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por Angie Zamudio hace 3 años

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Métricas de la relación con los clientes

Evaluar la satisfacción del cliente es esencial para cualquier empresa, especialmente después de cada interacción con el soporte. Una herramienta clave es la encuesta de satisfacción del cliente, que permite medir la calidad del servicio recibido.

Métricas de la relación 
con los clientes

Métricas de la relación con los clientes

In linguistics, syntax is the set of rules, principles, and processes that govern the structure of sentences in a given language, usually including word order.

Puntuación del esfuerzo del cliente (CES)

The predicative is defined as an adjective or noun forming or contained in the predicate.

Its main trait is that it serves to express a property that is assigned to a 'subject'.

For e.g.: The dog is old.

Indica tu grado de acuerdo o desacuerdo con la siguiente afirmación:

Totalmente de acuerdo

De acuerdo

Un poco de acuerdo

Ni de acuerdo ni en desacuerdo

Un poco en desacuerdo

En desacuerdo

Totalmente en desacuerdo

La compañía me permitió manejar mi asunto fácilmente:

Algunas adoptan la CES después de haber utilizado la CSAT, una vez que le han sacado toda la información útil que podían obtener.

Traditional grammar defines the object in a sentence as the entity that is acted upon by the subject.

la CES como la CSAT, el mensaje es claro: uno de los principales objetivos de una organización debe ser reducir los esfuerzos del cliente para mejorar su experiencia y, por consiguiente, su satisfacción en general.

The predicate of a sentence is the part that modifies the subject in some way. Because the subject is the person, place, or thing that a sentence is about, the predicate must contain a verb explaining what the subject does and can also include a modifier.

preguntar al cliente la opinión que tiene sobre el esfuerzo que realiza al resolver un asunto puede predecir mejor su fidelidad que la encuesta CSAT. Eso es lo que dio lugar a crear la encuesta de esfuerzo del cliente llamada Customer Effort Score (CES)

The subject of a sentence is the person, place, thing, or idea that is doing or being something. You can find the subject of a sentence if you can find the verb.

Ask the question, 'Who or what 'verbs' or 'verbed'?' and the answer to that question is the subject.

Net Promoter Score (NPS)
Ejemplo

See the example below and try to create your own simple sentences.


Tim is driving the red car.

Tu puntuación 75

75% Promotores (3 comentarios)

25% Pasivos (1 comentario)

0% Detractores (sin comentarios)

Formula NPS

See the example below and try to create your own simple sentences.


Tim is driving the car with his mother.

%Promotores-% Detractores

La puntuación ideal se sitúa en el lado positivo de la escala

Se divide en 3 grupos

See the example below and try to create your own simple sentences.


Tim is the driver.

• Promotores (9–10)

os promotores —los clientes más satisfechos— son los que tienen mayores probabilidades de compartir su experiencia positiva con otros clientes y ayudar a fortalecer el negocio. Ellos son los promotores de la marca.

• Pasivos (7–8)

Los pasivos pueden sentirse muy satisfechos, pero no se lo dicen a nadie

• Detractores (0–6)

Los detractores son clientes insatisfechos que probablemente no mantendrán su fidelidad y que suelen compartir su insatisfacción públicamente a través de redes sociales y reseñas desfavorables

La Net Promoter Score pregunta cuál es la probabilidad de que los clientes recomienden el negocio a alguien más. Basado en una calificación de 0 a 10

See the example below and try to create your own simple sentences.


Tim drives the car.

La encuesta NPS también permite a los clientes escribir comentarios para explicar por qué eligen una determinada calificación.

La encuesta NPS nos ayuda a entender si hay probabilidades de que el cliente regrese, mantenga su fidelidad y hable bien de la marca con otros clientes

See the example below and try to create your own simple sentences.

Tim drives.

Encuesta de satisfacción del cliente (CSAT)

A compound sentence is a sentence that has at least two independent clauses joined by a comma, semicolon or conjunction. An independent clause is a clause that has a subject and verb and forms a complete thought.

