Plantilla de proyecto empresarial avanzado

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Organizar proyectos

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Definir un proyecto empresarial

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Bandeja de entrada

Un tema Bandeja de entrada es útil para cualquier tipo de mapa. Utilízalo para capturar rápidamente nuevas ideas e información antes de integrarlas en el mapa.

Revisa periódicamente el contenido de la Bandeja de entrada y vacíala moviendo los temas al lugar adecuado en el mapa principal o descartándolos.

Mapa avanzado de proyectos empresariales

Esta plantilla contiene consejos y orientaciones en el cuadro de diálogo emergente Plantilla. En lugar de seguirla paso a paso, no dude en hacer clic en el mapa para leer las notas orientativas. Puede trabajar en el mapa en cualquier orden, aunque tiene sentido hacer la mayoría de las etapas 1 y antes de empezar la entrega.

Este mapa del proyecto está diseñado para ayudarle a capturar toda la información que necesitará para gestionar un proyecto de tamaño pequeño o mediano. Si lo mantiene actualizado, le proporcionará un 'cuadro de mandos' del proyecto a lo largo de su ciclo de vida y constituirá un valioso registro que le ayudará en futuros proyectos.

6. Cerrar

Ningún proyecto dura para siempre. Algunos se cancelan, otros se completan bajo presión y otros tienen éxito. En todos los casos, puedes aprender de los resultados.

Las 'autoevaluaciones de proyectos' son una actividad muy popular, pero por sí solas aportan muy pocas enseñanzas. Nadie lee los informes post-mortem de proyectos anteriores antes de su siguiente proyecto. Usted debe introducir las lecciones en los cambios del proceso o en las actualizaciones de una base de conocimientos accesible fuera del contexto de su proyecto.

Información adicional

Escriba aquí información adicional relacionada con la fase de cierre.

Conocimientos adquiridos

¿Qué aprendizajes de su proyecto pueden transferirse a otros en su sistema de gestión del conocimiento?

Escriba una idea para su sistema de gestión del conocimiento.

Aprendizaje de procesos

¿Qué cambios en los procesos y listas de comprobación son necesarios para prevenir los problemas que ha encontrado su proyecto?

Mirando el registro del proyecto, ¿cómo se podrían haber reducido o evitado las decisiones inoportunas?

Escriba lo que debería haber cambiado.

5. Revisar

Revise la última iteración del proyecto y realice cambios.

Informes

Preparar los informes necesarios para otras partes interesadas, por ejemplo, un informe mensual sobre la situación financiera.

¿Qué información desea comunicar a las partes interesadas?

Actualice el registro del proyecto con las decisiones importantes que afecten al proyecto.

Decisión importante

¿Qué decisión importante afecta al proyecto?

Plan de actualización

Realizar los cambios necesarios en el plan de entrega en respuesta a los problemas o cambios que se hayan producido.

Cambio en la entrega

¿Qué cambios son necesarios para el plan de entrega?

Deuda técnica

Revise si se está acumulando deuda técnica (rediseño o refactorización necesarios) en su proyecto y qué impacto está teniendo.
Puede tolerarse cierta deuda técnica, pero si empieza a obstaculizar el trabajo futuro, debe plantearse como problema y resolverse.

Rediseño necesario

¿Qué debería rediseñar o refactorizar?

Tome medidas para garantizar que la capacidad se ajustará a las limitaciones presupuestarias y temporales.

Escriba un paso para asegurarse de que la capacidad se ajustará a las limitaciones de presupuesto y tiempo.

Capacidades

Tomar medidas para proporcionar las capacidades necesarias, por ejemplo, formación de recursos adicionales.

Paso

Escriba un paso para proporcionar las capacidades necesarias.

Introducir cambios en los procesos del proyecto en respuesta a los problemas que hayan surgido.

Cambia

¿Qué cambios le gustaría introducir en los procesos del proyecto?

4. Gestionar

Gestionar la iteración en curso (fase de entrega o sprint). Esta actividad se desarrolla en paralelo a las actividades de entrega.

