Acuerdo 060 de 2001

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Acuerdo N°060 30 de octubre de 2001

Art. 9 Conservación documental

Manipulación

Backups

Migración

Guardada en Medios Magnéticos

Formatos Compatibles

Instrucciones

Las Tintas

Insolubles

Estabilidad

Normas Relativas

NTC 4436 Papel

Papelería con Gramaje

Valor de pH 7.0 a 8.5

75 y 90 g/m2

NTC 2676 Soportes Digitales

Cartuchos 90 mm. (3.5 pulgadas)

Programas de Gestión

Pautas

Art. 8 Control de comunicaciones Oficiales

Servicios de Alerta

Planillas o Formatos

Art. 7 Comunicaciones Internas

Controles o Procedimientos

Manuales o Automatizados

Numeración Consecutiva

Codigos

Art. 6 Numeración de actos administrativos

Errores en la numeración

La firma del Jefe de D.

Constancia por escrito

Serán Responsables

No se numeren.

Tachen o enmienden

no se reserven

Las Oficinas encargadas

Los Reportes

Atender las Consultas

Los Controles

Art. 5 Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales:

- Manuales, mecánicos o automatizados.

- Comenzar cada año.

- Copia debidamente radicada.

- Asignada en estricto orden de recepción.

- No se podrán: reservar, repetir, enmendar, corregir o tachar.

Art.4 Firmas responsables

- Cargos autorizados. - U.C. Solo radicara.

Art.3 Unidades de Correspondencia

- Estructura. - Centralizada y normalizada. - Recepción, radicación y distribución.

Comunicaciones interna y externa via fax o correo electrónico

recibir, enviar y controlar comunicaciones de carácter oficial

Personal capacitado

Art. 2 Definiciones

Tabla de retención documental

Serie documental

Registro de Comunicaciones oficiales

Radicación de comunicaciones oficiales

Documento Público

Documento Original

Documento electrónico de archivo

Correspondencia

Comunicaciones Oficiales

Archivo electrónico

Art. 1 Lineamientos y Procedimientos

Conservación y consulta de los doc.

Seguimiento

Distribución

Recepción

Producción

Art. 10 Comunicaciones Oficiales Recibidas

Revisadas para verificar

Datos de Origen o Entidad

El Destino

Asunto

Los Anexos

Competencia

Dirección

Radicación

PARAGRAFO

No presente N.R

No esté firmada

Lo Componen 16 Artículos

Art. 11 Comunicaciones oficiales enviadas

Elaborarán

Max. Dos Copias

Reposará C.U.C

Serie Respectiva

Original

Destinatario

Varios Destinatarios

Igual cantidad

Art. 12 Comunicaciones oficiales vía fax

Impresión de Fax

No Papel Químico

Permanencia y Durabilidad

Tramitación

Información en las T.R.D.

Radicación U.C

Comunicaciones

Enviadas

Recibidas

Art. 13 Comunicaciones oficiales por correo electrónico

Mensajes de Datos

Las Firmas Digitale

Comercio Electrónico

La Ley 527 de 1999

U.C. Control de los mismos

Reglamentar

Cantidad de cuentas

Art. 14 Imagen corporativa

La Leyenda de Pie de Página

E-mail - Correo Electrónico

Página web

Número de Fax Institucional

Número del Conmutador

La Dirección

Manuales de Procedimientos

Otros

Oficios

Cartas

Memorandos

Normas ICONTEC

Art. 15 Horarios de Atención al Público

Informarán el Horario

Visible y de Fácil

Art. 16 Valido

El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

CONSIDERANDO Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Decr. 2150 de 1995

527 de 1999

Ley 594 de 2000

Ley 80 de 1989