Elaboración y difusión de los instrumentos auxiliares de consulto.
Publicidad en torno a los archivos.
Usuarios de Archivo
Divulgaciòn
Actividades susceptibles
Programa de televisiòn y articulos periodisticos
Exposiciones de documentos
Semanas sobre los archivos
Ciclos de conferencias
Visitas guiadas
Relaciones publicas
Celebracion de efemerides
Exposiciones de equipos y precedimientos utilizados en el archivo
Repertorios, catalogos, resumidos de los documentos
Automatizaciòn de los instrumentos antes señaladas
Intercambio nacional e internacional de instrumentos auxiliares de investifacion
Publicación de folletos y boletines de carácter informativo sobre el archivo y demás temas de interés correlacionados
El programa debe especificar
Nombre de la actividad, descripción y objetivos de la misma
Tiene dos fases
Salvo pocas excepciones, los archivos son desconocidos o mal presentaos hacia el publico. Solo en pocos casos, los administradores saben que contienen y como acceder al material que conservan.
El proceso de consolidación de los servicios de archivo involucra en toda su complejidad a los usuarios, componente esencial del servicio.
Fases
Establecimiento de un programa de relaciones publicas.
Elaboración de directorios de usuarios, con sus respectivas direcciones, para un rápido intercambio de información.
Establecimiento de un programa de clasificación, ordenación y descripción de documentos, según las necesidades de información detectadas en el estudio de usuarios.
Establecimiento por parte del archivo de un programa sistemático de publicaciones que recoja los trabajos realizados por los usuarios y el intercambio y difusión de las publicaciones.
Clases de usuarios
Debe tener en cuenta a los siguientes usuarios
Establecer competencia infalible sobre los documentos archivìsticos propuestos; y pone en duda las afirmaciones del archivista
El que simplemente duda de la intervención de una tercera persona entre el y su trabajo archivìstico.
El que no quiere divulgar el campo exacto de su trabajo o investigación por temor a la indiscreción del archivista.
Sabe que documento necesita y conoce los medios para conseguirlo
conoce el tema temas que necesita pero desconoce los medios para su consecución
No sabe lo que necesita
Las funciones de almacenamiento, el historial y los usuarios no pueden actuar sin coordinación sin afectar la arquitectura de almacenamiento. Estos factores deben estar continuamente correlacionados si se van a cumplir los cuatro objetivos propuestos mediante la recuperación de información: velocidad, relevancia, integridad y economía.
La conversación entre el usuario y el servicio alojado va más allá de construir y responder solicitudes de información. Los servicios gestionados están dedicados a responder a las solicitudes desde el principio, lo que significa que el usuario debe ser contactado desde el principio, o el diseño del servicio y todas las actividades de búsqueda de información.
No debe olvidarse que los cambios producidos por el desarrollo de la información realzan la posición del archivista como mediador de la información. Resulta entonces fundamental que los archivistas se ocupen de identificar a los usuarios para disponer de información sobre el perfil de los mismos. Mientras más se conozca el campo de trabajo de los usuarios, sus intereses, su educación, etc., más fácil será prestar los servicios que ellos requieran.
