Básicamente los libros de comercio son los siguientes de acuerdo a los artículos 195 y 361 del código de comercio.
Libro de registro de socios.
Libro de registro de actas.
Libros de contabilidad en Colombia y Libros de comercio
Además están los libros de contabilidad, que hacen parte de los libros de comercio, y son
Libros de Comercio
Los libros que debe llevar el comerciante, y la forma de llevarlos, están regulados en el código de comercio colombiano en el artículo 48
Son aquellos que la ley exige al comerciante para que registre sus operaciones o transacciones comerciales y algunas de sus decisiones a nivel societario.
Se deben llevar libros en los que se consiguen decisiones internas de la empresa, así como los actos relacionados con los socios de la misma.
Todo comerciante debe llevar una serie de libros en los que registre las operaciones comerciales que realice, a fin de tener un registro cronológico de ellas como medio de control interno, que también interesa a las autoridades públicas.
Los libros deben exhibirse en el domicilio principal del ente económico.
Articulo 125 Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua.
Entre sus funciones
Numeración sucesiva y continua: El artículo establece que cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua de acuerdo con el uso al que se destine. Esto significa que cada libro debe tener un número único y que los números deben seguir una secuencia lógica y continua.
Garantizar la integridad: El artículo también establece que los libros deben diligenciarse de tal manera que se garantice su integridad. Esto significa que los libros deben estar completos y no deben haber sido alterados de ninguna manera.
Garantizar la autenticidad: El artículo establece que los libros deben conformarse de tal manera que se garantice su autenticidad. Esto significa que los libros deben ser legítimos, originales y no falsificados.
Prohibiciones relacionadas con los documentos contables
Cuando la captura y procesamiento de datos se lleve a cabo en forma manual, la corrección de
errores en los libros se debe hacer anulando el folio o el asiento contable, según corresponda, y
realizando la anotación respectiva
Está prohibido alterar el orden cronológico en
que se presentan los hechos económicos
En los documentos contables no se puede tachar, mutilar, enmendar, eliminar, alterar las
denominaciones y cuantías ni adicionar información a la inicialmente establecida en el documento
Pérdida y reconstrucción de documentos
Cuando se presente la pérdida de soportes, comprobantes o libros de contabilidad, deberá activarse el plan de contingencia y de continuidad establecido por la entidad, en desarrollo del sistema de gestión de calidad y administración del riesgo.
¿Cómo se llevan los libros Contables?
Todos los libros contables deben ser llevados con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, superposiciones, tachaduras ni raspaduras.
El artículo 29 del Código de Comercio señala que, “no podrán utilizarse abreviaturas o símbolos cuyo significado no sea preciso con arreglo a la Ley, el Reglamento o la práctica mercantil de general aplicación.”
Conservación de los documentos contables
De acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 del 2005 y en los artículos 51 y 33 del Código de Comercio, los libros y comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros de comercio deberán ser conservados por el término de diez años.
El término de conservación de los soportes, comprobantes y libros de contabilidad es de diez (10)
años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante
El libro de contabilidad es un documento o archivo en el que se relacionan cronológicamente los hechos económicos que se reconocen contablemente.
Hoy en día, los libros de contabilidad están digitalizados y llevados en un software de contabilidad, que también se pueden imprimir para armar un libro de papel físico.
Los libros de contabilidad se deben llevar separandos
entre:
-Libros principales
-Libros auxiliares
Libros Principales o Mayores
Sintetizan información sobre los recursos, obligaciones, ingresos, costos y
gastos de una entidad y resumen las operaciones llevadas a cabo durante un periodo contable determinado
Libro de accionistas y similares
El libro de accionistas, es un registro obligatorio que llevan las sociedades de capital, en el que se anotan los nombre de los accionistas y los movimientos relacionados con sus acciones.
La ley señala que el libro puede llevarse por cualquier medio que ofrezca seguridad de que no podrá haber intercalaciones.
En términos sencillos, esto se cumple en la medida que el libro esté encuadernado y las hojas estén foliad
Y en el caso de que se transfieran las acciones deberá anotarse en el libro.
La constitución de gravámenes que se realicen sobre las hipotecas (por ejemplo resultan embargadas algunas acciones).
En el caso de acciones suscritas y no pagadas, se debe indicar la forma y oportunidades en que se realizarán los pagos de ellas.
La fecha en la que se inscriben las acciones a nombre de un accionista.
El número de acciones de propiedad de cada accionista.
Nombre, domicilio, cédula de identidad o RUT de cada accionista.
Libro Mayor y Balances
Es un libro principal que deben llevar los comerciantes para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma sintética. La información que en él se encuentra se toma del libro Diario y se detalla analíticamente en los libros auxiliares.
Las operaciones mensuales.
Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
Libro de actas
Este tipo de documento mercantil está regulado en los distintos territorios en los que desarrolle su actividad una empresa. A menudo, este libro debe ser renovado o actualizado al menos una vez por año.
Su control procede del Código de Comercio y es aplicado por medio del registro mercantil de cada nación
Recuento formal: En los casos en los que tengan lugar votaciones, este libro reflejará con detalle el resultado de las mismas o posibles pormenores.
Mapa descriptivo fiel: Cada miembro convocado debe figurar en este registro, así como el papel que desempeñe en cada reunión.
Reflejo exterior oficial: El libro de actas debe hacer constar los distintos acuerdos alcanzados, así como las decisiones o estrategias emprendidas por la Junta Directiva.
Guía de la junta: Este documento indica el orden de puntos a seguir o debatir en cada convocatoria.
Libro de Inventarios
Al iniciar la actividad comercial, la empresa debe elaborar un inventario y un balance general que le permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio,
El valor total correspondiente a cada cuenta.
El valor parcial de las operaciones.
El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable.(Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
Libro dirio
Denominado también «diario columnario», en él se registran en orden cronológico todos los comprobantes de diario elaborados por la empresa durante el mes. Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos, trasladándolos al libro mayor.
Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.
La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
La descripción del comprobante.
La fecha completa del día en el cuál se realizo el comprobante de diario.
Libros Auxiliares
Se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales.
sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes
Registro del valor del movimiento de cada subcuenta.
Detalle de la actividad realizada.
Registro de las operaciones cronológicamente.
TIPOS:
Libros de clientes o cartera
Las cuentas de cada cliente y toda la información relativa a las operaciones llevadas a cabo con cada cliente, desde las facturas a las notas de cargo que se hubieran emitido.
Libros de Bancos
Contiene cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques.
Libros de caja
Lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la empresa y también del saldo de caja.
El saldo.
El debe, el haber
El concepto.
Se anota la fecha
Libros auxiliares de subcuentas
En este tipo de libro auxiliar se encuentra la información recogida en el libro diario y en el libro mayor, presentando información mucho más detallada.
