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foro 1 Segundo Parcial Vega Karla
El procedimiento descrito es fundamental para la elaboración, modificación y control de documentos dentro del Sistema de Gestión de la Acreditación del Servicio de Acreditación Ecuatoriano (
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Még több ilyen
Los respaldos se guardan en archivo bajo custodia de Sistemas.
Frecuencia mínima
semanal
La persona responsable por la administración del servidor es quien realiza los respaldos de la información contenida en los mismos
El SAE no entrega información de los procesos de acreditación de OECs total o parcialmente
funcionarios del SAE, evaluadores, miembros de comités y comisiones, y cualquier otra persona
que tiene acceso a
información de los procesos de acreditación deben guardar confidencialidad
Documentos publicados por el SAE a través de su página web no son confidenciales
Documento físico obsoleto
Documento que se considere histórico (relevante) será archivado por la DGC con una identificación que los caracterice como obsoleto
Documento electrónico obsoleto
La DGC mantendrá el archivo electrónico de los documentos obsoletos
Documentos que aparecen referenciados en la elaboración de documentos
Las DAs deben revisar periódicamente la actualización y vigencia de los documentos externos que controla
para efectos de controlar su manejo, la DGC mantiene la Lista Maestra de Documentos Externos
se puede hacer referencia
links para la descarga del documento actualizado
otras listas oficiales externas
Documento
Información general acerca del SAE, sus atribuciones legales, actividades que realiza y medios de financiamiento para éstas
Dirección Responsable DAF/DAJ
Información general sobre tarifas a ser aplicadas en los procesos de acreditación
Dirección Responsable DAF
Información de Comités Técnicos
Listado de OECs acreditados, sus alcances de acreditación y estado actual de su acreditación
Dirección Responsable DAs
Información de Organismos Internacionales
Procedimientos, formatos y otros documentos de aplicación para evaluadores
Procedimientos, criterios, formatos y otros documentos de observación obligatoria por parte de los OECs en los procesos de acreditación
Dirección Responsable DGC
Control de la actualización
La DGC coordinará supervisiones según planificación anual
Se exhiben
información actualizada sobre los OECs
documentos que están disponibles al público
Difusión a usuarios externos
Modificaciones
son publicadas en la página web por la DGC
Comunicar con transparencia y claridad los requisitos en los procesos de acreditación y las actividades que realiza el SAE
La difusión de los documentos públicos se realiza a través de la página web del SAE
Difusión interna
Modificación
La DA responsable puede disponer en coordinación con la DGC para tratar los cambios del documento
La fecha de inicio de vigencia de cada documento corresponde a la fecha de aprobación
se utiliza el sistema informático
El personal debe utilizar los documentos del SGA publicados a través del sistema informático
Los documentos aprobados se registran en la Lista Maestra de Documentos Internos (F PG02 03)
debe incluir al menos
cualquier observación que se considere pertinente
página web cuando debe ser publicado
fecha en que entra en vigencia
nombre del documento
identificación (código)
Garantizar los principios de confidencialidad en el acceso y uso de los documentos del sistema
Para el personal y partes interesadas, la gestión de documentos definida por el SAE tienen que mantener la documentación del SGA
disponible
actualizada
organizada
Para todos los documentos, se actualiza el número de revisión/edición de manera consecutiva
cada vez que el
documento es modificado en su contenido
Ejemplo: R01
Tabla de Control de Cambios
Se llenará identificando
la causa o importancia de la modificación
breve resumen de las modificaciones realizadas
identificación de si es
sustitución
ambas
eliminación de texto
supresión
un texto nuevo
adición
modificaciones
revisión vigente tras el cambio
fecha de aprobación de los cambios
Para todos los documentos los cambios se registran en la tabla de Control de Cambios (excepto formatos y planes estratégicos)
La dirección de un área determine que es necesario modificar un documento ya existente como un proceso de mejora continua
Es necesaria para asegurar la eficaz planificación, operación y control de los procesos que ejecuta el SAE.
Los documentos oficiales del SAE y con validez legal son publicados originalmente en español con el código "(E)"
también se puede
emitir versiones en inglés
para
requirimiento de organismos o evaluadores pares
Se incluyen en la Lista maestra de documentos externos y en el Plan anual de revisión de documentos
Cada DA dueña de los documentos del SGA es responsable de la actualización de los documentos
Ejemplo
Elaborado por: DC Nombre Fecha:
La DGC debe revisar los documentos antes de su aprobación
Debe ser revisado por el director de área responsable del proceso
La revisión del documento se formaliza con la firma digital o en archivo físico
Revisión Preliminar
Se revisan los detalles de forma
Se asegura la adecuación con los requisitos del SGA
Es revisado por personal del área responsable del mismo
que entiendan
objetivo del documento
tema del documento
Redacción
Se redacta la primera versión del texto, siguiendo la planeación realizada, pero considerando la flexibilidad necesaria al aplicarla
se debe seguir los lineamientos de forma dados en este procedimiento
Planeación
Pasos recomendados
Organizar la información mediante un bosquejo
Clasificar, analizar e interpretar la información
En caso de utilizar nuevos documentos externos
Revisar los requisitos normativos o reglamentarios que se deben contemplar
Investigar y recolectar información para el contenido del documento
Definir el alcance y la amplitud del escrito
Decidir el tipo del documento
Analizar al lector o grupo de lectores que tendrán acceso al documento
Definir el objetivo o propósito del documento
Ayuda a asegurar que el documento cumpla con el objetivo para el cual es elaborado
Se elaborará un nuevo documento cuando
Se identifique la necesidad de un documento nuevo o modificación como resultado de los procesos de mejora continua
La Dirección de un área determine que es necesario tener por escrito un proceso
Para asegurar la planificación eficaz, operación y control de los procesos que ejecuta el SAE
Cualquier cambio en los requisitos normativos o legales afecte al SGA
Surja un nuevo requisito normativo o legal
Incluir tablas o ilustraciones para facilitar la comprensión
El sistema documental debe procurar ser sencillo, de fácil manejo y control
Presentación de los documentos SGA
margen izquierdo y derecho de 3 cm
margen superior e inferior de 2,5 cm y 2 cm respectivamente
tipo de letra "Arial", tamaño 10 e interlineado de 1,15
emplear papel tamaño A4
elaborará con plantillas existentes
mantener uniformidad
Documento es cierta información contenida en un medio de soporte ya sea en papel o digital
Justificación
| Elaboración |
Revisión
Aprobación
Publicación y difusión
Su contenido, codificación y formato de presentación será elaborado tomando como guía los formatos de documentos existentes
Codificación 2
AD
Identificación de las siglas del área o sistema
Codificación 1
F
PA01
Identificación del documento
Por lo mínimo deben contener
Pie de página
Cuerpo
Encabezado
Facilitan el registro de actividades, pasando entonces a ser considerados registros del SGA del SAE
PG03
Identificación del documento que origina el Instructivo
I
Las actividades deben especificarse en términos de: recursos, documentos a utilizar, etc.