Por cada interacción que se tiene con un cliente, se puede y debe medir su satisfacción con el soporte que ha recibido. Esto puede hacerse con la breve encuesta “Customer Satisfaction Survey (CSAT)”, que se envía al cliente después de que se resuelve su problema

Create your own compound sentences, using the coordinators above.

se saca un promedio para asignar a cada agente una puntuación CSAT general.

son indicadores clave del rendimiento de los agentes porque cada calificación que se recibe está relacionada con el agente que ha resuelto el problema del cliente.

se puede hacer seguimiento de lo siguiente

When independent clauses are joined with coordinators (also called coordinating conjunctions), commas and semicolons, they do more than just join the clauses. They add meaning and flow to your writing.

El promedio de los índices CSAT para agentes y equipos

Los índices CSAT por producto o servicio

Los índices CSAT por canal

Los índices CSAT por tipos de clientes

Los índices CSAT de los clientes a largo plazo

Al llevar un seguimiento de los índices CSAT de esta manera, se pueden identificar las tendencias capaces de incidir en la satisfacción del cliente.
Métricas de redes sociales y de abandono

A complex sentence is a sentence that contains an independent clause and one or more dependent clauses.

An independent clause can stand alone as a sentence, but a dependent clause even though it has a subject and a verb cannot stand alone.

La encuesta de abandono

The subject clause is a dependent clause that acts as a subject.

Otra manera excelente de recopilar los comentarios de los clientes (especialmente si tu negocio funciona por suscripción) es preguntándoles por qué han tomado la decisión de cancelar su cuenta. A partir de esos datos, se puede crear un informe sobre la actividad de abandono

herramientas que hacen un seguimiento de las redes sociales y usarlas para determinar lo siguiente:

A predicative clause may be introduced by conjunctions - that, whether, whether... or, as, as if, as though, because, lest, the way - or connectives.

The latter may be conjunctive pronouns - who, whoever, what, whatever, which - or conjunctive adverbs - where, wherever, when, whenever, how, why.

¿A qué hora del día suelen estar más activos los clientes en las redes sociales?

¿Cuantas menciones de la marca requieren una respuesta, o se beneficiarían con una?

¿Cuántas preguntas se pueden contestar a través de vínculos al contenido de ayuda existente?

¿Cuántos comentarios son opiniones positivas o negativas?

¿Cuántas son preguntas técnicas o específicas de una cuenta?

¿Cuántos comentarios parecen haber sido escritos en momentos de frustración, quizás después de una mala experiencia de atención ya sea en persona o por Internet?

Son menciones que hacen en las redes sociales y los motivos por los que ya no desean seguir siendo tus clientes.

The object clause is a phrase on which a verb performs an action. It falls at the end of a sentence, and is governed by a verb or a preposition.

Twitter, Facebook, Instagram y los sitios de reseñas de productos.

Se realiza seguimiento de las menciones positivas y negativas en las redes sociales, puesto que te pueden ayudar a entender lo que se dice de tu empresa en público.

Medición de la satisfacción y del rendimiento de los agentes

Medición de la satisfacción de los agentes (ASAT)
La satisfacción de los agentes se mide con una encuesta que indaga en cuánto les agrada o desagrada su trabajo a los empleados del equipo de soporte. Las preguntas son similares a estas:

¿Qué es lo que más te desagrada?

¿Qué es lo que más te agrada?

• Me desagrada mucho

• Me desagrada moderadamente

• Me desagrada un poco

• Ni me agrada ni me desagrada

• Me agrada un poco

• Me agrada moderadamente

• Me agrada mucho

•¿Cuánto te agrada o desagrada tu trabajo actual?

Evaluación del rendimiento de los agentes
Muchas de las métricas clave que utilizamos para evaluar el rendimiento de la organización de atención al cliente se aplican también a las personas. Estas son las métricas que nos han servido para evaluar el rendimiento personal

• Áreas de atención (campo “Acerca de”)

• Número de derivaciones

• Volumen de tickets por canal

• Intervenciones y actualizaciones de agentes

• Índices de satisfacción del cliente (CSAT)

• Número de tickets resueltos por día

Tickets en proceso

Informes sobre tickets en proceso
Administración de tickets en proceso Las solicitudes de soporte que permanecen en las colas de tickets en proceso indican que los clientes están esperando más tiempo para recibir ayuda. La mejor forma de manejar esto es mantener informado al cliente del estado y el avance de su solicitud.

Una manera de solucionar esto es crear una automatización que le recuerde al cliente que su asunto está pendiente. Y si no responde en un número determinado de días, el ticket se puede resolver automáticamente para sacarlo del grupo de tickets en proceso y de la cola.

Historial de tickets en proceso Cuando se analizan el historial de tickets en proceso y el número actual de tickets en proceso, es posible detectar tendencias en el volumen de tickets y el rendimiento del equipo.
Los tickets en proceso actuales Un grupo de tickets en proceso contiene tickets asignados y no asignados que no han sido resueltos todavía. Ambos suman el total de tickets en proceso

Aquí veremos primeramente por qué existe este estado, y algunas de las maneras de hacer el seguimiento de los tickets en proceso para entender cómo inciden sobre el equipo y los clientes

Cómo aprovechar las métricas

Los usos del promedio y la mediana
Antes de explicar cómo estudiamos estas métricas a modo de informes y en los paneles, analicemos lo que significan el promedio y la mediana. En muchos de nuestros informes, consideramos las dos métricas al mismo tiempo porque ambas son reveladoras.

utilizar la mediana (o bien, excluir los valores que puedan sesgar los resultados)

• Por el contrario, si el conjunto de números tiene algunos valores atípicos, es mejor

• Si los datos que vas a comparar son muy uniformes, conviene utilizar el promedio,

Esta es la regla general para decidir entre promedio o mediana:

El establecimiento de criterios de base
Canales de soporte Muchos de los canales de soporte cuentan con métricas específicas del medio de comunicación. Por ejemplo, al usar un canal de soporte telefónico, establece los criterios de base para métricas como el índice de abandono, el tiempo de espera promedio, el tiempo en espera promedio, la cantidad de transferencias y así sucesivamente.
Coste por contacto Esta es una medida del valor del esfuerzo que un agente invierte en la resolución de un problema de soporte. Una fórmula que te puede ayudar a encontrar el coste por contacto es dividir el presupuesto anual de la organización entre el número total de solicitudes ayuda en todos los productos y canales para los que ofreces soporte. Luego lo puedes dividir por equipo para establecer costes más diferenciados.
Tickets resueltos en el Nivel 1 Cuando se trata de una organización de atención al cliente segmentada por niveles, la regla general es que el equipo de Nivel 1 se encargue de resolver entre el 70 y el 80 % de los problemas de soporte.
Intervenciones de agentes por ticket Como vimos anteriormente en esta guía, el índice CSAT disminuye con la cantidad de respuestas de los tickets. Por lo tanto, esta es un área donde también debes establecer medidas de rendimiento
Para establecer un criterio de base para la FCR, sigue los mismos pasos que para el FRT. Identifica las tendencias históricas para fijar un objetivo realista. No olvides las particularidades de la FCR que explicamos en El equilibrio cantidad-calidad
Tiempo de primera respuesta Los objetivos del rendimiento del tiempo de primera respuesta varían según el canal de soporte y otros factores, como la complejidad de los asuntos.
Indices de satisfacción del cliente Establece un objetivo general para el índice CSAT de la organización y otro para los agentes (por ejemplo, entre 90 y 96 % según la experiencia, el nivel de trabajo y los conocimientos especializados).
Tickets resueltos por día Se recomienda establecer un objetivo para los tickets resueltos por día como una de las maneras de medir el rendimiento. Con ello, puedes informar de los porcentajes de cumplimiento por agente, por equipo y como organización. Este debe ser uno de los factores de rendimiento que hay que tomar en cuenta, pero no el único
El equilibrio cantidad-calidad
Las métricas sirven para entender con claridad nuestra eficiencia operativa y el rendimiento de los agentes y equipos. Además, nos revelan cómo se sienten los clientes respecto al trabajo que hacemos y qué probabilidades hay de que continúen prefiriéndonos. Para cumplir con ese propósito, es necesario buscar el equilibrio entre las métricas que arrojan datos cuantitativos que nos ayudan a entender la capacidad de nuestra organización (tickets resueltos por día, tiempo de resolución, promedio del tiempo de atención) y las métricas que revelan aspectos más cualitativos de lo que significa ofrecer atención al cliente (índices CSAT, esfuerzo del cliente y evitar que se repita un asunto)

