DOCUMENTOS FUENTE DE LAS EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS

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DOCUMENTOS FUENTE DE LAS EMPRESAS COMERCIALES Y DE SERVICIOS

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FUNCIONES

FUNCIÓN IMPOSITIVA

Los comprobantes sirven al contribuyente para probar la veracidad de sus declaraciones fiscales y permiten a las autoridades tributarias controlar la exactitud de los montos imponibles a los sujetos pasivos de los impuestos.

FUNCIÓN JURÍDICA

Los comprobantes tienen valor probatorio en juicios si cumplen con los requisitos legales.

FUNCIÓN DE CONTROL

El comprobante es un elemento para el control posterior de los registros efectuados. Permite a los autores determinar si los registros contables están debidamente respaldados por documentos que acatan las formalidades vigentes.

Debido a ésta necesidad de justificar, controlar y comprobar las operaciones registradas, se acostumbra anexar en cada asiento contable los documentos fuente correspondientes, con excepción de aquéllas que no tienen un documento fuente, como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

FUNCIÓN CONTABLE

Los comprobantes son el elemento fundamental para contabilizar las operaciones. Todas las operaciones económicas que realizan las entidades deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de éstos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

CONCEPTOS DE DOCUMENTOS FUENTE

SEGÚN DIVERSOS AUTORES:

Término utilizado en el área de la contabilidad, Auditoría y contabilidad financiera. Se utilizan en la contabilidad,cuando vas a comprar algo, al recibir algún objeto que compraste entre otros. Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, en el mejor de los casos, la informaciónnecesaria para el registro contable de una operación, y frecuentemente tiene la Función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación.

Es un escrito de carácter administrativo, que sirve como instrumento físico, el cual expide o recibe como soporte para comprobar, acreditar, controlar o hacer contar las operaciones comerciales en términos monetarios, efectuado por las entidades comerciales reconocidas. También recibe el nombre de documentos fuentes se obtiene todos los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad.

Los documentos fuente son, válgase la redundancia, la fuente de donde obtienes datos, digamos que la información de los gastos que realizas, la información escrita que utilizarás para realizar un control de contaduría. Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación.

Es el documento o escrito original debidamente autorizado que una entidad emite o recibe para captar, justificar, controlar y comprobar con evidencia clara que una transacción o transformación interna fue realmente efectuada, aportando los datos necesarios para su registro en el sistema de información financiera.

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene, la información necesaria para el registro contable de una operación, y tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

¿CÓMO SE OBTIENEN DICHOS DOCUMENTOS FUENTE?

EN PAPELERÍAS O IMPRENTAS Y BANCOS

Los demás documentos también pueden mandarse a hacer en una imprenta o comprarse en alguna papelería, ésto dependerá del criterio y necesidades de uso de los mismos de cada entidad ecnímica.

En el caso del cheque, es un documento que elaboran las instituciones bancarias y por tanto son quienes se encargan de entregarles la chequera a los cuentahabientes que tienen sus cuentas bancarias en cierto banco y que para realizar transacciones hará uso de cheques.

Tanto la Factura como la Carta Poder son elaborados en una imprenta, o bien los puede diseñar e imprimir el propio contribuyente con la autorización del Servicio de Administración Tributaria (SAT)

ALGUNOS DOCUMENTOS FUENTE SON:

Contrato de Arrendamiento

Nota de remisión

Nota de Crédito

Nota de débito

Carta Poder

Cheque

Recibos de dinero

Acta Constitutiva

& Pagaré

& Letra de cambio

& Factura

IMPORTANCIA

IMPORTANCIA ADMINISTRATIVA

Además la obtención y conservación de los documentos fuente es necesaria e importante porque:

Pueden ser útiles como elemento de prueba en casos de controversia para demostrar la realización de los actos de comercio.

Son requeridos por disposiciones legales (especialmente de carácter fiscal y mercantil). En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

Los auditores independientes y los organismos de fiscalización interna (auditores internos) los requieren para realizar su trabajo.

Permiten el control de las operaciones efectuadas o practicadas por la entidad y la comprobación de los asientos de contabilidad.

Los documentos fuente (o sus copias o equivalentes electrónicos) forman parte de la primera fase del proceso contable denominada captación de datos.

Los documentos fuente revisten importancia porque son evidencia de las operaciones de la empresa.

TIPOS DE DOCUMENTOS FUENTE

COMPROBATORIOS

Son aquellos documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad.

JUSTIFICATIVOS

Según las definiciones disponibles, estos son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables.