UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA
CONCEPTOS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA O GERENCIAL.
Requisitos de los sistemas de información
Previsión de las necesidades de la gerencia: los sistemas deben tener gran flexibilidad con los trabajadores de tal manera que estos desarrollen y recuperen información, deben ser útiles para tomar decisiones.
Manejo del retraso de la información: los sistemas de información se pueden diseñar para suministrar información de acuerdo con las necesidades requeridas.
Reducción de los datos: debido a que no toda la información es de utilidad se debe hacer una reducción de los datos, los sistemas de información pueden hacer esa tarea y dejar específicamente la información que necesitan los trabajadores.
Procesamiento de datos de transacciones: los datos dentro de una organización se usan para presentar informes que indican hechos de la empresa.
Atributos
Son caracteristicas que tienen significado para el usuario de cada elemento de la información.
De un conjunto de la información
Oportunidad: Esta disponible cuando se le necesita y no se ha desactualizado a causa de retrasos.
Completitud: Proporciona al usuario todo lo que necesita saber acerca de una situación particular
Relevancia: La información toma relevancia si es necesaria para una situación particular.
De un elemento de la información
Temporalidad:Puede estar orientada hacia el pasado, hacia los sucesos actuales o hacia kas actividades y sucesos futuros.
Origen: La información se puede originar desde fuentes enla organización o fuera de ella.
Extensión: Se refiere al campo de acción, el uso determina el alcance necesario.
Frecuencia: La frecuencia es la medida de cuán a menudo se requiere, se acaba o se produce.
Forma:Cualitativa o cuantitativa, numérica y gráfica, imporesa o visualizada, resumida o detallada.
Exactitud: La información es cierta o falsa, exacta o inexacta.
Diferencia entre de datos y la infromación
Infromación: Es un conocimiento basado en datos que mediante un procesamiento crea significado, proposito y utilidad que reducen la incertidumbre y resplada la toma de desiciones.
Datos: De manera individual no tienen ningún significado. Se deben presentar de forma utlizable. Se deben colocar en un contexto para que tengan valor.
Fuentes y usos
problemas con las fuentes de información
antigüedad: para los administradores es mas valiosa la información actual, el retraso de una información se puede dar por el tiempo que se demora en recolectar la información y por esta razón se debe ser eficientes a la hora de hacerlo.
consistencia: la información debe basarse en datos homogéneos.
confiabilidad: información verídica y de fidelidad a la imagen.
validez: la información debe ser especial y significativa a la hora de responder al problema.
imparcialidad: la información no debe reflejar prejuicio alguno, y se da mediante datos de deducciones exactas.
información secundaria: la información ya ha sido obtenida y almacenada por un sitio accesible.
organismos del gobierno: en la mayoría de los casos la información esta disponible sobre pedido y es emitida por las entidades gubernamentales.
publicaciones: generalmente las personas que tienen el alcance de estas deben ser autorizadas, y su información es objetiva.
información conseguida por fuentes externas: se adquiere por compañías especializadas.
información a la propia compañía: es la información emitida por los trabajadores de la organización, la cual es de gran utilidad para los gerentes, aunque muchas veces no se tiene en cuenta ya que no se conoce la información que tienen otros departamentos.
información primaria: se debe exigir para un problema en especifico, es la información reunida por primera vez para la organización.
puede ser obtenida por:
valoración subjetiva: se da para obtener información de parte de los expertos, es para información especifica que no se puede obtener de otra manera.
encuestas: requiere de planeación extensa, pero permite lograr un gran numero de fuentes de información.
experimentación: se elige el entorno, se manipulan las variables pertinentes y de esta manera se logra determinar las conclusiones adecuadas, es importante tener un control de la información y tener seguridad que es verídica.
observación: puede tener conocimientos de primera mano, que requiere un adecuado manejo sin dejar factores importantes ya que con este método se pueden saltar datos importantes o llegar a tener mala interpretación en la información.
valor de la información
Es la importancia que se le debe dar a la información y de que manera la información resulta ser de utilidad, es subjetiva.
Costo versus beneficio: Es el costo que requiere cierta información, teniendo en cuenta que esta permite tener un beneficio mayor dentro de la empresa.
Valor incremental: Es la ganancia económica adicional que se da por tomar dicha información.
Teoria de la información
Su fundamento son
Comunicación
Ssitema de comunicación
Mensaje
Destino
Canal
Fuente
Problmas
Eficacia:Se relacion con el éxito de la comunicación para producir las acciones o conducta deseadas.
Semántico: Se refiere a cuán precisamente el receptor entiende o interpreta el mensaje del emisor.
Técnico: Se refiere a la presición de la transmisión de un conjunto de simbolos desde el emisor hasta el receptor.
Es cualquier procedimiento mediante el cual una persona puede influir en la mente de otra.
Información
Definición: La información es un conjunto de datos que s epresenta de forma inteligible al receptor. Tiene un valor real o percibido para el usuario. Debe ser relevante. Para los gerentes la información es un recurso de igual importancia que el personal, instalaciones y el capital.
Tipos
Administrativa: Es considerada un subproducto del proceso de contabilidad. Es necesario que la infromación sea resumida que uestren los resultados en forma general y las tendencias de interes, que comparen el rendimiento planeado contra el real en las divisiones, departamentos, ares de produccion etc. Para los administradores en ocacion es mas util la informacion cualitativa/subjetiva para la toma de desiciones(Valorariones, opiniones,etc)
Información difundida en el exterior: La información que un ejecutivo principal desesa revisar antes que sea trnasmitida a los accionistas o a los medios de comunicación.
Información confidencaial: Informes, rumores y opiniones respecto a las actividades en el entorno de la organización.
Información de operación: Son indicadores claves de como la organización o las personas se estan desempeñando.
Información de planeación: Descripción de principales desarrollos y programas que deben iniciarse en el futuro.
Información de advertencia: Señala los cambios que estan ocurriendo tanto de las oportunidaes como de problemas futuros que afectan el exito de la organización
Información de situación: Tambien conocida como info. de avance mantiene al tnto a los gerentes de los problemas presnetes y de las crisis con el fin de aprovechar oportunidades.
Informacion de apoyo: Hace referencia a las situaciones actuales o niveles de logro de la organización.
Contable: Asume los reportes de ingresos y estados financieros. Comprende asimismo costos de personal, gastos de personal, y distribucion de gastos generales, como tambien desarrollo y administración de presupuestos y el analsis del funcionamiento de la organización.
