DESARROLLO DEL EVENTO
Elaborar informe
Finalmente, el coordinador del evento debe elaborar un informe donde se consignarán todos los inconvenientes o cambios sucedidos durante el desarrollo del evento; aunque no haya sucedido nada diferente, se debe elaborar el informe.
Remontar salón
Ya sea que haya otro evento o no, el salón o áreas utilizadas deben quedar organizadas.
Desarrollo de las actividades del evento
Servicio de canapés o pasabocas.
Hay dos formas de servicio:
Montando mostradores
distribuidos por el salón
Distribuidos por el personal
de servicio en bandejas.
Servicio de refrigerio (Coffee breack):
Es el servicio más común durante la realización de eventos no sociales; los refrigerios han sido seleccionados previamente y se deben servir a la hora fijada.
Servicio de alimento
Hay tres opciones de servicios
de alimentos en eventos:
Servicio de desayuno,
almuerzos o cenas
Clases de servicio
Servicio de guardón
o mesa auxiliar
Servicio inglés
Modificación del servicio americano
o servicio americano modificado
Servicio americano o a la americana
Tradicionalmente se preparan menús
fijos pre-establecidos o con buffets.
Pasos a tener en cuenta
Ubicación de asistentes:
Existen tres procedimientos
para ubicar asistentes a un evento:
Ubicación mixta
Ubicación prefijada
Ubicación libre
Recepción de los asistentes e invitados:
Se supervisa el control de entrada de los invitados se controlarán las áreas de acceso y el manejo de la información y si se presta servicio de guardarropa y/o de paquetes.
Revisión previa
Esto lo realizar la coordinacion por lo menos 1 hora antes de que inicie el evento,
Despedida
Se debe revisar la cuenta, controlando que corresponda a lo contratado (precio, cantidades), se deben legalizar los extras o sea los consumos que no estaban previstos, y adicionarlos a la cuenta.
Terminación del evento
Se debe tratar de que los eventos terminen a la hora acordada, ya que su prolongación puede ocasionar mayores costos sobre todo en personal (horas extras); también es corriente que el salón esté comprometido para otro evento y necesite su reorganización.
Servicio de bebidas
Existen dos modalidades para servir bebidas:
Open bar Es cuando los invitados pueden solicitar cualquier tipo de bebida y en la forma que quieran. Es una modalidad muy poco usada por lo difícil de implementar y lo costosa.
Selección previa Es cuando se han seleccionado previamente con los anfitriones los tipos de bebidas (whisky, vodka, etc.) , las marcas y las cantidades a servir, así como el momento y la forma (por tragos, por botellas). Es la modalidad más utilizada.
Aquí veremos los pasos para realizar un evento, resaltando los puntos que se deben tener en cuenta.