Aceptación de los resultados

Asegurarse de que los entregables son aceptados formalmente por el cliente al final de esta etapa o iteración.

El contrato del proyecto puede permitir la facturación escalonada en función de la aceptación de los hitos.

Estado de aceptación

Mantenga y actualice el diseño, si es necesario, para resolver problemas y adaptarse a los cambios.

Actualización del diseño

Escriba una actualización del diseño.

Mantener y actualizar las especificaciones. Es habitual que las especificaciones necesiten aclaraciones en el momento de su aplicación, aunque antes parecieran perfectamente claras. También es habitual que el cliente actualice y perfeccione las especificaciones.

Actualización del pliego de condiciones

Escriba una actualización de la especificación.

Revisar y actualizar el registro de riesgos. Considere si:

• Han cambiado la probabilidad o el impacto de los riesgos 'fuera del apetito de riesgo',
• han surgido nuevos riesgos significativos, o
• Los riesgos que se supone que están '' dentro del apetito de riesgo no están adecuadamente controlados por el proceso. Mejore el proceso o tome medidas para gestionar el riesgo.

Actualización de riesgos

Escriba una actualización del registro de riesgos.

Cuestiones

Resolver los problemas que surjan durante esta iteración de entrega y que bloqueen el proyecto.

Mantener el registro de problemas, haciendo un seguimiento de los problemas que deberán resolverse en la siguiente iteración del proyecto.

Busque indicios de problemas inminentes para poder abordarlos antes de que se conviertan en críticos.

Edición

Escriba un problema que haya encontrado.

Prioridad

Establecer la prioridad para resolver este problema:

3. Entregar

Entregar la siguiente iteración del proyecto.

Si se trata de un proyecto en cascada, la entrega puede dividirse en etapas.

Si se trata de un proyecto ágil, la entrega se dividirá en sprints, cada uno de los cuales refinará los requisitos.

Refactorización

Parte del trabajo de una iteración puede consistir en 'refactorizar' o poner en orden el trabajo anterior como base para el trabajo futuro. No se puede ahorrar tiempo omitiendo esto o permitiendo que se acumule deuda técnica. Si se deja para más adelante, la tarea se vuelve más compleja o se corre el riesgo de que el proyecto sea imposible de mantener.

Idea de refactorización

Escriba una idea de refactorización.

Pruebas de aceptación

Los usuarios, clientes u otras entidades autorizadas realizan esta prueba para determinar las necesidades de la aplicación/software y los procesos empresariales.

Procesos empresariales

Encuentre algunos procesos empresariales.

Proceso empresarial

Escriba un proceso de negocio.

Necesidades de aplicación

Encuentre algunas necesidades de aplicación.

Solicitud

Aplicación necesaria

Escriba una necesidad de aplicación.

Prepare los entregables para esta iteración, basándose en el plan y el pliego de condiciones.

Plantear las cuestiones que surjan durante el trabajo.

Entregable

Escriba una entrega.

+

Inicie las actividades de entrega y gestión en paralelo.

2. Prepare

Reúna y organice la información básica que necesitará para su proyecto.

No dude en eliminar los temas que no sean pertinentes.

Registro del proyecto

Lleve un registro de las decisiones importantes tomadas en el proyecto. Esto puede servir para modificar los procesos del proyecto si te das cuenta de que tomas decisiones que podrían haberse tomado antes con menos impacto.

Decisión

Escriba una decisión importante tomada en el proyecto.

Planes

Financial plan

Planificar el presupuesto y los controles del proyecto.

Presupuesto

¿Cuál es el presupuesto de su proyecto?

Plan de entregas

El plan para producir los entregables del proyecto en el plazo previsto.

Si se trata de un proyecto en cascada, hay que planificarlo hasta el final.

Si se trata de un proyecto ágil, tendrá que planificar el siguiente sprint en detalle, mientras que los sprints más distantes pueden tener cierta flexibilidad en función de los resultados de los sprints anteriores.

