Problem Solving Decision Making

Plus de détails

Teknik dan Langkah Analisis Data (Lu'lu'ul Alawiyah)

par Detik kata

AGENDA 1

par Sasha Bagenda

metode ilmiah

par Shella Ade Pratiwi

Teks Negosiasi

par raza putra

Problem Solving Decision Making

6. Analisis Persoalan Potensial

• menganalisis persoalan2 potensial yg mungkin muncul pada saat pelaksanaan keputusan
• mempelajari penyimpangan2 yang dapat membatalkan atu menggangu rencana
• tindakan pencegahan atas kemungkinan terjadi penyimbangan yg dapat membatalkan atau menggangu pelaksanaan keputusan

4. Analisis Persoalan

Manfaat Analisis Persoalan :

1. Proses berpikir menjadi lebih terarah dan runtut (terstruktur) , sehingga tidak cepat melompat menyimpulkan sebab.
2. Meghilangkan praduga dan asumsi asumsi yang tidak berdasarkan data.

manfaat AP

1. proses berpikir menjadi terarah dan terstruktur, sehingga tidak cepat melompat menyimpulkan sebab
2. menghilangkan praduga atau asumsi asumsi yang tidak berdasarkan data

3. Solusi dan Tindakan

• Setelah mengetahui akar persoalan, saatnya kita merumuskan solusi
• Adakalanya solusi sudah ditetepkan, namun tidak bisa serta merta dilakukan, maka perlu dilakukan tindakan sementara
• adakalanya diperoleh lebih dari satu solusi. diperlukan analisis keputusan
• tindakan yang dilakukan perlu kita jaga agar masalah yang sama tidak terulang, maka perlu sebuah sistem untuk menjaganya.

2. Mendeskripsikan Persoalan

1) Langkah awal analisis persoalan adalah mendeskripsikan persoalan dengan jelas dan benar atas persoalan tunggal spesifik yang dihadapi.

Gunakan fish-bone chart

Fishbone chart menggambarkan hubungan sebab akibat dari suatu efek atau persoalan.

Fishbone chart adalah alat untuk mengidentifikasi persoalan, bukan untuk menyelesaikan persoalan.

-----------------------------

2) 5 Why ANALYSIS

setelah memetakan sebab persoalan dengan tepat, sekarang waktumya fokus menemukan akar masalah.

PRAKTIK 5 WHY

-------------------

3) VERIFIKASI SEBAB

Sebab yang paling mungkin belum bisa menjadi sebab pasti sebelum ada Verifikasi.

Oleh karena itu perlu dilakukan pengujian SEBAB tehadap sebuah FAKTA

Motode Verifikasi :

1. Uji lapangan : mengamati secara langsung kejadian yang sebenarnya.
2. Uji Hasil : Melakukan tindakan menghilangkan sebab, lalu dilihat hasilnya.
3. Uji Lab : melakukan kegiatan simulasi seperti kejadian sebenarnya.

1. Hubungan Sebab Akibat

Persoalan terjadi karena penyimpangan dari STANDAR

Karena itu PENTING Sekali menetapkan apa yang merupakan standar atau apa yang dianggap NORMAL.

Sebuah persoalan berawal dari Hubungan Sebab Akibat .

Ada sesuatu yang menciptakan efek tidak normal.

Penyimpangan adalah bentuk dari AKIBAT

Penyimpangan terjadi karena ada Faktor yang membuat berubah.

Faktor Perubahan itulah disebut SEBAB.

2. Problem Solving & Problem Solver

Problem Solving adalah Cara mengidentifikasi akar masalah dan menemukan solusi efektif untuk mengatasi masalah yang dihadapi.

Kemampuan ini berkaitan dengan berbagai kemampuan lain seperti kemampuan : active listening, komunikasi efektif, menganalisa, meneliti, kreativitas, kerjasama tim, dan pengambilan keputusan.

Probelm solving merupakan Essential skills yang perlu dimilki oleh setiap orang, terutama para leader, management, direktur, apalagi seorang konsultan.

