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Respalda la solicitud de mercancías por las diferentes áreas o departamentos al departamento de compras de la entidad
Orden de trabajo
Departamento que realiza la solicitud
Fecha en que se requiere
Informa los movimientos de mercancía al interior de la empresa para el control de inventarios
Firmas de los responsables
Número de remisión
Número de guía de transporte
Número de orden de compra
Lugar o área de destino
Datos informativos de quien entrega
Fecha de entrada o salida
Soporta la entrega del pedido solicitado
Transportador
Número de pedido
Se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y decide adquirir el producto
Firmas
Observaciones
Cantidad
Precio unitario del producto
Respalda la solicitud de mercancías que la empresa ha tomado la decisión de adquirir a sus proveedores
Firma de los responsables
Características, cantidad, valor unitario, valor total de los artículos
Lugar de entrega de la mercancía
Datos informativos del proveedor
Datos informativos de la empresa
Fecha de expedición
Brinda información al cliente con el fin de tomar la decisión de compra
Nombre del asesor
Nombre del solicitante
Tiempo de validez de la cotización
Fecha de entrega
Referencias del producto
Descripción del producto
Precio del producto
Membrete: logo, nombre de la empresa
Clasificación
A la orden
Se designa como titular a una persona determinada y puede ser sustituida la persona designada en él
Cheque
Pagaré
Letra de cambio
Al portador
Se reconoce al poseedor del documento la titularidad del derecho sin designar a una persona determinada
Cheques (poco usados)
Nominativos
Se designa como titular a una persona determinada y no puede ser transmitido sin que se notifique la transmisión al deudor
Las acciones
La firma de quien lo crea
Nombre del beneficiario
Valor en letras y números
La mención del derecho que en el título se incorpora
Fecha de emisión
Deben registrarse ante la Cámara de Comercio
los libros de contabilidad fueron excluidos por ley (no es obligatorio)
Proceso cronológico, ordenado y sistemático de los hechos económicos de una entidad
Realimentación
Evaluación, análisis y control
Emisión de reportes financieros
Registro o reconocimiento de los movimientos y cierre de la información contable
Creación y apertura de la entidad
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación + nombre completo del responsable de la anotación
Errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva
Las cuentas se deben totalizar por lo menos a fin de cada mes determinando su saldo
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares
Número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden
Administración
Libro de Socios y accionistas
Registra la identidad de los propietarios de una empresa
Las enajenaciones
La escritura pública de propiedad
El número de participaciones de cada socio, y el título y fecha de adquisición
Nombre y apellidos, domicilio y NIF del titular de cada acción/participación
Las transmisiones de participaciones y acciones que se produzcan
Los datos de los socios fundadores
Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité de Control Social
Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripción de libro
Registro de todas las hojas de los libros a registrar, acompañado de las firmas del representante legal de la sociedad
Nombre de libro registro social o junta de vigilancia
Nombre de la sociedad y número de matrícula
Fecha de solicitud
Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva
En este libro se registra la información básica de la empresa
Firma del secretario y el presidente
Actas firmadas + indicar si es ordinaria o extraordinaria
Decisiones y acuerdos a los que llegan los dueños
Inscripción de los dueños, administradores y representante legal
Orden del día, nombre y calidad de los asistentes
Orden cronológico de reuniones
Libro de actas de asambleas
Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas
Fecha y hora de la clausura
Designaciones efectuadas
Constancias escritas presentadas por los asistentes
Número de votos a favor, en contra o en blanco
Decisiones adoptadas
Asuntos tratados
Nombre y firma del Revisor fiscal, anexando número de tarjeta profesional
Nombre y firma del representante legal de la empresa
Dirección de la página web
Indicar el tipo de inscripción
Razón social y NIT
Lista de asistentes + número de acciones propias o ajenas que representan
Forma y antelación de la convocación
Número de acciones suscritas
Lugar, fecha y hora de la reunión
Contabilidad
Libros auxiliares
Muestran el movimiento detallado de cada cuenta de acuerdo con los asientos contables elaborados en los comprobantes de contabilidad
Saldo de la cuenta
Número de comprobante de diario de donde viene la información
Detalle de la transacción
Código, nombre del libro auxiliar (cuenta)
Libro mayor y balances
Registra de manera acumulada y resumida los movimientos débito y crédito del libro diario
Saldo final del mes, como resultado de la suma y resta de los saldos del mes anterior y los movimientos débito o crédito del mes
Movimientos del mes, indicando el total de movimientos débito o crédito de cada cuenta
Saldo del mes anterior, indicando los saldos de cada cuenta
Código, nombre de las cuentas contables afectadas
Periodo reportado
Libro diario
Se lleva el control y registro de las operaciones económicas diarias de la entidad
Diligenciamiento
Movimientos débito o crédito y el hecho económico específico traídos de los comprobantes de contabilidad.
