SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

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SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

Procesos asociados a la “Gestión de Documentos de Archivo!"

Transferencia: Proceso de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro del sistema, involucra el cambio de la custodia, la propiedad y/o la responsabilidad de los documentos de archivo. Dos tipos de transferencia:

Transferencia Secundaria

Transferencia Primaria

Consulta de documentos: Comprende el derecho de acceder a las informaciones contenidas en actos, resoluciones, actas, expedientes, contratos y acuerdos.

Almacenamiento: Conjunto de acciones y medidas para garantizar un adecuado acceso, uso, mantención, protección y/o conservación de los documentos en el archivo.

Organización: Facilitar la localización de los documentos, proporcionando la información suficiente para orientar las búsquedas con acierto, con exclusividad, sin ambigüedades de ningún género. Subgeneros:

Descripción

Ordenación

Signaturación y sellado

Subtopic

Clasificación

Incorporación: Engloba las actividades relacionadas con el ingreso de un documento al sistema de gestión de archivo y comprende los siguientes subprocesos:

Registro

Verificación contra la Tabla de Retención

Recepción de documentos

Tipos de archivos según edades.

Archivo Central: Gestión de documentos archivísticos y que permanecen en él hasta su destino final. Luego se envían al archivo Central.

Archivo Histórico: Responsable de organizar, describir, administrar y conservar a perpetuidad los documentos archivísticos que constituyen la memoria histórica de la institución productora.

Archivo de Gestión: Reúnen documentación con vigencia administrativa y jurídica, de uso continuo y que son usados para el ejercicio de las funciones.

3 edades de los documentos de archivo.

Tercera edad: Forman el archivo histórico.

Segunda edad: Forman el archivo Intermedio.

Primera edad: Forman el archivo de oficina.

Definición

Dominio de la gestión administrativa que asegura la economía y la eficacia de las operaciones desde la creación, mantenimiento y utilización, hasta la afectación final de los documentos.