Bagian terpenting dalam problem Solving adalah Identifikasi Akar masalah ( analisis situasi, analisis persoalan) yang bobotnya sekitar 80%. sedangkan memberikan solusi dan mengambil keputusan bobotnya hanya 20%.

-----------------------

Mengapa PENTING belajar PROBLEM SOLVING?

Kualitas Berpikir

Tingkatan Masalah

1. Persoalan Kompleks
2. Persoalan sedang
3. Persoalan kecil

Mindset tentang MASALAH :

• Kita selalu dihadapkan dengan berbagai macam masalah. karena itu tidak perlu TAKUT dan PANIK saat menghadapinya.
• Masalah bukanlah suatu krisis, dia hal BIASA. jangan bersikap antpati dan menyembunyiaknnya.

2 GEN untuk KUALITAS BERPIKIR

GENRI ( THEORY)

• artinya secara leksikal diartikan sebagai landasan teori
• artinya dalam mneyelesaikan setiap masalah harus menggunakan dasar keilmuan atau berdasarkan ilmu pengetahuan, dan atau pendekatan ilmiah.

GENSOKU ( RULES)

• dalam melakukan pemecahan masalah harus mengikuti standar operasional yang ada dengan disiplin dan komitmen.

------------

Informasi sangat mempengaruhi keberhasilan dalam mengidentifikasi masalah. namun seringkali mengalami banyak distorsi, misalnya tim mengemas informasi hanya untuk menyenangkan atau mengemas informasi berdasarkan asumsi semata.

Kesalahan mengenali masalah dapat berakibat fatal, karena itu informasi perlu dikelola sedemikian rupa agar mudah dianalisis.

-------------------------

LATIHAN BERPIKIR

Produk Kasur A

harga jual : 8juta

Margin profit : 30%

pasar : Rendah

Produk kasur B

Harga jual : 5juta

Margin profit : 15%

Pasar : Tinggi

bila anda diminta meningkatkan omzet dan profit, produk mana yang Anda prioritaskan untuk dijual?

-----------------------------------------

PROBLEM SOLVING ADALAH KETERAMPILAN BUKAN BAKAT

BEBERAPA SIKAP SESEORANG SAAT MENEMUI PROBLEM

1. Tipe Pengeluh : Gampang menyerah meskipun masalah kecil dan sederhana. memiliki sikap mental pecundang : blame, excuse, justify
2. Tipe Pemimpi : Suka mencetuskan gagasan, namun tidak terstruktur dan tidak mampu bergerak mewujudkannya.
3. Tipe Pengritik : pandai melihat kekurangan orang lain, tapi dirinya sendiri tak mau bergerak. dia adalah penurun semangat sejati.
4. Tipe Reaksi cepat : cepat bertindak ketika menghadapi masalah namun terlalu terburu buru. seandainya dia berpikir dulu, tentu kualitas haisl akna lebih baik
5. Tipe Problem Solver : Dia melihat dunia dengan cara berbeda. saat semua orang melihat masalah sebagai masalah, ia melihat sebagai peluang untuk sukses. ia mengatasi persoalan dengan tenang, menganalisa situasi, mencari tahu akar penyebab masalah, menyusun strategi solusi, mengambil keputusan, mampu mengeksekusi, dan memantau kemajuan dari setiap rencana yang dibuat.

---------------

Rapat Management atau Direksi : Bukan menyampaikan masalah ke direktur,

Tapi.. lakukan analisis situ

asi, analisis persoalan, buat opsi solusi, jika butuh saran, diskusikan dengan direktur atau perlu approval direktur

Mindset dan sikap Seorang Problem Solver

MENGUBAH MASALAH MENJADI PELUANG.

Menjadi Problem SOlver. Seorang Problem solver selalu menghadapi dan menyelesaikan masalah yang dihadapi karena persoalan tidak akan selesai dengan sendirinya.

LARI DARI MASALAH tidak akan membebaskan kita darinpersoalan tersebut, malah berpotensi menjadi semakin besar dan memunculan PERSOALAN lain.

