EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

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TIPOS

Expediente virtual

Expediente híbrido

Expediente digital o digitalizado

Expediente Electrónico o Expediente Electrónico de Archivo

Normatividad

Decreto 1080 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Artículo 2.8.2.7.12. Del expediente electrónico

Expediente: reflejo de la secuencia de un trámite

Conjunto de documentos relacionados entre sí

CICLO VITAL DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Retención y disposición final de documentos y expedientes electrónicos

Mediante PGD, TVD y TRD

Cierre y archivo del expediente electrónico

cerrar el expediente, actualizar el índice y firmarlo.

Gestión

Principios archivíticos (procedencia y orden original)

Apertura

A partir de CCD Y TRD

Conforman series o subseries

Simples o compuestas

ELEMENTOS DEL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

Metadatos o información virtual contenida en ellos.

Firma del índice electrónico.

Índice electrónico.

Identificación de los doc. electrónicos

Con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación

Metadatos

Firma de índice electrónico

Estructura índice eletrónico

Expediente Foliado

Origen

Tamaño

Formato

Página Fin

Página Inicio

Orden Documento Expediente

Función Resumen

Valor Huella

Fecha Incorporación Expediente

Fecha Creación Documento / Fecha de declaración de documento de archivo

Tipología Documental

Nombre Documento

Documento Foliado

Fecha Índice Contenido

Índice Contenido

Foliado electrónico.

Gestión de copias

Proceso que permita indizar

Enlace o un indicador

Documento sujeto al de mayor retención y a la disposición final.

Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico

con el fin de

Garantizar su integridad, orden y autenticidad.

Documentos electrónicos de archivo.

Contiene información