Tipo de proyecto

¿Qué tipo de proyecto tiene previsto?

Comunicaciones plan

Planifique las comunicaciones con las partes interesadas para garantizar que se les mantiene al día e informados. Su plan incluirá probablemente métodos (como cuadros de mando o sitios de intranet) y actos como reuniones periódicas.

Las distintas partes interesadas necesitarán distintos niveles y frecuencia de información. Puedes utilizar una tabla RACI si tienes un conjunto complejo de partes interesadas.

Riesgos

Prepare un catálogo de riesgos para su proyecto.

Catálogo de riesgos

Enumere los riesgos que están fuera de su apetito de riesgo, y qué está haciendo para reducir su probabilidad o impacto.

Para completar la información, también puedes anotar los riesgos que están dentro de tu apetito de riesgo, pero que no requieren medidas correctoras a menos que tus procesos no puedan hacerles frente.

Dentro de su tolerancia al riesgo

Añada un riesgo que esté dentro de su apetito de riesgo.

Fuera de su apetito de riesgo

Añadir un riesgo que está fuera de su apetito de riesgo.

Riesgo

Apetito de riesgo

Defina su 'apetito de riesgo' para su proyecto.

• Los riesgos dentro de su apetito de riesgo son los que surgen como parte normal del trabajo del proyecto, como problemas que surgen, retrasos y errores de diseño. Normalmente se aceptan y se abordan mediante procesos rutinarios de gestión de proyectos. Por definición, los proyectos son un ejercicio de transferencia y asunción de riesgos.
• Los riesgos más allá de su apetito de riesgo suelen ser puntos únicos de fallo que pueden acabar con el proyecto o incluso con la organización, como la pérdida de un recurso crítico, cambios radicales en los requisitos o la ruptura de relaciones con el cliente. Deberías tomar medidas para reducir la probabilidad y el impacto de estos riesgos hasta un nivel que te permita aceptarlos.

Defina su apetito de riesgo.

Catálogo de procesos

Prepare una lista de procesos o listas de comprobación que necesitará para ejecutar el proyecto.

Listas de control

Las listas de control son útiles para los procedimientos rutinarios. Si no utiliza listas de comprobación, considere la posibilidad de crear algunas para garantizar la coherencia y ahorrar tiempo. Algunos ejemplos son:

• Lista de comprobación para el traspaso de equipos (por ejemplo, de ventas a ingeniería).
• Lista de revisión de requisitos
• Lista de aprobación de documentos
• Listas de comprobación de compras y facturación
• Listas de aprobación de hojas de horas
• Listas de comprobación del cumplimiento de las normas de calidad
• Listas de comprobación de cumplimiento de seguridad
• Lista de comprobación de reuniones de revisión de proyectos
• Lista de comprobación de informes de proyectos

Lista de control

Escriba el nombre de la lista de comprobación.

Tarea

Escriba una tarea de la lista de control.

Procesos

Añada enlaces o defina los procesos que necesitará para ejecutar su proyecto. Algunos ejemplos son:

• Gestión de cambios
• Gestión de problemas
• Aceptación de resultados
• Gestión de riesgos

Proceso

Añadir enlace al proceso

Recursos

Estos son los recursos que necesitará para completar su proyecto.

Información

¿Qué investigación e información son necesarias para su proyecto?

Herramientas y equipos

Herramientas y equipos que necesitará para su proyecto.

Herramienta

Escriba la herramienta que necesitará para su proyecto.

Conocimientos y competencias

Los conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo el proyecto.

Conocimiento o habilidad

Escriba una habilidad o conocimiento que será necesario para completar la plantilla.

Personas

• Su equipo de proyecto, sus capacidades y disponibilidad
• Expertos en la materia que pueda necesitar

Expert

¿Quién es su experto?

Miembro del equipo

Escriba el nombre y la función del miembro de su equipo.

Diseño

Prepare un diseño que ponga en práctica los entregables y los requisitos esenciales.