Características

Comentarios, sin pedirlos

El autoservicio es la mejor opción

Excelente desde el principio

Primera respuesta, respuesta rápida

Medición del canal de autoservicio

Métricas de vistas e interacciones Estas son las métricas con las que se suele hacer el seguimiento del rendimiento del Centro de ayuda (o de cualquier sitio web) por medio de los informes de Google Analytics y de la base de conocimientos que ofrece Zendesk Support.
Vistas Es el número de visualizaciones de página en tu Centro de ayuda. Se puede hacer un seguimiento de las vistas en Google Analytics y en la pestaña Informes de la base de conocimientos en Zendesk Support
Usuarios Es el número de usuarios únicos que visitan tu Centro de ayuda. Cada visita al Centro de ayuda cuenta como una sesión y cada sesión (normalmente) genera varias visualizaciones de páginas. Cuando haces seguimiento del número de usuarios que visitan el Centro de ayuda, obtienes una perspectiva de su uso, comparado con el total de vistas en un periodo especificado. Por ejemplo, un total de 10.000 vistas al mes comparado con 1000 usuarios únicos dentro de ese mismo periodo indica que esos usuarios ven un promedio de 10 páginas por sesión. Esta información te permite saber cuántos clientes usan el contenido de autoservicio
Porcentaje de nuevas sesiones Saber cuántos usuarios del Centro de ayuda son nuevos y cuántos no lo son te ayuda a centrar la atención en el contenido que atiende las necesidades de esos usuarios. Un ejemplo sería cuando se estrena un nuevo producto y se observa un aumento de usuarios nuevos. Eso quiere decir que es necesario ofrecer información sobre el uso del nuevo producto.
Duración promedio de sesión La duración promedio de una sesión en el Centro de ayuda indica cuánto tiempo pasa allí el usuario y, si se investiga más a fondo, cuánto tiempo dedica a leer artículos específicos y las preguntas comunes. Lo ideal es que dediquen tiempo suficiente a leer la información que les proporcionas. Y si no leen la información, también es importante saberlo, porque podría ser que el contenido no sea interesante o que no incluya la información que necesitan.
Páginas por sesión Es el promedio de páginas vistas durante una sesión en el Centro de ayuda. Esto también te indica la cantidad de tu contenido de autoservicio que se utiliza
Tasa de rebote Se refiere al porcentaje de sesiones de una sola página en tu Centro de ayuda. Un rebote indica que el cliente abandonó el Centro de ayuda después de ver la primera página a donde llegó. Un usuario puede haber llegado al Centro de ayuda sin querer, o es posible que no le haya gustado lo que ha visto.
Puntuación del autoservicio
La puntuación de autoservicio se calcula con esta fórmula: Puntuación de autoservicio = Total de usuarios de los centros de ayuda / Total de usuarios en los tickets Esta fórmula calcula un ratio de 4:1, lo que significa que por cada cuatro clientes que intentan resolver su problema con el autoservicio, un cliente envía una solicitud de soporte
Métricas de búsquedas
Tickets creados después de una búsqueda Quizás esta sea la métrica más importante de las tres porque indica claramente que el contenido proporcionado no es suficiente para ayudar a que el cliente resuelva su problema por sí mismo. Esto también podría ser señal de un aspecto problemático del producto, es decir, que los clientes tienen problemas para usarlo incluso cuando el contenido de autoservicio es suficiente.
Búsquedas sin ningún clic Esta métrica suele indicar que los artículos publicados no son necesarios o, más probablemente, que los títulos deben modificarse para que los clientes puedan entender mejor de qué tratan los artículos.
Búsquedas sin resultados Es el número de búsquedas que no arrojaron ningún resultado. En otras palabras, no había nada en la base de conocimientos ni en la comunidad que incluyera las palabras clave de la búsqueda. Aunque esto podría indicar que es necesario crear contenido para esas búsquedas, también podría ser necesario dedicar tiempo a comprobar que el contenido y los clientes estén usando los mismos términos.
Métricas de interacción con la base de conocimientos y la comunidad
Votos Es el número total de votos a favor o en contra de determinados artículos de tu Centro de ayuda. Puedes ver los votos positivos o los negativos, o bien la suma de todos ellos. Es una manera excelente de hacer un seguimiento de la opinión de los clientes sobre el contenido. Los artículos que reciben votos negativos deben ser revisados para mejorarlos
Suscripciones Es el número de clientes que eligen hacer seguimiento de los artículos de tu Centro de ayuda por medio de notificaciones por correo electrónico, que les avisan cuando se actualiza el contenido o se agregan comentarios. Es una buena medida de la interacción, y muchos clientes que tienen conocimientos especializados en determinadas áreas la utilizan para ayudar a los usuarios de tu comunidad
Comentarios Se añaden comentarios a los artículos cuando los clientes necesitan más información o una aclaración sobre la información ya proporcionada. Si bien esto podría indicar que el contenido es insuficiente (porque algunos clientes necesitan más información), es una buena manera de enriquecer tu base de conocimientos con más detalles y casos prácticos. También es una manera conveniente de ayudar a los clientes antes de que envíen una solicitud de soporte (se crea una redirección del ticket)
Publicaciones en la comunidad Por el lado de la Comunidad del Centro de ayuda, supervisar la cantidad de publicaciones hechas por los clientes es una forma excelente de determinar la eficacia de tu portal de autoservicio. Tu Centro de ayuda debe ser el lugar a donde los clientes pueden acudir para buscar información, interactuar con otros clientes, compartir sus conocimientos especializados y aprender los unos de los otros.

