GESTION DOCUMENTAL

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GESTION DOCUMENTAL

Procesos asociados a la Gestion Documental

Disposicion Final de los Documentos

Destino sucesivo inmediato de los documentos y series documentales dentro del sistema de gestion de archivos.

Transferencia

Proceso de Traspaso periodico de la documentacion de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos, delimitando asi, responsabilidades, custodia y propiedad del mismo.

Cuando se necesite, hacer procesos para su consulta, dependiendo del tipo de usuario, estos pueden ser: Inernos o Externos.

Almacenamiento

Acciones ymedidas que deben establecerse para garantizar:

Conservacion

Proteccion

Consulta

Uso

Organizacion

Estructurar la documentacion de forma tal que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos fueron creados

Descripcion

Sellado como medida de seguridad

Signaturación

Clasificacion

Incorporacion

Engloba todas las actividades relacionadas con el ingreso de un documento al sistema de gestion de archivo.

Clasificacion de los archivos

Archivos de la Tercera Edad

Tambien denominados archivos inactivos Otra denominacion es "Definitivos"

Por diversos motivos debe permanecer en la empresa

Escasa frecuencia de consulta

Archivos de Segunda Edad

Tambien denominados archivos semi-activos

Estan ubicados cerca de los pedidos de consulta.

Se conserva en material procedente del archivo activo.

Archivos de Primera Edad

Tambien denominados archivos activos

Se fijan tiempos máximos de permanencia.

Es provisorio.

Se ordenan directamente en el puesto de trabajo.

Que es?

Proceso destinado a la manipulacion de los documentos con vistas a asegurar la economia y eficacia de las operaciones desde la creacion, mantenimiento y utilizacion; hasta la afectacion total de los documentos.