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Organización de los datos en un entorno de archivos tradicional

PROBLEMAS CON EL ENTORNO DE ARCHIVOS TRADICIONAL

En la mayoría de las organizaciones, los sistemas tendían a crecer de manera independiente sin un plan a nivel de toda la compañía. Contabilidad, finanzas, manufactura, recursos humanos, ventas y marketing han desarrollado sus propios sistemas y archivos de datos.

Algunos de esos problemas son: La redundancia e inconsistencia de los datos, La dependencia programa-datos, La inflexibilidad, La seguridad defectuosa de los datos y La incapacidad de compartir datos entre aplicaciones

Un sistema de información efectivo provee a los usuarios información precisa, oportuna y relevante. La información precisa está libre de errores.

TERMINOS Y CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Un grupo de bits, denominado byte, representa a un solo carácter, que puede ser una letra, un número u otro símbolo. Un agrupamiento de caracteres en una palabra, un conjunto de palabras o un número completo se denomina campo.

Un sistema computacional organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes, y progresa hasta llegar a los campos, registros, archivos y bases de datos.

Administración de los recursos de datos

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS DATOS

La limpieza de datos, conocida también en inglés como data scrubbing, consiste en actividades para detectar y corregir datos en una base que sean incorrectos, incompletos, que tengan un formato inapropiado o que sean redundantes. La limpieza de datos no sólo corrige los errores, sino que también impone la consistencia entre los distintos conjuntos de datos que se originan en sistemas de información separados.

Las auditorias de calidad de los datos se pueden realizar mediante la inspección de los archivos de datos completos, la inspección de muestras provenientes de los archivos de datos, o mediante encuestas a los usuarios finales sobre sus percepciones en cuanto a la calidad de los datos.

Con frecuencia, el análisis de la calidad de los datos empieza con una auditoría de calidad de los datos, la cual es una encuesta estructurada de la precisión y el nivel de su integridad en un sistema de información.

ESTABLECIMIENTO DE UNA POLÍTICA DE INFORMACIÓN

La administración de datos es responsable de las políticas y procedimientos específicos a través de los cuales se pueden administrar los datos como un recurso organizacional.

Una política de información es la que especifica las reglas de la organización para compartir, diseminar, adquirir, estandarizar, clasificar e inventariar la información. La política de información establece procedimientos y rendiciones de cuentas específicos, identifica qué usuarios y unidades organizacionales pueden compartir información, en dónde distribuirla y quién es responsable de actualizarla y mantenerla.

Uso de bases de datos para mejorar el desempeño de negocios y la toma de decisiones

LAS BASES DE DATOS Y WEB

Hay varias ventajas en cuanto al uso de Web para acceder a las bases de datos internas de una organización. En primer lugar, el software de navegador Web es mucho más fácil de usar que las herramientas de consulta propietarias. En segundo lugar, la interfaz Web requiere pocos o ningún cambio en la base de datos interna.

Mercado de datos

Por lo general, un mercado de datos se enfoca en un solo tema o línea de negocios, por lo que es común que se construya con más rapidez y a un menor costo que un almacén de datos a nivel empresarial.

Un mercado de datos es un subconjunto de un almacén de datos, en el cual se coloca una porción con alto grado de enfoque en los datos de la organización en una base de datos separada para una población específica de usuarios. Por ejemplo, una compañía podría desarrollar mercados de datos sobre marketing y ventas para lidiar con la información de los clientes.

Almacenes de datos

os datos se originan en muchos sistemas de transacciones operacionales básicos, como los sistemas de ventas, las cuentas de clientes, la manufactura, y pueden incluir datos de transacciones de sitios Web. El almacén de datos consolida y estandariza la información de distintas bases de datos operacionales, de modo que se pueda utilizar en toda la empresa para el análisis gerencial y la toma de decisiones.

Un almacén de datos es una base de datos que almacena la información actual e histórica de interés potencial para los encargados de tomar decisiones en la compañía.

Las empresas utilizan sus bases de datos para llevar el registro de las transacciones básicas, como pagar a los proveedores, procesar pedidos, llevar el registro de los clientes y pagar a los empleados. Pero también se necesitan bases de datos para proveer información que ayude a la compañía a operar sus negocios con más eficiencia, y ayudar a los gerentes y empleados a tomar mejores decisiones.

La metodología de las bases de datos para la administración de datos

Diseño de bases de datos

El diseño conceptual o lógico de la base de datos es un modelo abstracto de ésta desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra la verdadera disposición de la base de datos en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo.

Para crear una base de datos hay que comprender las relaciones entre la información, el tipo de datos que se mantendrán en la base, como se utilizarán y la forma en que tendrá que cambiar la organización para administrarlos desde una perspectiva a nivel de toda la compañía. La base de datos requiere tanto un diseño conceptual como uno físico.

Bases de datos en la nube

¿Hay alguna forma de administrar los datos en la nube? La respuesta es un "sí" condicional. Los proveedores de computación en la nube ofrecen servicios de administración de bases de datos, pero por lo general estos servicios tienen menos funcionalidad que sus contrapartes dentro de las premisas de la empresa.

¿Como resuelve un DBMS los problemas del entorno de archivos tradicionales?

Un DBMS reduce la redundancia e inconsistencia de los datos al minimizar los archivos aislados en los que se repiten los mismos datos. El DBMS permite a la organización administrar los datos, su uso y su seguridad en forma central.

Una definición más rigurosa de una base de datos es la de una colección de datos organizados para dar servicio a muchas aplicaciones de manera eficiente, al centralizar los datos y controlar los que son redundantes.

Sistemas de administración de bases de datos

Un Sistema de Administración de Bases de Datos (DBMS) es software que permite a una organización centralizar los datos, administrarlos en forma eficiente y proveer acceso a los datos almacenados mediante programas de aplicación.