So planen Sie eine Veranstaltung ganz einfach
Diese Vorlage hilft Ihnen, alle Aspekte Ihrer Veranstaltung zu organisieren, indem sie die Aufgaben in überschaubare Schritte unterteilt. Beginnen Sie damit, wichtige Details wie das Veranstaltungsdatum, den Veranstaltungsort und die Gästeliste einzutragen. Legen Sie dann Aufgaben wie Einladungen, Catering und Dekoration fest und vergeben Sie Fristen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Diese Vorlage, die sich sowohl für private als auch für berufliche Veranstaltungen eignet, führt Sie durch den gesamten Planungsprozess und stellt sicher, dass kein Detail übersehen wird.
Für öffentliche Veranstaltungen
Dieser letzte Schritt ist optional und gilt nur für öffentliche Veranstaltungen.
Kündigen Sie die Veranstaltung auf Ihrer Website anEin Poster erstellenBezahlte Anzeigen erstellenKontakt und Einladung an die PresseE-Mail-Einladungen und -Erinnerungen sendenErstellen Sie eine Pressemitteilung
Ihr Veranstaltungsname
Schreiben Sie den Namen Ihrer Veranstaltung
Dekor
Um ein einzigartiges und angenehmes Ambiente zu schaffen, sollten Sie für die richtigen Ornamente sorgen.
Sie können ein Unternehmen beauftragen oder es selbst tun.
Schreiben Sie hier den Stil oder die Elemente auf, die Sie z. B. einbauen möchten:
BlumenLuftballonsFotoecke
Musik
Wenn Sie eine Veranstaltung haben, bei der Musik gespielt wird, sollten Sie sich überlegen, was Sie brauchen:
DJCover-BandMusikbandKünstlerKünstler der traditionellen MusikTänzerinnen und Tänzer
Lebensmittel
&
Getränke
Speisen und Getränke
Extra
Hier können Sie zusätzliche Dinge hinzufügen, die Sie auf Ihrer Veranstaltung anbieten möchten, z. B:
SchokoriegelZigarreWasserpfeifeEiscreme-LKW
Getränkekarte
Getränkekarte
Heiße Getränke
Bier
Softdrinks
Longdrinks
Cocktails
Spirituosen
Wein
GETRÄNKEKARTE
- alkoholisches oder nicht-alkoholisches Menü;
- welche Getränke Sie anbieten möchten;
- offene Bar oder Menü/Person.
Erstellen Sie Ihre Getränkekarte im Bereich Notizen
Schreiben Sie, welche Art von Menü Sie gewählt haben.
Speisekarte
Essen-Menü
EVENT MENU
VEGETARISCHES/VEGANISCHES MENÜ
KINDERMENÜ
Art des Menüs
SPEISEKARTE
- wie viele Gänge Sie haben möchten;
- welche Gerichte Sie bevorzugen.
Erstellen Sie Ihre Speisekarte im Bereich Notizen
Vergessen Sie nicht, eine vegetarische/vegane Option und spezielle Menüs für Kinder anzubieten.
Schreiben Sie, welche Art von Menü Sie gewählt haben.
Wenn Sie mehrere Optionen wünschen, schreiben Sie jede davon in ein eigenes Thema.
Anzahl der Menüs
Fügen Sie hinzu, wie viele Portionen dieses Typs Sie benötigen.
Personal
Nun, da Sie alle Aktivitäten eingerichtet haben, können Sie alle notwendigen Mitarbeiter aufschreiben.
Zum Beispiel:
WaitersBartenderHostessenFotografSprecher/GastgeberKinderanimateur
..........
Anzahl der Personen
Geben Sie an, wie viele Personen Sie für diese Position benötigen.
Zeitplan
Überlegen Sie sich zunächst alle Aktivitäten, die während der Veranstaltung stattfinden sollen, und planen Sie sie dann.
Hier sind einige Beispiele:
- 6-6:30 Uhr Begrüßung
- 6:30-7:30 Uhr Fingerfood
- 7:30-8:30 Uhr Erster Redner
- 8:30-9:00 Uhr Aperitif
- 9:00-9:45 Uhr Zweiter Redner
- 9:45-10:15 Uhr Hauptgericht
- 10:15-10:45 Uhr Die Preise
- 10:45-11:00 Uhr Die Band - Konzert
- 23:00 - 1:00 Uhr DJ und geselliges Beisammensein
...PM - ....PM
Fügen Sie den Fahrplan hinzu.
Tätigkeit
Fügen Sie die Aktivität hinzu.
Standort
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der Standort.
Denken Sie an einen Ort, der:
- für die Veranstaltung geeignet ist;
- für Ihre Gäste erreichbar ist (falls nicht, denken Sie an Transportmöglichkeiten);
- in das Budget passt;
- hat verfügbare Termine für Ihre Veranstaltung.
Fügen Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hinzu.
Adresse
Fügen Sie die Adresse des Standorts hinzu.
Hinweis: Sie sollten sie auch Ihren Gästen gegenüber erwähnen, wenn Sie sie einladen.
Name des Standortes
Fügen Sie den Namen des Ortes hinzu.
Hier ihre Website hinzufügen
Gäste
Die Gäste sind eines der wichtigsten Elemente einer Veranstaltung.
Einladungen
Je nach Art Ihrer Veranstaltung sollten Sie sich überlegen, wie Sie die Teilnehmer einladen möchten:
TelefonanrufE-MailPhysische Einladungen
Gästeliste
GÄSTELISTE
Überlegen Sie nun, welche Personen Sie einladen möchten.
Erstellen Sie eine Gästeliste in Notizen:
Fügen Sie Ihre Gästeliste hinzu
Anzahl der Gäste
Wie viele Gäste haben Sie?
Schreiben Sie die Gesamtzahl der Personen, die teilnehmen werden.
.... Personen
Allgemein
Infos
Beginnen wir mit den allgemeinen Informationen über die Veranstaltung.
Veranstalter
Fügen Sie die Personen hinzu, die diese Veranstaltung organisieren/ausrichten.
Name
Fügen Sie den Namen hinzu.
Kontakt
Fügen Sie die Kontaktinformationen hinzu, wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Zeit
Fügen Sie das Zeitfenster hinzu, ohne einen genauen Zeitplan zu nennen.
zum Beispiel: 4PM - 1AM
Date
Wann wird dieses Ereignis stattfinden?
Fügen Sie den Tag oder den Zeitraum hinzu (falls es mehrere Tage gibt).
mm/tt/jjjj
Haushalt
Ein wichtiger Aspekt, mit dem Sie beginnen sollten, ist Ihr Gesamtbudget.
.... $
Art der Veranstaltung
Welche Art von Veranstaltung möchten Sie planen?
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Ihre Veranstaltung