Métricas esenciales del rendimiento y la eficiencia de agentes y equipos

En esta sección, analizamos las métricas de productividad que se usan para llevar un seguimiento de ese rendimiento. El objetivo principal es resolver los problemas de los clientes de manera rápida y eficaz; por consiguiente, estas métricas giran en torno al manejo de los asuntos de soporte hasta su resolución
En esta sección, analizamos las métricas siguientes:
• Evitar que se repita

La métrica “evitar que se repita” considera cuántos clientes han solicitado soporte varias veces para el mismo producto o sobre el mismo tema.

Al mismo tiempo, si escuchas a tu comunidad, es posible que entiendas mejor por qué estás recibiendo tantas solicitudes de soporte sobre el mismo producto o el mismo tema. Si ya tienes configurados el Centro de ayuda y la comunidad, analiza regularmente las 10 publicaciones más importantes de la comunidad para saber qué piden los clientes y de qué hablan.

• Reaperturas de tickets

La frecuencia con la que se vuelven a abrir los tickets puede indicar que los agentes no están resolviendo por completo los asuntos de soporte de los clientes. Esto se puede deber a que se concentran en las resoluciones en primer contacto y en la rapidez, y no en la calidad. Por tanto, es una buena práctica supervisar periódicamente las reaperturas de los tickets. Una reapertura ocurre cuando el estado de un ticket cambia de Resuelto a Abierto

• El porcentaje de tickets con reapertura

• El promedio de reaperturas

• El número total de reaperturas

Los informes de reaperturas de tickets deben incluir la siguiente información:

• Métricas del esfuerzo de resolución

Tiempo de espera del solicitante El tiempo de espera del solicitante mide el tiempo que el ticket permanece en los estados Nuevo, Abierto y En espera.

En otras palabras, es el tiempo durante el cual el agente y el equipo de soporte tienen la responsabilidad de buscar una solución para el asunto de soporte.

Intervenciones de agentes y comentarios de tickets Cuando un agente actualiza un ticket, se considera una intervención. Eso incluye todos los cambios realizados del estado del ticket y otras actualizaciones que los clientes podrían no conocer.

