PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS
Traslado de la documentación del archivo central al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental para garantizar la conservación y protección.
PROCEDIMIENTO
Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las entidades
intervinientes y se adjuntará el inventario detallado
Cuando el documento haya sido verificado y señalado se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación, del Archivo General Territorial
La transferencia de documentos debe incluir los siguientes elementos
Copia de los medios técnicos (digitales, ópticos, microfilme, etc.)
La base de datos con la descripción de los documentos a transferir
Un inventario físico y en medio electrónico
Deben de cumplir con criterios de organización archivística siguiendo el principio de procedencia, orden original descripción e integridad de los fondos.
La entidad debe de entregar un informe técnico donde se detalle los procesos técnicos de valoración y selección.
Al transferir un documento al AGN, la entidad debe contar con un plan de transferencia documental de
acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas
Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como mínimo cada diez (10) años;