Idea

Escriba una idea para el diseño.

Requisitos

Recopilar los requisitos del proyecto.

Los requisitos pueden expresarse como Historias de usuario para los usuarios.

Los requisitos deben etiquetarse como

• Esenciales
• Opcionales
• Ideas potenciales para el futuro

Entregables

Prepare una lista de los entregables que recibirá el cliente.

Estos entregables probablemente constituirán la base de las fases o sprints del proyecto, y también pueden estar relacionados con los pagos por etapa.

La aceptación de los entregables por parte del cliente constituirá un hito del proyecto.

Exclusiones

Para mayor claridad, puede que prefiera indicar explícitamente las exclusiones de los requisitos y entregables.

No funcional

Los requisitos no funcionales suelen incluir:

• Cumplimiento de la legislación
• Cumplimiento de la política, por ejemplo, las políticas de calidad y seguridad de la organización.
• Cumplimiento de normas o protocolos aplicables de terceros.
• Factores que influyen en el rendimiento
• Factores que afectan a la expansión o el cambio futuros
• Resultados estratégicos, por ejemplo, nuevos aprendizajes, adopción o desarrollo de nuevas tecnologías o desarrollo de relaciones estratégicas.

Escriba el nombre del requisito.

Funcional

Requisitos que describen artefactos, características y funciones específicas que ofrece el proyecto.

Estos requisitos deben ser medibles y comprobables.

Requisito

Escriba el nombre de un requisito.

Diccionario

Crea un diccionario del proyecto para definir los términos técnicos y la jerga utilizada en tu proyecto. No des por sentado que los mismos términos significan lo mismo para todo el mundo.

Este diccionario refuerza los requisitos y reduce la ambigüedad.

Plazo

Escriba el término.

Usuarios

El diccionario del proyecto debe incluir descripciones de los usuarios y sus funciones principales en relación con el resultado del proyecto.

Usuario

Escriba el nombre de un usuario.

1. empezar

El flujo básico del proyecto consta de 6 pasos:

• Inicio del proyecto
• Recopilación y organización de la información básica del proyecto. Este material de referencia se actualizará a lo largo del proyecto.
• Entregar y gestionar el proyecto. Estas dos actividades se desarrollan en paralelo y se repiten en cada fase o iteración del proyecto.
• Revisión' en cada etapa o iteración, para asegurarte de que los procesos del proyecto funcionan eficazmente.
• Cerrar el proyecto y aprender de él.

Partes interesadas

Identificar a todos los interesados en el proyecto, incluidos:

• El patrocinador del proyecto en la alta dirección
• El cliente
• Los usuarios
• El equipo del proyecto
• Funciones administrativas
• Funciones de cumplimiento (por ejemplo, legal, calidad y seguridad)
• Especialistas internos y externos
• Funciones de apoyo técnico

Comprender la dinámica y las relaciones entre las partes interesadas es la clave para anticiparse a los principales riesgos que pueden acechar a su proyecto. Hay que mantener comprometidas a las partes interesadas con intereses contrapuestos.

Escriba el nombre y la función del agitador.

Legal

Asegúrese de que los contratos y las órdenes de compra de los proyectos están en vigor y han sido debidamente revisados y aceptados. Añada enlaces a esos documentos como referencia.

Documento

Añadir enlace al documento como referencia

Visión del proyecto

¿Cuál es la visión y la estrategia del proyecto? Éstas comprometerán a las partes interesadas y al equipo del proyecto, no el plan del proyecto. Será importante comunicar al equipo tanto la visión como la estrategia.

Un plan es lo que vas a hacer mientras tengas el control. Una estrategia es tu marco de toma de decisiones cuando ya no tienes el control y factores externos o acontecimientos aleatorios toman el relevo.

Los proyectos siempre empiezan bajo control, pero muchos de ellos sucumben rápidamente a acontecimientos 'inesperados'. Necesitas una visión, una estrategia que haga realidad la visión y un plan de trabajo.

Visión

Escriba la visión del proyecto.