Para medir con más precisión la experiencia del cliente, también analizamos el número total de comentarios públicos que un agente añade a un ticket con la métrica # Comentarios públicos.

Tiempo de atención El tiempo de atención se refiere al tiempo que un agente dedica a trabajar en una sola interacción de soporte.

También se conoce esta métrica como el tiempo de atención promedio (AHT), el tiempo de atención promedio de una llamada (ACHT) y el tiempo de atención de un contacto.

•Métricas de tiempo de resolución

Tiempo de resolución El tiempo de resolución mide el tiempo que se necesita para resolver un asunto de soporte.

El tiempo que se tardó en resolver un asunto la primera vez se llama tiempo de primera resolución. Esto no equivale a una resolución en primer contacto si hubo varias interacciones antes de resolver el asunto. Cuando por fin queda resuelto (la resolución más reciente) y cerrado (no se reabre), lo llamamos tiempo de resolución completa

Resolución en primer contacto (FCR) La resolución en primer contacto (FCR) mide el porcentaje de asuntos de soporte que se han resuelto en una sola interacción

La FCR influye enormemente en la satisfacción del cliente, ayuda a reducir los costes operativos y aumenta la satisfacción de los agentes con su trabajo. El análisis de los datos que se obtienen del campo “Acerca de” te pueden ayudar a detectar las áreas de producto que necesitan contenido de autoservicio.

•Métricas de tiempo de respuesta

Cantidad de respuestas La cantidad de respuestas es el número de veces que un agente responde al cliente.

Esta es una métrica importante porque es un buen indicador de la satisfacción del cliente; disminuye considerablemente después de tres interacciones con el mismo cliente. También puede indicar cuál es el rendimiento de un agente.

Tiempo promedio de respuesta El tiempo promedio de respuesta es el promedio de la cantidad de tiempo de todas las respuestas al cliente cuando se resuelve una solicitud de soporte.

Si para las solicitudes enviadas por correo electrónico el FRT es de 24 horas y la mediana de intervenciones de agentes es de 8 por ticket, la mediana del tiempo promedio de respuesta sería 4 horas o menos. Los tickets con un tiempo promedio de respuesta superior a 4 horas se deben considerar oportunidades para mejorar el rendimiento de los agentes (por ejemplo, usar mejores documentos o herramientas, o impartir más capacitación).

Tiempo de primera respuesta (FRT) El tiempo de primera respuesta (FRT) es la cantidad de tiempo que transcurre desde que se crea un ticket hasta que un agente ofrece la primera respuesta al cliente.

• Unos cuantos segundos para chat y mensajería

• 60 minutos para las redes sociales

• 24 horas para las solicitudes de soporte enviadas a través de correo electrónico y formularios web

• Asuntos por área de resolución

Los comentarios que llegan a modo de solicitudes de soporte pueden ser la información más valiosa con la que puedes contar para mejorar los productos y la experiencia de tus clientes. Por lo tanto, conviene categorizar las solicitudes de soporte en áreas de producto que generan asuntos de soporte (por ejemplo, creación de cuentas, carritos de compras y así sucesivamente).

Por otro lado, puede ser conveniente comparar los datos del campo “Acerca de” con el volumen general de tickets y el tiempo de resolución para identificar las áreas de producto que precisan de mejora.

•Tickets resueltos

Muchos equipos de atención al cliente fijan a sus agentes un objetivo diario de tickets resueltos (por ejemplo, 15). Tomando ese número como base, calculan el porcentaje de logro del objetivo para medir así el rendimiento de los agentes y equipos

Hacer un seguimiento del promedio diario durante un periodo (en este ejemplo, 30 días) es muy importante para identificar tendencias en el rendimiento de los agentes y en las necesidades de recursos.

Tickets resueltos y tickets abiertos Otra manera de utilizar el número de tickets resueltos es compararlo con el número de tickets abiertos. Esto resulta útil para saber si el equipo da abasto con la demanda de la cola de tickets.

Subtopic

Esta métrica se calcula dividiendo el número total de tickets resueltos en los últimos 30 días entre un promedio de 18 días hábiles por mes.