PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

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PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR LAS TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

Traslado de la documentación del archivo central al archivo histórico de conformidad con las Tablas de Retención Documental para garantizar la conservación y protección.

PROCEDIMIENTO

Como constancia de la transferencia se levantará un acta firmada por las entidades intervinientes y se adjuntará el inventario detallado

Cuando el documento haya sido verificado y señalado se incorporará al acervo documental del Archivo General de la Nación, del Archivo General Territorial

La transferencia de documentos debe incluir los siguientes elementos

Copia de los medios técnicos (digitales, ópticos, microfilme, etc.)

La base de datos con la descripción de los documentos a transferir

Un inventario físico y en medio electrónico

Deben de cumplir con criterios de organización archivística siguiendo el principio de procedencia, orden original descripción e integridad de los fondos.

La entidad debe de entregar un informe técnico donde se detalle los procesos técnicos de valoración y selección.

Al transferir un documento al AGN, la entidad debe contar con un plan de transferencia documental de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas

Las transferencias de documentos de conservación total o permanente se harán como mínimo cada diez (10) años;