da Alex Garcia mancano 3 anni
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importancia Sistema de gestión de documentos electrónicos (SGDE) el cual es el sistema informático relacionado con el control, guardado y administración de los archivos de oficina y de los documentos en fase activa. Gestiona los documentos, Facilita la recuperación y el trabajo colaborativo, evita la perdida de los documentos.
finalidad Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos. Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.
diferencia SGDA- SGDE Propende por el diseño, implementación y seguimientos de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de vida de los documentos en el entorno electrónico junto a los procesos de la gestión documental, armonizando con la racionalización de tramites e intercambio de información electrónica en el marco de gobierno electrónico en la administración pública
EL SGDE no co tiene esas funcionalidades , sino que constituye un sistema independiente
en un SGDE basta con implementar los metadatos obligatorio de documentos electrónico
en el SGDE cuenta con una estructura de almacenamiento de documentos
en el SGDE permite que se modifique los documentos y que existan varias versiones de estos
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importancia de ECMECM proporciona una plataforma centralizada donde el contenido se puede mantener y diseminar de una manera que cumpla con los requisitos de cumplimiento normativo y las pautas de gestión de riesgos. Un ECM logra los dos últimos beneficios al eliminar los procesos ad hoc que pueden exponer a una empresa a riesgos de cumplimiento normativo y otros problemas potenciales.
finalidad Un ECM eficaz puede agilizar los procesos de acceso y de negocio, eliminar los cuellos de botella al reducir el almacenamiento, así como las necesidades de papel y correo, optimizar la seguridad, mantener la integridad y minimizar los gastos generales. Todo esto puede conducir a una mayor productividad. El primer paso es documentar todos los tipos de contenido que trata la organización, los procesos de negocios y su parte, y quién maneja el contenido. El software ECM se puede utilizar para identificar contenido duplicado o casi duplicado, lo que permite a la organización guardar algunas copias de un contenido en particular.
beneficios
disminución de costo asociado al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan
reducción de tiempo de consulta y tarea de archivo
ahorro de espacio fisico
garantía de seguridad para documentos según su clasificación (confidenciales ,restringidos entre, otros.
la finalidad de SGDEA es facilitar la organización de los documentos, controlarlos, manteniendo su vínculo archivístico
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