Código, nombre de las cuentas contables afectadas y detalle
Número de folio, es el consecutivo dado al registro
Fecha en orden cronológico
Datos informativos de la entidad
Cierre
Al finalizar el año se debe hacer cierre de cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales para un nuevo periodo contable
De ajustes
Registra las depreciaciones y amortizaciones
Normal
Registra operaciones diarias de la organización
Externos
Factura electrónica
Reemplaza la factura en papel
Forma de pago
Numeración consecutiva de facturación y fecha de vencimiento
Apellido, nombre, NIT del adquirente del servicio
Estar denominada como factura electrónica
Recibo de consiganción
Comprobante de pago del cliente
Nombre y datos informativos de quien realiza el depósito
Datos de la factura o número de referencia del pago (en algunos formatos)
Valor a depositar en efectivo y cheques
Relación y valor de los cheques
Nombre y número de cuenta del titular
Ciudad y fecha
Nota de crédito o débito
Dinero que pierde o gana la empresa
Firmas del personal responsable
Valor en números y letras
Concepto de la nota
Nombre e identificación del cliente
Comprobante de egreso
Desembolso de efectivo
Fecha en que se recibe
Identificación y firma del beneficiario
El número de cheque
El registro contable
El valor en números y letras
Fecha y ciudad origen
Número del comprobante
Comprobante de ingreso
Dineros recibidos
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó
El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas
Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
El número de cheque y el banco de origen del título de valor
El valor recibido en números y letras
El concepto por el cual se recibe el efectivo
Ciudad y fecha donde se realiza la transacción
Dirección y datos generales de la empresa
Número consecutivo
Nombre de la empresa, número de identificación tributaria (NIT)
Factura cambiaria de compra y venta
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas
El nombre y NIT del impresor de la factura
Discriminación del IVA pagado
Valor total de la operación
Descripción de los artículos vendidos o servicios prestados
Fecha de su expedición
Numeración consecutiva de facturas de venta
Apellido, nombre, NIT del adquirente del servicio
Apellido, nombre y NIT del prestador de servicio
Estar denominada como factura de venta
Internos
Nómina
Pago de empleados por concepto de sueldos
Nombre de la empresa, NIT, dirección y periodo de pago
Horas extra y comisiones
Devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados
Nombres, apellidos y documento de identidad
Comprobante de contabilidad
Registro de transacciones
Valor de la transacción
Descripción de la transacción
Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante
Registrar fecha, año, mes y día
Nota de contabilidad
Las firmas responsables
La imputación contable.
El detalle
La fecha de elaboración
Características
Utilizado solo por el área de contabilidad
Enmendar errores
Hacer ajustes en el cierre contable
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios
Reconoce la disminución de un activo
Recibo de caja menor
Cubren gastos mínimos
Consecutivo
Soporte de pago anexo
Valor y concepto
Pagado al beneficiario
Registrar ciudad y fecha
Brindar información adicional de utilidad para los entes de control
Soporte de las declaraciones tributarias presentadas
Identificar, reconocer y medir los impuestos a pagar
Autenticidad de los hechos económicos para efectos de impuestos
Sirven como soporte escrito del hecho económico desde la parte legal
Brinda información de los terceros y personas de la empresa involucrados, así como el detalle de la operación
Proporcionan la información necesaria para hacer el registro en la contabilidad
