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par JESUS LOPEZ RUIZ Il y a 3 années

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Métodos de la Auditoría Administrativa

La auditoría administrativa, según el método de Manuel D'azaola, se organiza en varias etapas fundamentales que incluyen el registro, contratación de personal, financiamiento, producción, ventas y distribución, y dirección.

Métodos de la Auditoría Administrativa

Métodos de la Auditoría Administrativa

Método de la auditoría de calidad por Deming

Recolección de Documentos
Estratificación

“Es una técnica que simplemente consiste en separar los problemas por causas, condiciones, áreas o rangos de resultados. Es decir, por alguna característica que implique una incidencia separada en resultados.” La estratificación permite hallar el origen de un problema estudiado, separando cada uno de los componentes de un conjunto. A veces, al analizar por separado las partes del problema, se observa que la causa u origen está en un problema pequeño. Estratificar es una actividad importante en el proceso de solución de un problema, debido a que el análisis de la información se puede dificultar si no se hace una organización previa de ésta.

La estratificación puede brindar alguno de los beneficios siguientes: • Identificar la causa que tiene mayor influencia en el problema. • Ayudar a comprender de manera detallada la estructura del grupo de datos. • Permite examinar la diferencia en los valores promedios y la variación entre diferentes estratos.

Hojas de Verificación

“La hoja de verificación es un método para observar los datos (de atributo o de variable) a medida que son recolectados. Se trata de un formulario para recopilar los datos de un modo sistemático y congruente.”

Procedimiento para la elaboración de una hoja de verificación: • Defina claramente el propósito de la recolección de los datos. • Decida el procedimiento de recolección de datos. • Estime el total de datos a recolectar. • Diseñe el formato de la hoja. • Recolecte datos. • Verifique la factibilidad de uso del formato.

Actuar

Se toman decisiones con base en el aprendizaje obtenido. Si hubo fallas, se definen acciones correctivas. Si, por el contrario, los resultados fueron óptimos, se documenta dicho cambio y se integra dentro de los procesos empresariales.

- Incorporar la mejora al proceso - Comunicar la mejora a todos los integrantes de la empresa - Identificar nuevos proyectos/problemas

Verificar

transcurrido un periodo de tiempo previamente definido desde que se comienzan a hacer las actividades, en la tercera etapa del ciclo de Deming se procede a evaluar los resultados con base en los KPI seleccionados para cada objetivo. De este análisis se comprueba la eficiencia y eficacia de las acciones tomadas.

- Analizar y desplegar los datos - ¿Se han alcanzado los resultados deseados? - Comprender y documentar las diferencias - Revisar los problemas y errores - ¿Qué se aprendió? - ¿Qué queda aún por resolver?

Hacer

Los empleados empiezan a trabajar en los cambios para lograr los objetivos planteados, bajo instrucciones previas. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto.

- Implementar la mejora/verificar las causas de los problemas - Recopilar los datos apropiados

Identifica el problema, se crean objetivos para solucionarlo (como los SMART) y se designan los deberes para lograr dichos objetivos.

- Involucrar a la gente correcta - Recopilar los datos disponibles - Comprender las necesidades de los clientes - Estudiar exhaustivamente el/los procesos involucrados - ¿Es el proceso capaz de cumplir las necesidades? - Desarrollar el plan/entrenar al personal

Entre los instrumentos utilizados para mejorar la calidad en la organización, se encuentra el círculo de Deming, la aplicación correcta y constaste de esta técnica garantiza el incremento de un 5% mínimo mensual de productividad en las áreas implementadas.

Si bien el concepto de mejora continua empieza a ser adoptado por muchas empresas, la cultura organizacional de la dirección no favorece el desarrollo integral de esta filosofía ya que la impaciencia de la dirección queriendo ver resultados inmediatos arruinar cualquier plan a largo plazo que se pueda tener.

Método de Manuel D’azaola

Presentación y toma de decisiones
Elaboración del informe
Descripción de las 6 revisiones
Recolección de datos
Análisis

Analiza documentación como información diversa externa comprendiendo datos sobre el mercado, competencia, fuentes de abastecimiento, materia prima, fuerza de trabajo, etc.

Observación

Prácticamente infinita, puede consistir desde la forma de contestar un telefonema a un cliente o proveedor o la manera e solucionar una duda a un empleado.

