Acuerdo 060

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Acuerdo No. 060

Acuerdan:

Articulo Décimo Sexto

El presente acuerdo rige a partir de su expedición

Articulo Décimo Quinto

Todas la unidades de correspondencia, informaran el horario de atención al publico en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

Articulo Décimo Cuarto

Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimiento, la manera de elaborar oficios, cartas

Articulo Décimo Tercero

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.

Articulo Decimo Segundo

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental.

Articulo Décimo Primero

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaboran en original y máximo dos copias, remitiendose el original al destinario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento.

Articulo Decimo

Deberan ser revisadas, para verificar la competencia y los anexos de las comunicaciones oficiales recibidas.

Articulo Noveno

Seran responsables por la adecuada conservación de su documentación, así que requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de lo soportes.

Articulo Octavo

Elaboraran planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permiten certificar la recepcion de los documentos.

Articulo Septimo

Deberán establecer controles y procedimientos que permiten tener comunicaciones internas de carácter oficial, utilizando códigos de las dependencias, la numeracion consecutivas.

Articulo Sexto

Deberán tener numeración de los actos administrativos la cual debe ser consecutiva y las oficinas se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.

Articulo Quinto

Estos procedimientos deberán velar por la transferencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no existirán errores en la radicaciòn y se anulen los números.

Articulo Cuarto

Deberán tener en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destinos interno y externo que genere la entidad.

Articulo Tercero

Deberán establecer de acuerdo con su estructura, unidades de correspondencia, con personal suficiente y debidamente capacitado, y a su vez contar con lo medio necesarios, que permiten recibir, enviar y controlar la comunicaciones oficial.

Articulo Segundo

Definiciones:

Tabla de retención documental

Serie Documental

Registro de Comunicaciones Oficiales

Radicacion de Comunicaciones Oficiales

Documento Publico

Documento Original

Documento Electrónico de Archivo

Información registrada por medio electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital.

Correspondencia

Comunicaciones privadas que llegan a la entidades

Comunicaciones Oficiales

Son aquellas recibidas o producidas independientemente del medio utilizado.

Archivo Electronico

Conjunto de documento electrónicos, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor.