacion externo.
3. EXCLUIR EL USO DE FORMATOS PROPIETARIOS.
son soportados en formatos propietarios de aplicaciones de negocio especificas, sean convertidos a un estandar de facto o formato comercial de uso generalizado, utilizando software especializado en la entidad con propositos misionales.
2. ADMINISTRAR VERSIONES DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS DE ARCHIVO.
Las versiones son documentos electronicos que ha sufrido cambios o modificaciones, es una evidencia documental electronica, que debe ser preservada como parte del expediente que refleje el desarrollo de un trámite, para contextualizar y comprender los documentos de archivo.
1. IDENTIDICAR LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS.
Identificar los documentos electronicos que se estan produciendo o decepcionando, las TRD se actualizan y los tipos documentales de manera electronica, determinando los expedientes hibridos. (documentos producidos de manera fisica y electronica).
