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CONTROL DE DOCUMENTOS
El control de documentos es un proceso clave para garantizar la integridad y accesibilidad de la información dentro de una organización. Cada documento debe tener un código único, responsables claros de su elaboración y aprobación, así como una versión o número de revisión que indique si es el documento más reciente.
Megnyitás
CONTROL DE DOCUMENTOS Documentos obsoletos Archivo por obligación legal En algunos casos se deben conservar por razones legales, históricas o de auditoría, pero deben mantenerse separados de los vigentes. Identificación clara “no vigente” o “obsoleto” para evitar su uso. Archivo y resguardo Acceso controlado Solo personal autorizado debe poder acceder a los archivos, especialmente si contienen información confidencial. Protección Deben estar protegidos de humedad, pérdida, alteración, robo, etc Medios de almacenimientos Pueden archivarse en físico (carpetas) o digital (sistemas informáticos). Control de versiones Eliminación de versiones anteriores Deben retirarse del uso y marcarse como “OBSOLETAS” para que no se usen por error. Registros de cambios Toda modificación debe documentarse (qué se cambió, cuándo y por qué). Distribución y acceso Accesibilidad Se debe garantizar el acceso rápido y fácil a las versiones vigentes, evitando confusión con documentos viejos. Autorización Solo el personal autorizado puede modificar, aprobar o distribuir documentos. Identificación de documentos Version o numero de revision Permite saber si es el documento más reciente. Responsables Nombre de quienes lo elaboraron y aprobaron oficialmente. Fecha de emision Indica cuándo se aprobó y comenzó a usarse. Titulo Nombre claro que indique su contenido o función. Código unico Cada documento tiene un código que lo diferencia de los demás. Tipos de documentos que se controlan
Formatos Plantillas o estructuras para registrar información. Registro Evidencia documentada de que una actividad fue realizada. Instructivos Indican instrucciones específicas para tareas puntuales. Procedimientos Explican paso a paso cómo se deben realizar las actividades. Manuales Documentos que establecen políticas, reglas o directrices generales
