ELEMENTOS DE MANUAL DE FUNCIONES

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ELEMENTOS DE MANUAL DE FUNCIONES

Contribución al Proceso de Selección

Asegurar antes de la contratación que los candidatos a desempeñar dichas responsabilidades presenten evidencias de su competitividad en la gestión efectiva de las funciones y obligaciones asignadas al cargo.

Contenido de un Manual de Funciones

Establecer las relaciones jerárquicas de los diferentes cargos.

Establecer los requisitos necesarios para desempeñar las funciones asociadas.

Definir denominación y número de cargos que conformarán la estructura.

Definir la estructura intencional de funciones de la organización (Organigrama)

Vista general de la organización, objetivos, características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.

Elementos de la Descripción del Cargo

- DESCRIPCIÓN DEL PERFIL: cobra relevancia en cuanto a su relación con el reclutamiento y el conocimiento que predomina como demanda laboral.

- PERFIL: declaración empresarial acerca de los rasgos que deben caracterizar a los empleados, expresados en términos de competencias en diferentes dominios de la acción profesional.

- COMPETENCIAS

COMPETENCIAS COGNITIVAS: fundamentada principalmente en conocimientos disciplinarios o relativos a las ciencias básicas, humanas o arte. Se enfatiza en el saber, la comprensión, el análisis y el tratamiento de la información relacionada a determinado conocimiento, fenómeno o sistema.

COMPETENCIAS PROCEDIMENTALES: permite saber como procede la persona en situaciones determinadas y permite elaborar determinados productos.

COMPETENCIAS INTERPERSONALES: permiten cooperar con otras en función de un objetivo común, es la capacidad para determinar un comportamiento en diferentes situaciones y ser capaz de captar e interpretar señales de un interlocutor.

Información Relevante frente a los Objetivos Empresariales y Evaluaciones de Resultados

El manual de funciones debe estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite mejorar la selección y el desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional. Dentro del ámbito empresarial, estos permiten a una empresa formalizar sus sistemas de trabajo y consolidar inventarios, asegurando liderazgo y posicionamiento competitivo.

Tipos de Estructuras

- MATRICIAL: se utiliza para conformar equipos interdisciplinarios, con el fin de aprovechar las competencias de cada miembro y compensar las debilidades funcionales, divisionales y burocráticas de la estructura.

-DIVISIONAL: cada división, dentro de esta estructura, contiene todos los recursos necesarios desde su interior.

-FUNCIONAL: división del trabajo que se agrupa por las principales actividades que deben realizarse dentro de la organización.

Utilidad

Cobra enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos. También es útil porque las certificaciones de calidad lo exigen y requieren, minimiza conflictos de áreas, marca responsabilidades, realiza una división del trabajo y fomenta el orden; además define la estructura de la empresa y los cargos que la conforman.

Concepto de Manual

Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa, ya que a partir de estos podrán tomar decisiones más acertadas apoyados por directrices, estableciendo responsabilidades, obligaciones, requisitos, perfiles e informes que deberán ser evaluados para garantizar el adecuado desarrollo y también garantizar la calidad de la gestión.