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Deben desarrollar procesos de descripción para la consulta en linea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la constitución o a la ley.
Deben disponer de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de las paginas web de los municipios, distritos y departamentos, cuando no se disponga de los citados medios tecnológicos, se debe publicar y mantener actualizada la guía general del archivo territorial.
Las entidades que conserven y administren archivos históricos públicos, privados de interés público o declarados como bienes de interés cultural, deben desarrollar procesos de descripción documental que permitan el acceso, la consulta y visualización de instrumentos de descripción.
Las entidades que por jurisdicción o competencia transfieren documentos de archivo a los territoriales o históricos, deben publicar en sus paginas web, el inventario de los documentos transferidos, con el fin de informar a la ciudadanía y de otra parte definir responsabilidades en relación con la conservación y servicio de los mismos.
Se describen de manera general los aspectos para tener en cuenta en el desarrollo de procesos de descripción que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de documentos de archivo.
Instrumentos de descripción archivistica
Se trata de documentos en los que se relaciona o se describe uno o un conjunto de documentos, con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos que permite la oportuna localización y recuperación del documento físico o electrónico.
Censo, Guía, Inventario, Catalogo e Indice.
Niveles de descripción
El programa de descripción documental se puede llevar a cabo de forma secuencial a partir de niveles como son:
Fondo, Sección y subsección, Serie y Subserie o Asunto, Expediente y Unidad documental.
Áreas de descripción
Debe contemplar como mínimo áreas que identifiquen con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el archivo.
Área de identificación, Área de contexto, Área de contenido y estructura, Área de condiciones de acceso y utilización, Área de documentación asociada, Área de notas.
se podrá establecer convenios o acuerdos de cooperación con academias de historia, entidades académicas o científicas de carácter privado que conserven y administren archivos históricos de titularidad pública.
Obedece un proceso sistemático que debe ser realizado en diferentes fases del archivo, iniciando con el registro y radicación oficial en áreas de gestión documental o quien haga sus veces en la entidad.
Las entidades deberán desarrollar un programa y elaborar diferentes instrumentos que permitan controlar unidades que conforman el archivo.
Vigencia y derogatoria
El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas
Colaborara con las superintendencias y ministerios en el desarrollo de la normatividad que deba expedirse en esta materia, para las entidades privadas bajo la competencia de control y vigilancia de estos organismos.
Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos.
Es responsabilidad de las superintendencias y los ministerios en sus respectivos sectores, establecer mecanismos para el cumplimiento de lo establecido en el presente Acuerdo, dirigidos a las entidades privadas bajo su vigilancia.
Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental
Exigir a las empresas contratistas el uso de sistemas basados en las normas de descripción archivisticas adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos dejando consignada dicha obligación en las clausulas del contrato que suscriba.
Los sistemas empleados deberán permitir la transferencia de información al sistema del Archivo General de la Nación y archivos generales territoriales.
Las entidades deben desarrollar procesos de descripción mediante la implementación de medios tecnológicos apropiados, compatibles y interoperables que permitan la visualización de los instrumentos de descripción a través de la Red Nacional de Archivos.
Las herramientas tecnológicas como lo son la producción, conservación, organización, administración, control, acceso y preservación de los documentos de archivo deben ser compatibles con el sistema de gestión documental de la misma entidad.
