PAUTAS Y LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN ELECTRONICA

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Es necesario revisar los proceso y flujos documentales actuales para reducir el volumen de documentación fisica

Metas y objetivos en un programa de documentos electrónicos

Valor legal o probatorio

Seguridad

Redefinición y conceptualización del manejo documental

Generar cultura organizacional

Personalizable y con herramientas para integración

Actualizable

De fácil mantenimiento

Arquitectura abierta e interfaz gráfica

Amigable y fácil de usar

Que no se recomienda

Esperar a que otros lo intenten

Esperar la ultima tecnología

Imitar los otros modelos diseñados

Contratar un desarrollo personalizado, pues no logran integrar todos los sistemas

Soluciones

Flujo de trabajo, permite la distribución estructurada de trabajos

Correo electrónico con el fin de reemplazar los sistemas de mensajería tradicional

Las imágenes facilitan la integración de sistemas

PAUTAS Y LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN ELECTRONICA

LINEAMIENTOS PARA EL DISEÑO DE UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Segundo: Identificar los problemas existentes en relación con el manejo de la información en formato electrónico

Primero: Se debe identificar el nivel tecnológico de la empresa

ARCHIVOS ELECTRÓNICOS EN DISQUETE

El Disquette es una herramienta de trabajo que permite llevar la información, pero existen unos lineamientos que son recomendables para que la información contenida en estos dispositivos sea de mayor duración.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

No son un medio de conservación permanente, pues son muy frágiles y propensos al daño

Como ordenar los datos dentro del Disquete

Utilizar etiquetas de colores ne los Disquetes para dividir las series y las subseries

Los disquetes tienen se tienen que tener datos que nos permitan identificar y tener facilidad de ordenación

El correcto nombramiento de los documentos, haciendo alusión a su asunto, pues su mala identificación puede perder el documento

Cuando los documentos tienen el mismo asunto, se pueden agrupar y formar un expediente por el proceso que se este llevando

Si maneja tipos documentales como actas, informes, entre otros, clasifique la información siguiendo el esquema para la determinación de series y subseries. Las carpetas y sub carpetas permiten la ágil búsqueda y recuperación de la información

Medidas Preventivas

Utilice etiquetas para separar los Disquettes, resulte útil

Conservar los Disquetes en cajas especiales para su conservación

Siempre debe identificar los disquettes por el contenido

Revise periódicamente la información con el fin de determinar el estado de los documentos

Factores que propician su daño

Exposición a campos magnéticos

Sobrecalentamiento por la exposición prolongada a fuertes climas

Alimentos o bebidas que pueden caer encima