ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES

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norma establecida para orientar la prestacion de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia

conjunto de operaciones de verificacion y control que realiza una entidad

DISTRIBUCION: reparto a las oficinas que deben realizar el proceso de atencion

REGISTRO: consiste en anotar los datos mas significativos de las solicitudes

RADICACION: procedimiento por medio del cual, las organizaciones asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas

CLASIFICACION: consiste en separar los documentos en el momento que se reciben . se divide en COMUNICACIONES PERSONALES , APERTURA, REVISION.

RECEPCION: recibir las comunicaciones oficiales provenientes de otras entidades

PRINCIPIOS Y NORMAS ARCHIVISTICAS

NORMA INCONTEC GTC 185

INFORME ADMINISTRATIVO: documento que describe datos precisos sobre el estado de cualquier actividad

ACTAS ADMINISTRATIVAS: documento escrito que habla de lo tratado e una reunion

MEMORANDO: empleada en empresas para tratar asuntos internos

CIRCULAR: comunicacion escrita del mismo interes que va dirigido a un grupo de personas

CARTA COMERCIAL: comunicacion escrita entre entidades y personas naturales

ACUERDO 060 DEL 30/10/2001

SILENCIO DOCUMENTAL: es la falta de informacion o hallazgos respecto a lo que se esperaba encontrar, porque no tuvieron un proceso adecuado.

RUIDO DOCUMENTAL: se produce cuando nos encontramos con una gran cantidad de datos genericos frente a lo que deseamos encontrar

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACCION: prceso que se lleva a cabo mediante la exploracionde bases de datos ,actas, registros entre otros

MANTENIMIENTO: es el cuidado y actualizacion de los documentos en fisico o medio electronico

CONTROL: verificacion apoyada en herramientas que permitan la comprobacion y soporte de los documentos

que el proceso administrativo se cordinado y que haya fluidez en las comunicaciones.

esta conformada por

regular la gestion de archivos

proceso de elaboracion de documentos planeados y organizados.

FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

que busca

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

el seguimiento a lo que se planeo , organizo y direcciono.

la etapa en la que se orienta al personal y los recursos.

para distribuir responsabilidades en los integrantes de un grupo.

para que es

proceso logico para alcanzar de moodo eficaz las metas y objetivos

CONTROL

DIRECCION

ORGANIZACION

PLANIFICACION

ES

ADMINISTRACION DE COMUNICACIONES OFICIALES

COMUNICACIONES OFICIALES

FORMATO PARA LA RECEPCION Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

EMBALAJE DE LOS DOCUMENTOS

EL ENVIO: se necesita tener claridad sobre la forma de envio que se desea realizar, defendiendo el nivel geografico de su traslado.

EL EMBALAJE: se utiliza para cantidades mas grandes de documentos que requieren ser trasladados.

EL EMPAQUE: utilizado en estrategias de marketing para garantizar la calidad de un producto.

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

que es

LA ADMINISTRACION

es

el proceso secuencial de acciones necesarias con el fin de lograr generar resultados optimos en la recepcion, registro, entrega y distribuciones de las comunicaciones.

pasos