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por Kamila Florez hace 24 horas

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CONTROL DE DOCUMENTOS

El control de documentos es un proceso clave para garantizar la integridad y accesibilidad de la información dentro de una organización. Cada documento debe tener un código único, responsables claros de su elaboración y aprobación, así como una versión o número de revisión que indique si es el documento más reciente.

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS

Documentos obsoletos

Archivo por obligación legal
En algunos casos se deben conservar por razones legales, históricas o de auditoría, pero deben mantenerse separados de los vigentes.
Identificación clara
“no vigente” o “obsoleto” para evitar su uso.

Archivo y resguardo

Acceso controlado
Solo personal autorizado debe poder acceder a los archivos, especialmente si contienen información confidencial.
Protección
Deben estar protegidos de humedad, pérdida, alteración, robo, etc
Medios de almacenimientos
Pueden archivarse en físico (carpetas) o digital (sistemas informáticos).

Control de versiones

Eliminación de versiones anteriores
Deben retirarse del uso y marcarse como “OBSOLETAS” para que no se usen por error.
Registros de cambios
Toda modificación debe documentarse (qué se cambió, cuándo y por qué).

Distribución y acceso

Accesibilidad
Se debe garantizar el acceso rápido y fácil a las versiones vigentes, evitando confusión con documentos viejos.
Autorización
Solo el personal autorizado puede modificar, aprobar o distribuir documentos.

Identificación de documentos

Version o numero de revision
Permite saber si es el documento más reciente.
Responsables
Nombre de quienes lo elaboraron y aprobaron oficialmente.
Fecha de emision
Indica cuándo se aprobó y comenzó a usarse.
Titulo
Nombre claro que indique su contenido o función.
Código unico
Cada documento tiene un código que lo diferencia de los demás.

Tipos de documentos que se controlan

Formatos
Plantillas o estructuras para registrar información.
Registro
Evidencia documentada de que una actividad fue realizada.
Instructivos
Indican instrucciones específicas para tareas puntuales.
Procedimientos
Explican paso a paso cómo se deben realizar las actividades.
Manuales
Documentos que establecen políticas, reglas o directrices generales