LEVEL KAPASITAS SEORANG PROBLEM SOLVER lebih TInggi dari Persoalan itu sendiri.

Semakin tinggi posisi, semakin rumit dan kompleks persoalan

Ukuran dari persoalan tidaklah PENTING. yang penting dalah UKURAN diri kita sbg PROBLEM SOLVER.

Seorang Problem solver selalu menjaga kemampuannya minimal satu tingkat di atas persoalannya.

Dia adalah seorang pembelajar yang senantiasa mengembangkan diri sehingga mampu mengatasi berbagai persoalan yang dihadapi.

---------

SEMUA orang bisa menjadi Problem Solver :

1. Memiliki MIndset yang benar
2. Memiliki kemampuan berpikir terstruktur
3. memiliki kerangka berpikir sistematis
4. Menguasai berbagai alat analisis
5. Memiliki sikap mental yang baik

5. Analisis Keputusan

Kualitas Kepemimpinan dilihat dari kualitas keputusannya.

Salah satu tugas utama seorang pemimpin adalah membuat keputusan

KEPUTUSAN adalah pilihan terbaik menurut pengambil keputusan pada saat pilihan tersebut ditetapkan.

Sebagai pemimpin jangan ragu mengambil keputusan hanya karena ingin menyenangkan semua pihak. karena pada dasarnya pemimpin tidak bisa menyenangkan semua pihak.

Pengambilan keputusan melibatkan 2 atau lebih jika hanya ada 1 alternatif maka tidak perlu diadakan analisis keputusan.

Bila keputusan melibatkan banyak pihak, seringkali sudut pandangnya beda beda. Sehingga perlu menyepakati alat analisis yang sama.

-----------------

Kesalahan yang sering dalam mengambil keputusan

1. terlalu cepat berkesimpulan
2. buru buru menentukan pilihan
3. tidak berdasarkan data dan fakta yang akurat
4. tidak mempertimbangkan risiko
5. tidak menyadari adanya pilihan lain

---

Bagaimana mengajarkan pengambilan keputusan?

Melatih berpikir dan melakukan analisis keputusan

Analisis dulu, pilihan, minta saran

yang seharusnya dipertanggungjawabkan adalah proses pengambilan keputusannya, bukan hanya hasil keputusan.



proses analisis keptusan

jenis tindakan keputusan

1. Tindakan sementara : bila persoalan sangat besar dan belum diketahui karena butuh waktu yang lama untuk menganalisanya. maka tindakan diperlukan utk memperkecil akibat persoalan tersebut.
2. TIndakan koreksi : menghilangkan penyebab sehingga penyimpangan akan berhenti.
3. Tindakan penyesuaian. bila sebab tidak bisa dihilangkan atau terlalu mahal utk dihilangkan. dengan mengurangi akibat penyimpangan. menerima dan menyesuaikan sebab itu.

3. Analisis Situasi

PENTINGNYA ANALISIS SITUASI

Kebiasaan banyak orang saat menghadapi persoalan adalah lgsg menebak penyebab terjadinya persoalan. merasa seolah olah memahami akar masalah tanpa melakukan analisis mendalam.

Dengan sigap cepat memutuskan sesuatu berharap segera selesai. faktaya persoalan muncul lagi karena sebenarnya mereka tidak menghilangkan akar masalah.

cara seperti ini menyebabkan kerugian buat perusahaan karena kehilangan banyak waktu, tenaga, dan pemborosan sumber daya yang tidak perlu.

persoalan yang sederhana ( jelas dan spesifik) mudah ditangani. namun yang sering terjadi adalah masalah kompleks ( terdiri dari berbagai variable, elemen, dan komponen yang saling terkait).

Dalam menghadapi massalah KOMPLEKS, perlu dilakukan ANALISIS SITUASI.

