Un manual de funciones es una herramienta esencial para gestionar eficazmente las responsabilidades de los empleados en una empresa. Este documento incluye normas y tareas específicas que cada trabajador debe cumplir, ayudando a formalizar y estructurar los sistemas de trabajo.
Asegurar antes de la contratación que los candidatos a desempeñar dichas responsabilidades presenten evidencias de su competitividad en la gestión efectiva de las funciones y obligaciones asignadas al cargo.
Contenido de un Manual de Funciones
Establecer las relaciones jerárquicas de los diferentes cargos.
Establecer los requisitos necesarios para desempeñar las funciones asociadas.
Definir denominación y número de cargos que conformarán la estructura.
Definir la estructura intencional de funciones de la organización (Organigrama)
Vista general de la organización, objetivos, características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.
Elementos de la Descripción del Cargo
- DESCRIPCIÓN DEL PERFIL: cobra relevancia en cuanto a su relación con el reclutamiento y el conocimiento que predomina como demanda laboral.
- PERFIL: declaración empresarial acerca de los rasgos que deben caracterizar a los empleados, expresados en términos de competencias en diferentes dominios de la acción profesional.
- COMPETENCIAS
COMPETENCIAS COGNITIVAS: fundamentada principalmente en conocimientos disciplinarios o relativos a las ciencias básicas, humanas o arte. Se enfatiza en el saber, la comprensión, el análisis y el tratamiento de la información relacionada a determinado conocimiento, fenómeno o sistema.
COMPETENCIAS PROCEDIMENTALES: permite saber como procede la persona en situaciones determinadas y permite elaborar determinados productos.
COMPETENCIAS INTERPERSONALES: permiten cooperar con otras en función de un objetivo común, es la capacidad para determinar un comportamiento en diferentes situaciones y ser capaz de captar e interpretar señales de un interlocutor.
Información Relevante frente a los Objetivos Empresariales y Evaluaciones de Resultados
El manual de funciones debe estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite mejorar la selección y el desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional. Dentro del ámbito empresarial, estos permiten a una empresa formalizar sus sistemas de trabajo y consolidar inventarios, asegurando liderazgo y posicionamiento competitivo.
Tipos de Estructuras
- MATRICIAL: se utiliza para conformar equipos interdisciplinarios, con el fin de aprovechar las competencias de cada miembro y compensar las debilidades funcionales, divisionales y burocráticas de la estructura.
-DIVISIONAL: cada división, dentro de esta estructura, contiene todos los recursos necesarios desde su interior.
-FUNCIONAL: división del trabajo que se agrupa por las principales actividades que deben realizarse dentro de la organización.
Utilidad
Cobra enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. También es útil porque las certificaciones de calidad lo exigen y requieren, minimiza conflictos de áreas, marca responsabilidades, realiza una división del trabajo y fomenta el orden; además define la estructura de la empresa y los cargos que la conforman.
Concepto de Manual
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa, ya que a partir de estos podrán tomar decisiones más acertadas apoyados por directrices, estableciendo responsabilidades, obligaciones, requisitos, perfiles e informes que deberán ser evaluados para garantizar el adecuado desarrollo y también garantizar la calidad de la gestión.
