por camila muñoz hace 6 años
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Aplicación de las Tablas de Valoración Documental
Discusión y aval de las TVD ante el Comité de Archivo
Selección Documental
Valoración de los fondos acumulados
Descripción: ElInventario
Identificación, Clasificación, Depuración, Ordenación
Organización Documental
revisar la información relacionada con cada una de las columnas del último formato
se debe valorar el estado en que se encuentran los procesos de identificación, clasificación, ordenación y descripción que son las acciones que deberán emprenderse en el proceso de organización.
Establecer un objetivo general y unos objetivos específicos.
la reconstrucción de la Historia Institucionalrequiere la elaboración de gráficas con registro de fechas de creación, cambios estructurales, fusiones
Clasificación y la correspondiente elaboración de los cuadros de clasificación con base en las gráficas de la historia institucional y sus diferentes estructuras
identificar los materiales necesarios para re almacenamiento e identificación
calcular tiempos: determinar espatas de ejecución a corto, mediano y largo plazo
Recurso humano: determinar personal requerido tanto para la organización como para la conservación documental.
deliberar sobre los asuntos propios del desarrollo del trabajo que se realizará.
Una vez tabulada y analizada la información anterior se hace indispensable elaborar un documento que contemple los siguientes aspectos
la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización es restablecer el contexto histórico dela institución
Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes primarias pueden ser documentales u orales y las secundarias son las bibliográficas.
desarrollo:documentos generados por la propia entidad en el acto administrativo q da origen y da a conocer sus políticas y actividades
creación: leyes, decretos,ordenanzas escrituras que crean el nuevo ente
antecedentes: decretos o leyes de fusión de las entidades que le antecedieron
un formato permite la recolección de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación y facilita la labor de organización en la etapa de planificación como etapa de ejecución de un trabajo.
DIAGNOSTICO INTEGRAL
aspecto diversos como el conocimiento de la historia del documento en custodia.
La aplicación del formato ayuda a determinar las secciones para cada fondo, asuntos generales, unidades de conservación, soportes y el volumen documental.
Los aspectos generales del archivo son: elnombre del archivo, su ubicación, geografia, fecha de creación, datos de la planta donde funciona el archivo, condiciones ambientales, tipos y materiales
a consulta y el préstamo así como los controles que se lleven de los mismos son esenciales para determinar si aún la documentación es vigente.
De pendiendo de la ubicación,distribución en el depósito y forma de almacenamiento de la documentación se debe determinar un punto de inicio, un recorrido y un final para numerar e identificar la documentación
la documentación generada desde su creación de la entidad hasta la ultima fecha de re estructuración corresponde a los fondos acumulados.