Tujuan analisis Situasi

• Bukan untuk menyelesaikan masalah, namun membantu kita memahami dan mempelajari sebuah masalah rumit dan kompleks dengan cara yang lebih efektif dan menyeluruh.
• mengetahui gambaran menyeluruh tentang keadaan situasi sebenarnya yang akan dipelajari sehingga mengetahui petanya, apa saja yang perlu diperbaiki, menata prioritasnya, serta menentukan langkah selanjutnya untuk menangani masalah.

Langkah2 Analisisi Situasi

4. Menetapkan Respon yang Tepat

Untuk menyelesaikan persoalan tunggal dan spesifik, ada 3 langkah yang bisa dilakukan secara berurutan atau tidak berurutan atau hanya memilih salah satu, tergantung dari persoalan yang dihadapi :

1. Persoalan yang sebabnya perlu diketahui ( mengetahui akar sebab) --> Analisis Persoalan
2. Memilih tindakan -- >> Analisis keputusan
3. mengamankan rencana -->. Analisis Persoalan Potensial

3. Menentukan Prioritas

seringnya, hasil dari LTA menemukan persoalan tunggal spesifik lebih dari satu. padahal Sumberdaya terbatas, sehingga kita tidak bisa menyelesaikan semua persoalan secara sekaligus. kita perlu menetapkan prioritas masalah mana yang akan diselesaikan lebih dulu.

Tools bisa pakai kuadran prioritas Masalah.

Catatan : ini hanya contoh kuadran prioritas masalah. Daftar persoalan yang ditampilkan di contoh adalah SALAH. yang BENAR adalah daftar masalah tunggal dan spesifik.

2. Mencacah masalah

Seringkali, saat pertama kali menemukan masalah, kesan awal adalah rumit dan kompleks sehingga tidak tahu harus mulai darimana.

Masalah yang rumit perlu kita cacah menjadi bagian bagian yang lebih kecil hingga mendapatkan masalah tunggal dan spesifik.

setelah masalah terpetakan secara spesifik, maka masalah dapat diselesaikan dengan lebih mudah.

-----------------------------------------------------------

INILAH RAHASIA BERPIKIR KONSULTAN KELAS DUNIA



KEMAMPUAN BERPIKIR SISTEMATIS SEPERTI INI MAHAL HARGANYA

INI ADALAH RAHASIA BERPIKIR PARA KONSULTAN KELAS DUNIA

---> Prinsip ini digunakan untuk mengurai suatu persoalan kompleks menjadi beberapa komponen atau bagian.

---> Bila dianggap masih kompleks, dicacah lagi sampai menjadi komponen yang paling kecil, hingga tiap komponennya menjadi Persoalan tunggal dan spesifik.

--> Cantumkan keterangan Bisnis data yang valid pada setiap bagian persoalan tunggal dan spesifik. Gunakan kombinasi 3GEN untuk mendapatkan bisnis data yang VALID.

--> Persoalan tunggal dan spesifik dapat diselesaikan dengan lebih mudah.

--> Setelah semua masalah terpetakan, tinggal menetapkan bagian mana yang akan diselesaikan lebih dahulu, sesuai prioritas. Fokuslah pada masalah yang lebih krusial

LOGIC TREE ANALYSIS

• Dikembangkan oleh Mckinsey. dan digunakan oleh perusahaan KONSULTAN kelas Dunia

Praktik : LTA

1. Pilih satu masalah kompleks, dan cacah menjadi bagian terkecil menggunakan LTA
2. Lengkapi dengan bisnis data yang VALID, sehingga kamu akan mengetahui persoalan yang sebenarnya dan berapa bobot prioritasnya.

1. Identifikasi Masalah

Tujuan : Melihat lebih jelas masalah apa yang sedang dihadapi atau masalah sebenarnya.

Output : Daftar masalah

Metode : Genba, genbutsu, Genjitsu

Best Thinking : Genri dan Gensoku

Best Practices : Genba, Genbutsu, Genjitsu

Dalamm mengambil keputusan, seorang problem solver tidak boleh hanya mengandalkan laporan dan informasi dari bawahannya/ sub ordinatnya. perlu melakukan 3 GEN.

