La macro evaluación de documentos de archivo es una teoría que se centra en la identificación y conservación de documentos relevantes en función de su valor permanente. Este enfoque se aplica en varios países como el Reino Unido y Canadá, donde se analizan las funciones y estructuras del gobierno para determinar qué documentos deben ser archivados.
Teoría de la Macro Evalucación de los Documentos de Archivo
conceptos
Para realizar el proceso de macro evaluación, se deben tener en cuenta dos preguntas básicas que son: ¿Qué funciones (o actividades) deberían ser documentadas y quién tuvo algún motivo y la responsabilidad de crear un documento, qué tipo de documento sería y con quién se relacionaría esa persona para su producción?,
sugiere a los archivistas ser especialmente sensibles al carácter politico y filosófico de cada uno de los documentos
terry Cook: convinación entre la teoria, la estrategia y evaluar el universo funsional y estructural
surge en Canada en la decada de los 90
Evaluación Prgresiva: evaluar los documentos a lo largo del ciclo vital del documentos, se van eliminando los documentos de menor valor
Evaluación Funsional: consiste en analisas las funsiones de gestion de la entidad
Conceptos
Analisis de los Valores Primarios y Secundarios ligado a la función de pueba administrativa, legal o financiera
Evaluación sobre Bases Definidas conservar lo mas amplio posible, de infomracion registrada en documentos nacidos de gestión
Analisis Documental, analizar cada tipo documental, caracteres internos y externos y asi definir las series
Antonia Heredia, considera que la evaluacióncobra gran progragonismo por depender de ella la solucion al terrible problema que no es solo de volumen documental sino de volumen de información
para Manuel Vázquez, los oficinistas perdian las ganancias en la venta del papel, por lo que archivistas e historiadores intervinieron para salvar documentos con valor secundario
se concerva todo o se elimina todo indiscriminadamente
En sus inicions era una labor neta del administrador o dada al criterio del archivista
Holanda
Hacia 2003 el archivo nacional decide modificar el proyecto e incluir algunas mejoras, tales como el análisis del valor informativo y el estudio histórico de la sociedad holandesa
los documentos que produjo no deben ser conservados permanentemente, de esta manera de propusieron reducir un 95% de sus archivos.
se creó el método “PIVOT
acumulación de los documentos y un retraso calculado en 40 años en el tratamiento documental
Canada
Se decidió que los documentos tenían un valor permanente y se incluyeron todo tipo de documentos, en todos sus soportes
se establecieron cuatro niveles de instituciones y se fijaron reglas para la conservación, eliminación y muestreo
identificar los documentos más importantes para su respectiva conservación
se desarrolló el proyecto MYDPs (multi year diposition plans o planes de descarte multi anuales)
Reino Unido de Gran Bretaña
b) Interacción entre estado y los ciudadanos: documentos relacionados con las condiciones socio-demográficas: relaciones estado-individuos, comunidades y organizaciones no formales, la influencia del estado en el entorno particular
a) Procesos de policitas y administración del estado: documentos que fijan políticas y administración, ingresos, economía, relaciones exteriores y defensa, seguridad y administración de justicia; fijación y aplicación de políticas social y cultural
se realizan análisis de estructura y funciones del gobierno y así poder ubicar el contenido de los temas seleccionados
Aplicaron el sistema de la escala descendente top Down, y así identificar los documentos que deberían ser conservados permanentemente
Australia
Lo que cambia es que se evalúa cada ente por separado, dando prioridad a las necesidades del ente; se definen 9 indicadores u objetivos e individualizaron veinticinco funciones gubernamentales principales que estuvieran sujetas a una evaluación comparativa
El Archivo General aplica una variante al modelo Canadiense, el cual se desarrolla en dos etapas.
a) La investigación del significado comparativo de las funciones del gobierno
b) Validación de los resultados obtenidos mediante la consulta a la comunidad interesada
