Operación de compras, almacenes e inventarios

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Operación de compras, almacenes e inventarios

Compras

Las compras en una empresa son las encargadas de realizar el procedimiento para la adquisición de un bien o servicio requerido por la organización, lo cual contempla necesariamente una actividad de negociación. El alcance de la actividad de las compras se fundamente en cumplir con el objetivo de garantizar el producto correcto, en el instante correcto, con la mejor relación costo beneficio

- Por último, viene la fase relacionada con la logística verde, en la cual se realiza un seguimiento a la recuperación de los materiales de empaque para ser reciclados.

- Inicia la fase de seguimiento a la orden de compra, a la entrega por parte del proveedor y al pago del bien o servicio.

- Inicia el proceso de negociación, se elabora el documento de orden de compra, que es la forma como se da obligatorio cumplimiento por ambas partes.

- Se debe realizar un análisis de las ofertas mediante la utilización de una matriz de elección de proveedores de modo que se pueda determinar cuál es el proveedor que ofrece las mejores condiciones.

- De acuerdo con el método de compra seleccionado se deben solicitar cotizaciones que deben contener la información suficiente según los requerimientos que debe cumplir el bien o servicio a comprar.

- Antes de formalizar la compra se deben establecer los criterios bajo los que se efectuará la evaluación y selección de proveedores, estos puedan ser evaluados de manera cuantitativa, para que así se puedan eliminar los sesgos por la subjetividad.

- Realizar una investigación previa del mercado, a fin de buscar referentes con relación a los precios, a las posibles fuentes de suministro y a cuál es la ubicación geográfica de las misma, para determinar si estas son nacionales o internacionales.

- Identificar el producto a comprar con todas sus especificaciones de calidad que se requieren en la organización.

Inventarios

El inventario es una cantidad de recursos físicos y financieros que se disponen a lo largo de la red de Supply que permiten disminuir la variabilidad y la incertidumbre asociadas con la operación, de forma que se pueda garantizar la operación de la empresa de manera económica y fluida.

- Programa el inventario. Agenda un día para realizar el inventario. Se puede realizar de forma mensual, trimestral o anual.

- Realiza un inventario físico real. El conteo físico inicial es clave. Si este no es exacto, será imposible hacerlo coincidir con el conteo del inventario final.

- Registra todos los movimientos. Debes registrar la entrada y salida de los productos en la herramienta que utilices para el control de stocks. Esto te permitirá contar con información precisa al momento de la venta.

- Elige una herramienta de control de stock. La herramienta más adecuada dependerá de nuestro negocio y de la complejidad o cantidad de artículos que manejemos.

- Define la codificación de los artículos. Para esto, contempla variables como: número de modelo, color, estilo, proveedor, entre otros.

- Define el sistema y formato de almacenamiento. Esto dependerá del tipo de artículo y de la rotación que cada uno posee.

- Acondiciona y organiza el espacio donde se ubicarán los artículos. Debes asegurarte de que el espacio este limpio, seco e iluminado para cada producto. Además, se recomienda contar con estanterías rotuladas para ubicarlos.

Almacenamiento

Se denomina almacenamiento a la determinación de las actividades de apoyo logístico, que se definen a partir de la estrategia logística fijada para el desarrollo de los procesos de aprovisionamiento, distribución, producción y retorno

Las actividades para lograrlo son

- El despacho rápido de los pedidos. El tiempo en el despacho de pedidos es fundamental para evitar demoras y rupturas de las cadenas de distribución.

- La preparación de los pedidos con destino a las bodegas regionales, a los clientes o a ambos.

- El almacenamiento correcto de las mercancías. Los almacenes centrales deben disponer de los medios mecánicos suficientes y necesarios para la realización de un alojamiento correcto de las mercancías.

- El control e inventario de los productos almacenados. Se procede a un recuento de los productos y una vez introducida la entrada de la carga en el ordenador, este debe informar la ubicación precisa asignada a cada unidad, conforme a la programación de almacenamiento preestablecida.

- La ejecución de un control de calidad inmediato. El control de calidad que se realiza se debe limitar a la comprobación de que el contenido del envase en el que se recibe el producto sea el correspondiente, para esta operación, las unidades de carga deben ir acompañadas de un albarán en el que se detallan las características del producto que se ha recibido.

- La recepción de todos los productos que comprendan la actividad industrial de la empresa propietaria de la bodega para esto es necesario realizar una serie de trabajos previos para determinar las necesidades de los medios mecánicos, humanos e informáticos que se requieren.