Genba ( Real Place ) : Melihat lgsg ke tempat kejadian, utk memastikan lebih jelas atau detail mengenai apa yang terjadi.

Genbutsu ( Objek sesungguhnya) : observasi dan merasakan lingkungan, kondisi, kejadian, benda, proses, dan sistem yang berjalan.

Genjitsu ( Reality- Fakta sesungguhnya) : kumpulkan informasi, dan , dan fakta melalui berbagai cara ( wawancara, rapat, membaca dokumen, membaca data sistem, dsb) untuk dianalisa.

----------------

**Latihan Praktik 3 GEN

• Berikan contoh persoalan yang terjadi, lalu berikan contoh 3 GEN

1. Pendahuluan

Profile -->. https://www.youtube.com/watch?v=qpmCuLWV_k8

Apakah Anda sering menghadapai masalah?

Bagaimana perasaan dan pikiran Anda saat menghadapi masalah atau Persoalan?

-------------

Bagaimana Mindset yang tepat menghadapi masalah?

• Dalam hidup dan pekerjaan, kita selalu dihadapkan pada berbagai MASALAH, karena itu tidak perlu Takut dan PANIK saat menhadapinya
• MASALAH bukanlah suatu krisis, MASALAH adalah hal BIASA. Jangan bersikap antipati, menganggap sebagai sebuah AIB atau KESALAHAN yang perlu DISEMBUNYIKAN.

" Hanya orang yang selalu menghindari masalah, mereka akan Takut dan PANIK saat menghadapinya."

• PROBLEM is a BREAKFAST for the CEO
• PROBLEM is a BREAKFAST for the S-LEVEL
• PROBLEM is a BREAKFAST for the MANAGEMENT
• PROBLEM is a BREAKFAST for the PO/SM
• PROBLEM is a BREAKFAST for the DEVELOPER

MINDSET yang SALAH tentang MASALAH/ PERSOALAN :

Seorang direktur atau Management atau PO/SM bereaksi marah ketika menghadapi masalah.

sekali anda marah, maka tim anda akan ketakutan menyampaikan MASALAH.

NASIHAT untuk semua orang ---> Keep Calm, miliki mindset PROBLEM SOLVER ketika menghadapai persoalan atau masalah.

3. SEnsitivitas Mengenal PERSOALAN

Sensitivitas mengenal Persoalan berarti MEMPUNYAI kemampuan yang tajam dalam mengenali PERSOALAN dengan 2 cara :

1. Memiliki kesadaran tentang persoalan
2. memiliki pengetahuan tentangan STANDAR

1) PROBLEM AWARENESS :

• Mengetahui TUJUAN/ GOAL dengan jelas
• Mengetahui Standard setiap PROSES ( dalam setiap aktivitas ada 3 standar : BMW)

2) Pengetahun tentang Standar :

Standard Kualitas Produk:

• Setiap produk harus melewati uji kualitas sebelum dilepas ke pasar.
• Semua produk harus memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dalam spesifikasi teknis.

Standard Biaya:

• Biaya produksi tidak boleh melebihi anggaran yang telah ditetapkan.
• Setiap departemen harus mengikuti anggaran biaya yang telah disetujui.

Standard Waktu:

• Proyek harus selesai sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
• Waktu respons terhadap permintaan pelanggan tidak boleh melebihi 24 jam.

Standard Keamanan:

• Semua karyawan harus mengenakan peralatan keselamatan saat bekerja di area produksi.
• Akses ke data sensitif harus dibatasi hanya kepada pihak yang berwenang.

Standard Layanan Pelanggan:

• Setiap panggilan pelanggan harus dijawab dalam tiga kali bel berdering.
• Semua permintaan pelanggan harus diselesaikan dalam waktu 48 jam.

Standard Etika Bisnis:

• Tidak boleh ada pelanggaran terhadap etika bisnis atau praktik yang merugikan.
• Semua kontrak harus mengikuti peraturan hukum dan etika yang berlaku.

