GESTION DOCUMENTAL
Procesos asociados a la
Gestion Documental
Disposicion Final de los Documentos
Destino sucesivo inmediato de los documentos y series documentales dentro del sistema de gestion de archivos.
Transferencia
Proceso de Traspaso periodico de la documentacion de un archivo a otro del sistema, de acuerdo a plazos de permanencia establecidos, delimitando asi, responsabilidades, custodia y propiedad del mismo.
Cuando se necesite, hacer procesos para su consulta, dependiendo del tipo de usuario, estos pueden ser: Inernos o Externos.
Almacenamiento
Acciones ymedidas que deben establecerse para garantizar:
Conservacion
Proteccion
Consulta
Uso
Organizacion
Estructurar la documentacion de forma tal que reproduzca el proceso mediante el cual los documentos fueron creados
Descripcion
Sellado como medida de seguridad
Signaturación
Clasificacion
Incorporacion
Engloba todas las actividades relacionadas con el ingreso de un documento al sistema de gestion de archivo.
Clasificacion de los archivos
Archivos de la Tercera Edad
Tambien denominados archivos inactivos
Otra denominacion es "Definitivos"
Por diversos motivos debe
permanecer en la empresa
Escasa frecuencia de consulta
Archivos de Segunda Edad
Tambien denominados archivos semi-activos
Estan ubicados cerca de los pedidos de
consulta.
Se conserva en material procedente
del archivo activo.
Archivos de Primera Edad
Tambien denominados archivos activos
Se fijan tiempos máximos de
permanencia.
Es provisorio.
Se ordenan directamente en el
puesto de trabajo.
Que es?
Proceso destinado a la manipulacion de los documentos
con vistas a asegurar la economia y eficacia de las operaciones desde la creacion, mantenimiento y utilizacion; hasta la afectacion total de los documentos.