Describen detalladamente la forma de realizar una determinada actividad o tarea
G
Se basan en el consenso de diferentes puntos de vista
Describen orientaciones para la ejecución de determinadas actividades por parte de un OEC
Contienen una serie de lineamientos definidos por el SAE sobre un determinado tema
R00
GA
GA = Criterios Generales de Acreditación EA = Criterios Específicos de Acreditación
CR
Criterios Específicos
Contienen directrices de aplicación complementarios a los requisitos de acreditación generales
Criterios Generales
Contienen directrices armonizadas con disposiciones de ILAC e IAF para aplicación de normas de acreditación
R01
PA = Procedimiento de Acreditación PG = Procedimiento General PO = Procedimiento Operativo
03
Número secuencial
Debe contener
Anexos
Descripción
Responsabilidades
Definiciones
Documentos de referencia
Alcance
Objetivo
Procedimientos desciben
PO
pasos y modo de ejecución de los procesos relacionados con la evaluación y acreditación de OECs.
PG
pasos y modo de ejecución de los procesos internos del SAE relacionados con el SGA
PA
pasos y modo de ejecución de los procesos de acreditación a los OECs
R00
Número de revisión
RI
02
Número secuencial
Presenta en forma de títulos, capítulos y artículos
Otros Manuales Internos (M)
R03
Número de revisión
MTH
Identificación del tipo de documento
02
Número secuencia
Recopilan de manera organizada y coherente políticas, estándares, procedimientos que afectan a procesos o actividades del SAE
Codificación
El MGA se identifica por el número de la edición que esté vigente
Contenido
Bases legales y especifica las políticas, estructura y componentes del SGA que ha establecido del SAE para la evaluación y acreditación de OEC
Términos de operación del SGA
anexos
pie de página
contenido específico
encabezado
Registros
Información registrada del resultado de las operaciones del SAE
Instructivos y otros documentos
c) Formatos (F)
Documentos que facilitan y ordenan la información requerida por el sistema
b) Instructivos (I)
Descripción de actividades específicas relacionadas con el SGA
a) Guías (G)
Guías de aplicación para OECs
Guías para orientación a Organismos de Evaluación de la Conformidad (OECs)
Descripciones de actividades específicas, formatos requeridos en el sistema
Reglamentos Internos, Manuales específicos, Procedimientos, Criterios y Políticas
h) Políticas
Políticas del SAE para cumplimiento por parte de OECs
g) Criterios Específicos (CR EA)
Criterios de aplicación complementarios a los requisitos de acreditación generales
f) Criterios Generales de Acreditación (CR GA)
Directrices armonizadas con disposiciones de ILAC e IAF para aplicación de normas de acreditación
e) Procedimientos Operativos (PO)
Pasos y modo de ejecución de procesos relacionados a la evaluación y acreditación de OECs
d) Procedimientos Generales (PG)
Pasos y modo de ejecución de procesos internos del SAE relacionados con el SGA
c) Procedimientos de Acreditación (PA)
Pasos y modo de ejecución del proceso de acreditación
b) Manuales internos (específicos) (M)
Establecen los requisitos y disposiciones específicas para el funcionamiento de aspectos o estructuras internas del SAE
a) Reglamentos internos (RI)
Regulan el funcionamiento y operación de comités, evaluadores y del SAE
Establecen requisitos específicos para el funcionamiento del SAE
Manual de Gestión de la Acreditación (MGA)
Propósito
Bases legales y políticas del SAE
Dispone los términos de operación del SGA
que permiten
organizar, administrar y ejecutar la acreditación de OEC (Organismos de Evaluación de la Conformidad)
a la
Dirección de Gestión de la Calidad
Direcciones de Áreas
aplicando y vigilando el cumplimiento del procedimiento
Evaluación de la Conformidad - Vocabulario y principios generales
Sistemas de gestión de la calidad - Conceptos y vocabulario
Directrices para la documentación de sistemas de gestión de la calidad
Evaluación de la conformidad
Sistema de Gestión de la Acreditación del SAE (Servicio de Acreditación Ecuatoriano)