Investigación

Puede ser interna o externa, se resuelve con formularios previamente formulados para cada función en la que estén comprendidas todas las cuestiones e interés general.

Registro

Establecer sistemas adecuados de contabilidad y estadística que proporciones la información completa , veraz y oportuna que permita orientar a la dirección acerca del resultado de sus operaciones.

Ventas y Distribución

Adoptar las medidas convenientes para asegurar la presencia y aceptación de los productos o servicios en el mercado.

Producción

Diseñar artículos y servicios que satisfagan necesidades humanas y que tenga una demanda real , para que la empresa tenga un beneficio razonable al realizarlos

Contratación de Personal

Personal idóneo para cada función y adiestrarlo para que cumpla de forma eficiente : Proporcionarle las mejores condiciones económicas,higiénicas y educacionales posibles a fin de elevar la moral del grupo, para que este prestigio influya sobre la conducta de la colectividad.

Financiamiento

Dotar a la empresa de los recursos económicos suficientes para que desarrolle mas actividades con normalidad . Estos recursos pueden provenir del capital proporcionado los accionistas o por el crédito que la empresa y encargado de esta función aya logrado obtener.

Dirección

Proporcionar los medios humanos y materiales para alcanzar y organizar ambos , de manera que aquellos se cumplan económicamente y eficientemente. ( Esta función es la que impulsa la acción)

Manuel D’azaola creía que siempre se habían enfocado en las acciones de las personas así como sus actos, pero que pocas veces se ponía atención en bienes de producción, economía del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos. Él creía que era importante revisar el sistema que generaba desarrollo económico para que de esta forma se pudieran cerrar el circulo de la auditoria.

Método de American Management

Presentación y sugerencias
Elaboración del informe por cada área
Descripción de hallazgos
Recolección de datos | Ejemplo Evaluación ejecutivos
Cuestionario Iniciativa y dinamismo
Cuestionario de Integridad
Cuestionario de Habilidades
Evaluación de los ejecutivos.

El funcionamiento de las actividades de la empresa depende de las decisiones de su grupo de ejecutivos. En relación a ellos interesa principalmente conocer aspectos de habilidad, integridad, e iniciativa y dinamismo.

Producción.

La distribución de los bienes y servicios representa un motor de las actividades dela empresa. Esta actividad requiere coordinación perfecta con las diversas áreas de la institución.

En esta área deben evaluarse aspectos tales como selección y entrenamiento delos vendedores, operaciones de apoyo a la venta, políticas de precios y demás puntos relacionados con este campo.

Eficiencia en la producción.

La calidad de los productos o servicios, así como su precio, son factores determinantes. No es posible pensar sólo en la magnitud de las ventas o en la lealtad de los consumidores, pues en campos sujetos a competencia intensa el factor costo es vital. Es necesario conocer los mejores métodos para incrementar constantemente la eficiencia.

Políticas fiscales.

Para poder obtener utilidades atractivas, es indispensable el manejo adecuado del dinero, y generalmente constituye uno de los problemas más importantes de las empresas. Se deben establecer políticas financieras a largo plazo, adoptar métodos de depreciación, vigilar estrictamente el presupuesto y evitar el abuso del crédito.

Los siguientes son lineamientos a observar en las políticas financieras en las empresas: * El abuso del crédito para obtener mejores utilidades es una medida peligrosa.En este sentido vale más ser conservadores. * Se deben adoptar métodos de depreciación, de inventarios y otros que complementen la estructura financiera. * En general es necesario procurar la obtención de recursos y realizar una vigilancia estricta sobre el presupuesto.

Consejo de administración.

Este grupo de personas que generalmente son ejecutivos y gente distinguida que no trabaja en la empresa, analiza los propósitos de la compañía y garantiza la continuidad de las operaciones.

Investigación y desarrollo.

La investigación y desarrollo proporcionan nueva soluciones a los problemas e incluso pueden determinar una orientación distinta para el futuro de la empresa.

La investigación no se limita al laboratorio o a una planta experimental. La labor de investigación y desarrollo debe realizarse incluso en empresas de servicios y en todas aquéllas que no se encuentren necesariamente en el ramo de la producción industrial.

Atención a los accionistas.

• Se debe mantener un equilibrio entre las necesidades que demanda el negocio y las peticiones de los accionistas. 1) Evitar riesgos innecesarios de capital. 2) Aumentar el capital contable por medio de reinversión de utilidades. 3) Obtener dividendos razonables. 4) Mantener informado a los accionistas de los 3 puntos anteriores.

