Acuerdo N°060
30 de octubre de 2001
Art. 9
Conservación documental
Manipulación
Backups
Migración
Guardada en
Medios Magnéticos
Formatos Compatibles
Instrucciones
Las Tintas
Insolubles
Estabilidad
Normas Relativas
NTC 4436
Papel
Papelería con
Gramaje
Valor de pH
7.0 a 8.5
75 y 90 g/m2
NTC 2676
Soportes Digitales
Cartuchos
90 mm. (3.5 pulgadas)
Programas de Gestión
Pautas
Art. 8
Control de comunicaciones Oficiales
Servicios de Alerta
Planillas o Formatos
Art. 7
Comunicaciones Internas
Controles o
Procedimientos
Manuales o Automatizados
Numeración Consecutiva
Codigos
Art. 6
Numeración de
actos administrativos
Errores en la numeración
La firma del Jefe de D.
Constancia por escrito
Serán Responsables
No se numeren.
Tachen o enmienden
no se reserven
Las Oficinas encargadas
Los Reportes
Atender las Consultas
Los Controles
Art. 5
Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:
- Manuales, mecánicos o automatizados.
- Comenzar cada año.
- Copia debidamente radicada.
- Asignada en estricto orden de recepción.
- No se podrán:
reservar, repetir, enmendar, corregir o tachar.
Art.4
Firmas responsables
- Cargos autorizados.
- U.C. Solo radicara.
Art.3
Unidades de
Correspondencia
- Estructura.
- Centralizada y normalizada.
- Recepción, radicación y distribución.
Comunicaciones interna y externa
via fax o correo electrónico
recibir, enviar y controlar
comunicaciones de carácter oficial
Personal capacitado
Art. 2
Definiciones
Tabla de retención documental
Serie documental
Registro de Comunicaciones oficiales
Radicación de comunicaciones oficiales
Documento Público
Documento Original
Documento electrónico de archivo
Correspondencia
Comunicaciones Oficiales
Archivo electrónico
Art. 1
Lineamientos y
Procedimientos
Conservación y
consulta de los doc.
Seguimiento
Distribución
Recepción
Producción
Art. 10
Comunicaciones Oficiales Recibidas
Revisadas
para verificar
Datos de Origen
o Entidad
El Destino
Asunto
Los Anexos
Competencia
Dirección
Radicación
PARAGRAFO
No presente N.R
No esté firmada
Lo Componen
16 Artículos
Art. 11
Comunicaciones oficiales enviadas
Elaborarán
Max. Dos Copias
Reposará C.U.C
Serie Respectiva
Original
Destinatario
Varios Destinatarios
Igual cantidad
Art. 12
Comunicaciones oficiales vía fax
Impresión
de Fax
No Papel Químico
Permanencia y
Durabilidad
Tramitación
Información
en las T.R.D.
Radicación U.C
Comunicaciones
Enviadas
Recibidas
Art. 13
Comunicaciones oficiales por correo electrónico
Mensajes de Datos
Las Firmas Digitale
Comercio Electrónico
La Ley 527 de 1999
U.C. Control de los mismos
Reglamentar
Cantidad de cuentas
Art. 14
Imagen corporativa
La Leyenda de
Pie de Página
E-mail - Correo Electrónico
Página web
Número de Fax Institucional
Número del Conmutador
La Dirección
Manuales de Procedimientos
Otros
Oficios
Cartas
Memorandos
Normas ICONTEC
Art. 15
Horarios de Atención al Público
Informarán el Horario
Visible y de Fácil
Art. 16
Valido
El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS
COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN
FUNCIONES PÚBLICAS
CONSIDERANDO
Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.
Decr. 2150 de 1995
527 de 1999
Ley 594 de 2000
Ley 80 de 1989