Standard Kesehatan dan Keselamatan Kerja:

• Setiap karyawan harus menjalani pelatihan keselamatan sebelum memulai pekerjaan.
• Semua area kerja harus memenuhi standar keselamatan yang telah ditetapkan.

Standard Kelestarian Lingkungan:

• Penggunaan bahan berbahaya harus dikurangi sesuai dengan standar kelestarian lingkungan.
• Setiap departemen harus mematuhi aturan pengolahan limbah yang telah ditetapkan.

Standard Kinerja Karyawan:

• Setiap karyawan harus mencapai target produktivitas yang telah ditetapkan.
• Evaluasi kinerja karyawan harus dilakukan setiap enam bulan.

Standard Inovasi dan Penelitian:

• Setiap tahun, harus ada setidaknya dua produk baru yang dihasilkan dari upaya penelitian dan pengembangan.
• Tim penelitian harus mengikuti jadwal penelitian yang telah ditentukan.

Standard Keuangan:

• Setiap bulan, laporan keuangan harus disiapkan dan diaudit oleh akuntan eksternal.
• Rasio utang terhadap modal tidak boleh melebihi 1:1.

Standard Pengiriman dan Distribusi:

• Setiap produk harus dikirim dalam waktu maksimal 24 jam setelah pesanan diterima.
• Setiap distributor harus menjalani pelatihan tentang penanganan produk yang tepat.

----------------------

LATIHAN menganalisa Persoalan

------------------

CARA MENGIDENTIFIKASI PERSOALAN

1. Bandingkan target/Goal dg aktual
2. bandingkan standar dg aktual

**kita bisa membandingkan goal dan atau standar dengan aktual jika kita melakukan MONITORING dan PENGUKURAN.

-------------------------------------------------------------------

Pentingnya Kemampuan membuat Goal dan Strategy.

1. Direktur. Membuat Goal untuk 1- 3 tahun ke depan. membuat strategic plannya
2. management : Membuat goal 3bulan-6bulan ke depan. Menterjemahkan strategic plan menjadi tactical Plan.
3. PO/SM/Spv : membuat Goal 1 minggu-1bulan ke depan. Menterjemahkan taktikal plan menjadi Operasional plan.

-----------

Seorang PROBLEM SOLVER memiliki kemampuan mengenali persoalan dengan tajam bahkan mengenalinya sejak dini, dan menyelesaikan sampai ke akar MASALAH.

2. Pentingnya STANDARD

"Bila tidak ada standard kita tidak bisa mengetahui apakah suatu kondisi Normal atau TIDAK NORMAL."

--------------

Bila Standard tidak ada, suatu kondisi TIDAK NORMAL bisa dianggap NORMAL. dan sebaliknya, kondisi normal bisa dianggap TIDAK NORMAL.

Dampaknya, respon dan tindakan kita tidak normal bahkan tidak bertindak sama sekali.

----------------------------------

TIDAK ADA STANDARD TIDAK ADA PERSOALAN

Seringkali orang merasa tidak ada PERSOALAN karena tidak mempunyai STANDARD atau tidak TAHU / tidak PEKA terhadap STANDARD

**latihan identifikasi di tim maisng2.. contoh hal yang dianggap bukan persoalan karena tidak ada standard.

1. Perbedaan PERSOALAN vs MASALAH

Memahami PERBEDAAN antara MASALAH dan PERSOALAN

in English :

Persoalan --> Problem

Masalah --> Concern

Persoalan adalah Perbedaan antara keadaan yang diinginkan dengan kenyataan yang ada saat ini.

Masalah adalah keadaan belum sesuai dengan yang diharapkan dan mendorong untuk melakukan tindakan penyelesaian.

---------------------

Contoh : Masalah yang bukan persoalan

1. Bagian Produksi tidak mampu memenuhi permintaan penjualan
2. Bagian penjualan tidak mampu menjual produk

Contoh : Persoalan yang bukan Masalah --> target penjualan 5 M, tercapai 6 M

-----------------------------

PERSOALAN = ABNORMALITY

Adanya penyimpangan dari standard