Utilidades.

• La administración correcta genera buenas utilidades. • Se utilizan tendencias de tipo estadístico. • No deben permanecer estáticas a lo largo del tiempo. • Los resultados en utilidades deben compararse con los obtenidos por la competencia.

Estructura formal.

• Claridad en la autoridad y responsabilidad de cada uno de sus miembros, siempre equilibradas para lograr eficiencia. • Las técnicas y manuales de la organización se usan como instrumentos. • Se debe tomar en cuenta la organización como un todo.

Función económica.

Que perderían los grupos e individuos en caso de que la empresa cerrara

Establece que en toda organización se deben de evaluar diez áreas, para que de esta forma se puede determinar cómo es el funcionamiento de la organización. Dependiendo el giro de la empresa es que se recomiendan las 10 áreas para investigación. En este caso abordaremos las funciones establecidas para una Empresa con fines de lucro.

Método de Análisis Factorial

Presentación de Informe
Generar toma de decisiones
Presentar factores de decisión
Señalar hallazgos y responsables
Entrevista ala Fuerza de Trabajo
Cuestionarios sobre Medio de Producción
Cuestionarios sobre el Ambiente Laboral
Cuestionario sobre Políticas
Cuestionario sobre productos y procesos
Informe

Se preparan documentos para su discusión y presentación, señalando que problemática y diagnóstico están sujetos a juicio, no perdiendo de vista que la responsabilidad la tienen las personas encargadas de la dirección .

Combinar

los hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones conociendo la ejecución real, los factores limitadores que deben estudiarse con más detalle.

Examinar

Determinar el grado de concordancia de la operación de cada factor con las funciones asignadas, identificar que elementos del factor están estimulando la operación, conocer los objetivos que deberían lograrse en cada factor.

Analizar

Se procede a definir el objeto de la investigación, se determinan los factores pertinentes, averiguar las funciones de cada factor, recopilar la información necesaria y verificarla.

Planear

Se define el propósito final, determinando el tiempo disponible, planear el volumen de trabajo, determinar los medios de investigación, obtener la autorización necesaria.

El análisis factorial se debe observar desde el punto de vista de rendimiento y la productividad, los factores a evaluar varían de acuerdo con el giro de la empresa, sin embargo, es importante considerar el enfoque holístico de las organizaciones para verificar de que forma un factor influye en todas las áreas de la empresa.
Nos permite evaluar la eficiencia y la eficacia con que operan las organizaciones por medio de la revisión de los factores que influyen en una organización. Algunos de los factores que se consideran son Medio Ambiente, Productos, Financiamiento, Fuerza de trabajo, Suministros, Mercadeo, entre otros.

Método de Williams P. Leonard

Presentación de informe
Presentación escrita del informe
Elaboración del informe con hallazgos
Presentación a Dirección o Comité
Recolección de Datos
Investigación de Operaciones
Cuestionarios
Estudios del Tiempo
Manuales de Procedimientos
Diagramas
Organigramas
Etapas
Seguimiento

• Revisión de las instalaciones. • Apoyo por parte de los recursos humanos en el diseño de formas y procedimientos. • Conclusión de cualquier asunto pendiente. • Verificación del informe con la alta gerencia.

Presentación o Informe

• Discusión oral de los aspectos importantes. • Redacción del informe con los descubrimientos y recomendaciones. • Presentación del informe final.

Evaluación

• Qué áreas de la empresa están o no funcionando adecuadamente. • Qué áreas de la empresa cumplen con las expectativas para desarrollar sus recomendaciones.

Examen, Alcance y Limitaciones

• Planes y objetivos. • Estructura Organizacional. • Políticas y prácticas. • Reglamentos. • Sistemas y procedimientos. • Métodos de control. • Mechas de operación. • Recurso humano. • Instalaciones y equipos

Esquema General
Plantea que el objetivo principal es descubrir las deficiencias o áreas de mejora que pudieran existir en alguna de las partes de la empresa para realizar las recomendaciones que permitan superar esas deficiencias.
Afirma que la Auditoría era un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que se dé a sus recursos humanos y materiales, además dice que “su objetivo principal es completar cualquier asunto pendiente que forme parte de las recomendaciones, y sobre el cual no se haya hecho nada.